中國樂器龍頭珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

大型跨國企業由于企業組織分布廣、層級多,檔案管理工作的開展往往挑戰重重。在數字化時代,如何利用信息化技術為檔案管理工作增添羽翼?珠江鋼琴的檔案管理新模式,不妨作為參考。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

民族品牌走向世界

產銷全球實力強悍

廣州珠江鋼琴集團股份有限公司成立于1956年,是一家集鋼琴、數碼樂器、音樂教育、文化傳媒協同發展的綜合樂器文化企業,是A股整體上市的樂器文化集團。集團旗下擁有廣州、佛山、北京、浙江、德國、波蘭六大鋼琴制造產業基地,營銷和服務網絡覆蓋全球112個國家和地區;累計產銷鋼琴超過260萬架,產銷規模穩居全球前列。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

集團曾榮獲“國家文化產業示范基地”、“全國質量管理卓越企業”、“國家文化出口重點企業”、“中國輕工業百強企業”、“廣東500強企業”等榮譽稱號。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

作為一家業務多元化、運營國際化的民族樂器企業,珠江鋼琴在全球擁有超1200個銷售服務網點,業務涉及的檔案資料繁多,加上企業分布廣、分支多,檔案管理工作面臨著新挑戰:

檔案歸檔工序嚴格,需通過數字化管理提高效率

企業信息化程度加深,檔案需更便于協作與流動

在實體檔案的基礎上,需統籌管理實體與數字檔案

隨著公司規模的不斷擴大,珠江鋼琴將檔案管理的信息化升級提上了議程。

02

選擇會博通

推進檔案信息化管理

經過嚴格篩選,珠江鋼琴集團選擇了國家認證雙軟企業、深耕知識與內容管理軟件開發與供應30余年的會博通,開展檔案管理系統項目。雙方攜手打造一套能為整個集團及其相關企業協同工作的檔案管理系統,以實現集團公司所有檔案的全面、規范、科學管理。

1、集中歸檔,規范管理

系統應用了會博通檔案的全生命周期管理方法,實施各個職能部門通過會博通分布式提交文件資料,再由檔案管理部門集中管理的模式,統一對企業核心資料進行全生命周期的規范化管理。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

·便捷歸檔

各職能部門通過會博通,將需歸檔的實體或電子文件在系統中匯總至歸檔清單,提交流程移交,或使用歸檔編輯移交,由檔案管理部門集中對個人、部門及企業層級的文件進行管理。

·流程化借還

員工可通過流程進行檔案借還,由檔案管理部門按權限與借還規則進行管理。沒有權限閱讀文件的員工,可提交借用申請獲取權限。系統還可統計檔案的借還情況情況,為知識的再利用提供記錄與數據。

·分類權限設置

根據工作職責與需要,管理員可為員工及組織設置相應的操作權限,規范知識的流動與應用。權限支持細粒化設置,如:同一員工對于不同分類可設置不同使用權限(包括增改刪閱等),亦可對本人和他人創建的文件區別授權,不會造成相互干擾。

2、打通流程,賦能業務

借助會博通的流程化管理功能,系統內的所有檔案資料,均可應用于發起流程,方便借閱、歸檔、注銷等業務的辦理,讓檔案成為生產經營過程中能重復利用的知識資產。

并且,流程管理人員可根據需要,將流程與審批表單(管理痕跡)、流程批注及成果文檔匯集進行自定義歸檔,與業務流程形成閉環,助力企業知識沉淀,推動業務高效化。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

3、多重控險,安全保障

為了保護企業文檔安全,會博通系統配置了多重安全控制,包括SSL數字證書、嚴密權限控制、全程記錄在線留痕、防擴散水印加密等。文檔操作與變更全程,都會在系統留下痕跡;更有通用水印、可定制化水印等設置,避免信息外泄,為信息傳播安全保駕護航。

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03

高效檔案管理

助力企業智慧升級

“會博通是我們接觸的眾多檔案管理公司中,感覺是最專業、開展最順利的合作單位。合作幾年來,會博通銷售人員、技術服務部門認真、負責地推動項目工作,讓珠江鋼琴的檔案管理工作有序、科學、高效地運轉。”

——珠江鋼琴信息管理部吳小姐

企業在發展過程中積累的檔案文件,是企業不可或缺的重要知識資產。像珠江鋼琴這樣的制造型企業,在從傳統制造業向文化服務業轉型的過程中,不僅需要前瞻的眼光與戰略性的決策,更需要從不斷傳承的經驗中萃取知識精華、不斷創新,以保持長久的生命力和競爭力。

全面化、規范化、有序化的檔案管理,有利于企業將各業務部門、各工作環節中積累的管理經驗、成果文檔等知識資產進行整理、沉淀,推動企業的可持續發展與創新能力提升,打造更強的行業競爭力。