工程檔案管理系統如何布局？從中船北部灣的數字化實踐來分享

工程檔案記錄了工程項目建設生產活動的全過程，是工程項目不可或缺的一部分。對于企業來說，該如何布局規范化的工程檔案管理系統呢？會博通從下面這幾個方面為大家分享一下。

工程檔案有什么特點？

工程檔案，是指工程從提出、立項、審批、設計、監理至驗收等全過程中形成的應當歸檔保存的材料，包括文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料形式，是工程項目不可或缺的一部分。

工程檔案為什么這么重要？ 

一方面，工程檔案是項目竣工驗收的必備依據。如果工程檔案資料在建設過程中發生了遺失、損毀等情況，將會導致工程驗收不能順利進行。另一方面，工程檔案是已完工項目進行維護、維修、改造的重要依據，如果沒有妥善管理，工程后續工作將難以推進。從長遠來說，工程檔案還是工程質量的重要憑證，是儲備工程技術、工程經驗的重要載體，具有重復利用、提供借鑒以及促進創新的重要價值。

工程檔案管理的難點在哪？

-管理難度大、檢查強度大：為了保障工程的正常進行，工程檔案資料必須確保真實、準確、完整，與工程實際相符合。此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴格而細致的要求來執行，這些在《建設工程文件歸檔整理規范》都有相關規定。

-時間周期長、工作量大：無論是新建、改建、擴建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項目前期、工程建設期和竣工驗收期等階段，時間可能長達數年，工作量大，耗費人力大。

-標準化難度高：工程項目中包括有建設、勘察、設計、施工、監理等單位的參與，涉及組織及環節多，管控難度高。

綜上所述，企業在工程檔案管理的推進過程中，往往面臨著諸多挑戰。

工程檔案管理系統實踐——中船北部灣

中船北部灣（全稱：廣西中船北部灣船舶及海洋工程設計有限公司）是一家以船舶設計、海洋工程設計，兼營船舶技術服務、船舶修建造工程總承包、海洋工程建造技術服務等為主營業務的專業船舶設計單位。在引進會博通工程檔案管理系統前，公司的工程文件和檔案資料分散在各部門員工電腦上，未形成統一化歸檔。這不僅給檔案管理帶來了諸多掣肘，員工查閱、利用的效率亦有待提高，公司亟需一個統一的平臺來實現規范化管理。

為此，中船北部灣經過多方考察，引進了會博通工程檔案管理系統。系統針對中船北部灣在工程檔案管理工作中遇到的難點，作出了以下部署：

1、統一平臺管理，工程檔案系統全把控

針對中船北部灣工程檔案資料分散的情況，會博通為其構建了一個一站式工程檔案管理平臺。企業通過一個平臺，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對實體與電子檔案實施同步管理。

應用會博通后，無論是工程實施過程中的過程文件，還是項目結束后的成果文件，都能集中統一實現規范化歸檔。保障了歸檔及時性的同時，中船北部灣也能通過檔案到位情況，實時對工程項目進度進行監控，推動了工程管理效率的提高。

2、有序化分類，滿足規范管理需求

通過會博通自定義分類及屬性的功能，中船北部灣按不同船舶工程項目對進行了檔案分類，并根據管理需求在對應分類下進行檔案立卷，規范收錄從工程項目從招投標階段、立項階段、建設階段到竣工驗收階段的各類報告、設計圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續的統計、分析也有了支撐。

3、依權限利用，兼顧安全與高效

在項目工程的推進過程中，員工常常需要進行檔案的查詢、借用等。這時候，通過會博通受權限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實現檔案的高效協作與利用。

-檢索功能：應用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準找到所需檔案。搜索結果將會依權限展示，僅擁有對應權限的用戶才能查看。

-借還功能：員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會一一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統計功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

工程檔案管理系統的價值

數字化不僅僅意味著技術的變革，更意味著以人為關鍵因素的管理方式的變革。通過中船北部灣與會博通的實踐案例可以看出，數字化工程檔案管理，使得企業能夠通過信息化技術，提高檔案管理的整體水平和質量：這不僅有利于規范化管理工程檔案，減少人力資源消耗，同時能推動企業知識資源的沉淀與傳播，為企業的不斷創新和進步提供源源活力。會博通相信，以數字化賦能工程檔案管理，讓信息技術融入檔案管理的方方面面，將會為企業帶來1+1>2的效能回報。