【案例】揚州公用控股選擇會博通，賦能集團檔案發揮高效用
揚州公用控股集團有限公司（原揚州公用水務集團有限公司，以下稱“公用控股集團”）成立于2013年12月，為揚州市城建國有資產控股（集團）有限責任公司（以下簡稱“市城控集團”）下屬子公司，注冊資本金15億元。
經營范圍為：揚州市城建國有資產控股（集團）有限責任公司授權范圍內的公用事業及相關行業、城市燃氣、城市供熱等城市設施的投資、建設和運營管理；市政工程設計、咨詢和市政公用配套企業的管理和運營；新能源、新材料、環境環保產業項目的投資、管理和運營。
為進一步提升檔案工作標準化、規范化、科學化水平，推動集團高質量發展，揚州公用控股集團選擇了會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件，以推進：
1、集團檔案數字化管理，對涵蓋工程、設計、人事等數字與實體檔案進行統一數字化管理；
2、檔案利用效率提升，通過搜索、查閱、借用等便捷檔案應用和流轉，賦能業務開展；
3、檔案數據安全管控，嚴密把控檔案工作、檔案應用各環節，守護檔案數據安全…
揚州公用控股檔案管理系統
應用特色
揚州公用控股集團業務分布廣泛、業態多樣，所涉及的檔案數量大、類目多、分布廣。結合實際情況與管理需求，揚州公用控股檔案管理系統具有以下應用特色：
1、一站式平臺，支撐高效管用
基于會博通系統，公用控股打造了一站式檔案管理平臺，既支撐檔案人員對涵蓋業務、經營、人事、財務等板塊的實體與數字檔案材料進行統籌，實現檔案采集、整理、管理、利用等的全生命周期管理，亦可滿足成員對檔案檢索、查閱、借用等的協作需求。
2、流程化處理，協作、管控有抓手
公用控股子公司眾多，檔案分布廣，收集歸檔過程需多方協調參與。針對這種情況，應用會博通的流程化歸檔，能以數字化流程協調各參與者完成歸檔步驟，高效流轉完成歸檔。
此外，會博通系統內的檔案借用、注銷等事項都可通過流程處理，成員依審批結果進行操作。系統內的流程模板、表單均支持自定義，可根據管理需要靈活設置。
3、多樣化檢索，支撐業務開展
會博通搜索平臺提供了關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，便于成員快速搜索、依權限查閱檔案，便捷業務應用需求。
此外，為提高檔案資源利用率，根據公用控股需求，會博通提供了OCR全文識別檢索的功能，支持對PDF、JPG等圖片的快速檢索。這樣一來，經掃描等形成數字檔案的證照、票據等，亦能被精準識別、高效投入查用。
4、多維度管控，守護檔案安全
通過會博通細?；臋嘞摅w系，公用控股能更精細、更全面地落實檔案安全管控。用戶在系統內的操作，包括檔案修改、刪除等編輯操作，或檔案閱讀、下載等應用操作，均需依照自身權限進行?？筛鶕蓡T的職能、工作匹配相應的操作權限。
系統內的每個文件乃至每條信息，都可設置密級。通過權限與密級交叉，限制具備相應權限的用戶才可操作對應密級內容，如“絕密”級文件授權僅“主管層”權限角色才可閱讀。如此，更嚴密地守護檔案信息安全，防止核心信息外泄。
寫在最后
自成立以來，揚州公用控股一直致力于提升資產質態，整合資源優勢，推動業務發展。實現檔案數字化管理，有利于將各業務板塊所形成的檔案資源進行優勢整合，沉淀為集團的知識資產，為市場開拓、技術支持、人才培養提供經驗參考、規劃借鑒，真正實現：讓文檔為組織賦能——這也是會博通的宗旨。
深耕檔案管理服務行業超30年，會博通能為企業提供科學、規范的數字化檔案管理解決方案，歡迎搜索“會博通”咨詢了解。
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