學(xué)校檔案管理平臺(tái)上線！哈爾濱師范大學(xué)X會(huì)博通，讓檔案知識(shí)惠及每一個(gè)人
2023/4/7 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 698
最近，由會(huì)博通參與承建的哈爾濱師范大學(xué)（簡(jiǎn)稱：哈師大）檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，已經(jīng)圓滿落地。該檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目涵蓋內(nèi)外部?jī)蓚€(gè)平臺(tái)。雙平臺(tái)上線后，學(xué)校教職工、學(xué)生、社會(huì)各界人士，均可通過平臺(tái)接口，共同參與學(xué)校管檔、用檔事物。
哈爾濱師范大學(xué)是一所以教師教育為特色，文、理、藝、經(jīng)、管等多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的省屬重點(diǎn)大學(xué)。成立于1951年，現(xiàn)擁有江南、江北兩個(gè)校區(qū)，建有以文博館為核心的四館一體的展覽中心，圖書館館藏文獻(xiàn)總量1000余萬冊(cè)，是“全國(guó)重點(diǎn)古籍保護(hù)單位”。檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目落成，對(duì)于全國(guó)、乃至全世界檔案知識(shí)普及，具有重要的歷史文化意義。
01“雙平臺(tái)”檔案管理，讓檔案知識(shí)惠及每一個(gè)人
“對(duì)內(nèi)+對(duì)外”雙平臺(tái)檔案管理模式，不僅能承載哈師大歷年來的學(xué)校教職工檔案信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)檔案管理，也能夠便捷管理校內(nèi)館藏文獻(xiàn)，為社會(huì)各界人士提供檔案服務(wù)。
內(nèi)部需求以學(xué)校綜合檔案管理系統(tǒng)承接。教職工可通過該平臺(tái)隨時(shí)訪問學(xué)校內(nèi)部教案、課件、電子圖書、科研成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)論文等于教育教學(xué)相關(guān)的檔案資料。哈師大校內(nèi)26個(gè)學(xué)院（部）、82個(gè)本科專業(yè)、1700余名專任教師均可訪問該平臺(tái)，校務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)便利度得以直線提升。
外部需求以檔案信息網(wǎng)承接。檔案信息網(wǎng)以供網(wǎng)站調(diào)用的公開檔案庫(kù)為基礎(chǔ)，社會(huì)各界人士可直接通過網(wǎng)站，進(jìn)行檔案搜索、檔案管理、檔案捐贈(zèng)等服務(wù)。此外在檔案信息網(wǎng)還可以進(jìn)行校園資訊等內(nèi)容的輸出與管理，成為學(xué)校向外展示的窗口。
02多庫(kù)多端口多權(quán)限，“千人千面”的學(xué)校檔案管理平臺(tái)
哈師大學(xué)校檔案信息化體系，在構(gòu)建之初聚焦于“檔案普及率”、“人群精準(zhǔn)度”、“檔案安全性”3個(gè)要點(diǎn)，選定了多庫(kù)多端口多權(quán)限的落地方案。如今，建成的體系平臺(tái)可按人群標(biāo)簽進(jìn)行權(quán)限劃分并支持多終端訪問。
多庫(kù)，指的是不同的檔案庫(kù)。這些檔案庫(kù)針對(duì)不同的人群，可分為公開庫(kù)、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫(kù)、文件資料庫(kù)、資料庫(kù)、人事檔案庫(kù)、綜合檔案庫(kù)、視頻庫(kù)、圖片庫(kù)等。
多端口，指的是用戶可以在不同的端口登入會(huì)博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，端口共有web端（包括后臺(tái)端口，以及會(huì)博通專門對(duì)外開放的網(wǎng)頁(yè)端口），以及手機(jī)端（包括APP和微信小程序）。其中會(huì)博通專門為哈師大開發(fā)的哈爾濱師范大學(xué)檔案信息網(wǎng)，面向社會(huì)各界人士開通，通過該端口，任何人都可以依權(quán)限瀏覽哈師大檔案咨詢，參與哈師大檔案捐贈(zèng)、檔案管理等工作。
多權(quán)限指的是，細(xì)粒化的權(quán)限控制。會(huì)博通學(xué)生檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需求靈活配置用戶權(quán)限，保證每一個(gè)人都有機(jī)會(huì)管檔、用檔。系統(tǒng)操作權(quán)限可根據(jù)需求自主設(shè)定：若賬戶關(guān)聯(lián)人為院校負(fù)責(zé)人，管理權(quán)限可設(shè)置為覆蓋所有功能模塊；若賬戶關(guān)聯(lián)人為檔案管理組成員，操作權(quán)限可局限在檔案管理功能上。
03檔案采集、移交、接收、歸檔全面標(biāo)準(zhǔn)化
一個(gè)高校的檔案管理體制機(jī)制與城市里的檔案館類似，具有多級(jí)管理的特點(diǎn)，采用的均是“統(tǒng)一規(guī)范，多級(jí)管理”的原則，即每個(gè)歸檔單位都配備檔案管理員，按照學(xué)校的“統(tǒng)一規(guī)范”要求對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。
哈師大的各個(gè)歸檔單位都遵循“誰形成，誰歸檔”原則，按照規(guī)范性文件要求收集及整理檔案，通過會(huì)博通即可對(duì)紙質(zhì)、電子文件同時(shí)發(fā)起歸檔流程，向?qū)?yīng)的管理單位進(jìn)行移交。
04高效知識(shí)搜索引擎，可識(shí)別圖片文字
為方便圖片、PDF文件搜索，哈師大定制了OCR服務(wù)。OCR功能配置好之后，用戶在上傳圖片文件時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)分配一個(gè)后臺(tái)任務(wù)，在系統(tǒng)空閑的時(shí)候，對(duì)文件進(jìn)行識(shí)別成為文本文件，以方便系統(tǒng)進(jìn)行全文檢索和再利用。
現(xiàn)在，哈師大教職工通過綜合檔案系統(tǒng)中的組合搜索、關(guān)鍵詞搜索、二次搜索，已經(jīng)可以快速查找到所需資料了。
05定制電子歸檔章，異地蓋章安全便捷
在檔案管理方面，考慮到電子印章的安全性和便捷性，哈師大跟會(huì)博通定制了電子歸檔章。這一需求，恰好與近期《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加快推進(jìn)電子證照擴(kuò)大應(yīng)用領(lǐng)域和全國(guó)互通互認(rèn)的意見》中提及的，要提升電子印章支撐保障能力的意見，不謀而合。
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)中的電子印章功能，可采用數(shù)字簽名技術(shù)，具有和傳統(tǒng)印章相同的法律效力。
06學(xué)校檔案全面數(shù)字化，助力檔案的知識(shí)化管理
學(xué)校綜合檔案涉及類型比較廣，涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、科研活動(dòng)記載、教學(xué)總結(jié)、實(shí)踐性教學(xué)方案等在內(nèi)的教務(wù)資料，也包含思政工作、精神文明建設(shè)、學(xué)生學(xué)籍管理、財(cái)務(wù)收支狀況等管理資料，還包括校舍維修、校園建設(shè)等基建資料。
視頻文件既能夠批量導(dǎo)入，也可以無插件播放，貼合全媒體時(shí)代發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)從檔案管理到知識(shí)管理的躍升。
哈師大采用會(huì)博通檔案管理軟件進(jìn)行的檔案信息化建設(shè)，不是一個(gè)單獨(dú)的檔案管理建設(shè)，作為一個(gè)綜合管理平臺(tái)，起著中間承接的關(guān)鍵作用，內(nèi)部的較保密的檔案，可根據(jù)內(nèi)部用戶給予對(duì)應(yīng)權(quán)限的開放去進(jìn)行規(guī)范利用。對(duì)于可公開的檔案通過網(wǎng)站建設(shè)去進(jìn)行有效的展示，讓更多的人對(duì)于哈師大有更多的了解。
（哈爾濱師范大學(xué)）
哈爾濱師范大學(xué)是一所以教師教育為特色，文、理、藝、經(jīng)、管等多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的省屬重點(diǎn)大學(xué)。成立于1951年，現(xiàn)擁有江南、江北兩個(gè)校區(qū)，建有以文博館為核心的四館一體的展覽中心，圖書館館藏文獻(xiàn)總量1000余萬冊(cè)，是“全國(guó)重點(diǎn)古籍保護(hù)單位”。檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目落成，對(duì)于全國(guó)、乃至全世界檔案知識(shí)普及，具有重要的歷史文化意義。
01“雙平臺(tái)”檔案管理，讓檔案知識(shí)惠及每一個(gè)人
“對(duì)內(nèi)+對(duì)外”雙平臺(tái)檔案管理模式，不僅能承載哈師大歷年來的學(xué)校教職工檔案信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)檔案管理，也能夠便捷管理校內(nèi)館藏文獻(xiàn)，為社會(huì)各界人士提供檔案服務(wù)。
內(nèi)部需求以學(xué)校綜合檔案管理系統(tǒng)承接。教職工可通過該平臺(tái)隨時(shí)訪問學(xué)校內(nèi)部教案、課件、電子圖書、科研成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)論文等于教育教學(xué)相關(guān)的檔案資料。哈師大校內(nèi)26個(gè)學(xué)院（部）、82個(gè)本科專業(yè)、1700余名專任教師均可訪問該平臺(tái)，校務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)便利度得以直線提升。
（哈爾濱師范大學(xué)檔案管理平臺(tái)）
外部需求以檔案信息網(wǎng)承接。檔案信息網(wǎng)以供網(wǎng)站調(diào)用的公開檔案庫(kù)為基礎(chǔ)，社會(huì)各界人士可直接通過網(wǎng)站，進(jìn)行檔案搜索、檔案管理、檔案捐贈(zèng)等服務(wù)。此外在檔案信息網(wǎng)還可以進(jìn)行校園資訊等內(nèi)容的輸出與管理，成為學(xué)校向外展示的窗口。
（哈爾濱師范大學(xué)檔案信息網(wǎng)）
02多庫(kù)多端口多權(quán)限，“千人千面”的學(xué)校檔案管理平臺(tái)
哈師大學(xué)校檔案信息化體系，在構(gòu)建之初聚焦于“檔案普及率”、“人群精準(zhǔn)度”、“檔案安全性”3個(gè)要點(diǎn)，選定了多庫(kù)多端口多權(quán)限的落地方案。如今，建成的體系平臺(tái)可按人群標(biāo)簽進(jìn)行權(quán)限劃分并支持多終端訪問。
（依權(quán)限展示的會(huì)博通平臺(tái)）
多庫(kù)，指的是不同的檔案庫(kù)。這些檔案庫(kù)針對(duì)不同的人群，可分為公開庫(kù)、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫(kù)、文件資料庫(kù)、資料庫(kù)、人事檔案庫(kù)、綜合檔案庫(kù)、視頻庫(kù)、圖片庫(kù)等。
多端口，指的是用戶可以在不同的端口登入會(huì)博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，端口共有web端（包括后臺(tái)端口，以及會(huì)博通專門對(duì)外開放的網(wǎng)頁(yè)端口），以及手機(jī)端（包括APP和微信小程序）。其中會(huì)博通專門為哈師大開發(fā)的哈爾濱師范大學(xué)檔案信息網(wǎng)，面向社會(huì)各界人士開通，通過該端口，任何人都可以依權(quán)限瀏覽哈師大檔案咨詢，參與哈師大檔案捐贈(zèng)、檔案管理等工作。
（檔案權(quán)限管理）
多權(quán)限指的是，細(xì)粒化的權(quán)限控制。會(huì)博通學(xué)生檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需求靈活配置用戶權(quán)限，保證每一個(gè)人都有機(jī)會(huì)管檔、用檔。系統(tǒng)操作權(quán)限可根據(jù)需求自主設(shè)定：若賬戶關(guān)聯(lián)人為院校負(fù)責(zé)人，管理權(quán)限可設(shè)置為覆蓋所有功能模塊；若賬戶關(guān)聯(lián)人為檔案管理組成員，操作權(quán)限可局限在檔案管理功能上。
03檔案采集、移交、接收、歸檔全面標(biāo)準(zhǔn)化
一個(gè)高校的檔案管理體制機(jī)制與城市里的檔案館類似，具有多級(jí)管理的特點(diǎn)，采用的均是“統(tǒng)一規(guī)范，多級(jí)管理”的原則，即每個(gè)歸檔單位都配備檔案管理員，按照學(xué)校的“統(tǒng)一規(guī)范”要求對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。
（哈師大檔案移交業(yè)務(wù)流程）
哈師大的各個(gè)歸檔單位都遵循“誰形成，誰歸檔”原則，按照規(guī)范性文件要求收集及整理檔案，通過會(huì)博通即可對(duì)紙質(zhì)、電子文件同時(shí)發(fā)起歸檔流程，向?qū)?yīng)的管理單位進(jìn)行移交。
04高效知識(shí)搜索引擎，可識(shí)別圖片文字
為方便圖片、PDF文件搜索，哈師大定制了OCR服務(wù)。OCR功能配置好之后，用戶在上傳圖片文件時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)分配一個(gè)后臺(tái)任務(wù)，在系統(tǒng)空閑的時(shí)候，對(duì)文件進(jìn)行識(shí)別成為文本文件，以方便系統(tǒng)進(jìn)行全文檢索和再利用。
（會(huì)博通高效搜索引擎介紹）
現(xiàn)在，哈師大教職工通過綜合檔案系統(tǒng)中的組合搜索、關(guān)鍵詞搜索、二次搜索，已經(jīng)可以快速查找到所需資料了。
（會(huì)博通全文檢索引擎）
除資料搜索外，教職工還可以結(jié)合系統(tǒng)上的流程管理功能，對(duì)搜索出來的文件進(jìn)行各種業(yè)務(wù)流程處理。比如當(dāng)某用戶無法查看權(quán)限范圍以外的案卷時(shí)，可以通過流程審批的方式，申請(qǐng)瀏覽或借閱。
05定制電子歸檔章，異地蓋章安全便捷
在檔案管理方面，考慮到電子印章的安全性和便捷性，哈師大跟會(huì)博通定制了電子歸檔章。這一需求，恰好與近期《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加快推進(jìn)電子證照擴(kuò)大應(yīng)用領(lǐng)域和全國(guó)互通互認(rèn)的意見》中提及的，要提升電子印章支撐保障能力的意見，不謀而合。
（檔案電子歸檔章）
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)中的電子印章功能，可采用數(shù)字簽名技術(shù)，具有和傳統(tǒng)印章相同的法律效力。
06學(xué)校檔案全面數(shù)字化，助力檔案的知識(shí)化管理
學(xué)校綜合檔案涉及類型比較廣，涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、科研活動(dòng)記載、教學(xué)總結(jié)、實(shí)踐性教學(xué)方案等在內(nèi)的教務(wù)資料，也包含思政工作、精神文明建設(shè)、學(xué)生學(xué)籍管理、財(cái)務(wù)收支狀況等管理資料，還包括校舍維修、校園建設(shè)等基建資料。
（學(xué)校知識(shí)資源管理）
07紙質(zhì)檔案與電子、多媒體檔案的集中統(tǒng)一管理
（哈爾濱師范大學(xué)檔案管理系統(tǒng)功能界面截圖）
視頻文件既能夠批量導(dǎo)入，也可以無插件播放，貼合全媒體時(shí)代發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)從檔案管理到知識(shí)管理的躍升。
哈師大采用會(huì)博通檔案管理軟件進(jìn)行的檔案信息化建設(shè)，不是一個(gè)單獨(dú)的檔案管理建設(shè)，作為一個(gè)綜合管理平臺(tái)，起著中間承接的關(guān)鍵作用，內(nèi)部的較保密的檔案，可根據(jù)內(nèi)部用戶給予對(duì)應(yīng)權(quán)限的開放去進(jìn)行規(guī)范利用。對(duì)于可公開的檔案通過網(wǎng)站建設(shè)去進(jìn)行有效的展示，讓更多的人對(duì)于哈師大有更多的了解。
我們欣喜于看到學(xué)校檔案管理，正一步步朝著智能化、便利化的方向發(fā)展，希望后續(xù)跟哈師大有更精彩的檔案應(yīng)用場(chǎng)景的碰撞，也希望數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)在更多的學(xué)校落地應(yīng)用，讓檔案創(chuàng)造更多智識(shí)上的價(jià)值！
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