如何做好工程咨詢公司檔案管理？你可以從這幾個方面考慮

作為咨詢行業一員，工程咨詢公司日常工作就是扎根在各種數據、資料當中。做好工程咨詢檔案管理，對于檔案溯源、咨詢案例積淀與學習、數據分析調用都有很大的行業價值。那么如何做好工程咨詢？你可以從下面這幾個方向來考慮。

1.做好工程咨詢檔案的統一、規范收集

所謂工程咨詢檔案，指的是工程咨詢企業，在為客戶提供咨詢服務的過程中所形成的，具有查考和保存價值的文件、材料，覆蓋咨詢單位從接受、編研、審核、合議、審批到出具報告的全過程。

檔案資料類型可大致分為咨詢成果報告、咨詢依據文件、其它文件三個部分。其中咨詢成果報告又包含咨詢報告書正本、各類分析說明文件、計算書、統計匯總表、工程造價審定、技術文件工作底稿等；咨詢依據文件包括委托方提供的資料清單、項目建議書及批件、設計方案、招標文件、工程承包合同、工程預（結）算書、設計變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細單、各種調查材料、采集數據、取證資料、會議紀要、文函等；其它文件有工程造價咨詢合同、司法鑒定委托書、咨詢單位作業計劃書、《工程造價咨詢質量控制流程表單》原件、《地區工程造價信息表》等。做好工程咨詢檔案管理工作的首要任務，就是要將這些分散的資料統一收集、規范歸檔。

紹林科技工程咨詢檔案管理系統，為用戶提供了一種多用戶協作，并且能夠自動接收第三方文件的檔案管理模式。

紹林科技工程檔案管理系統多人授權登錄管理，假如一個項目分為幾條線索同步執行，那么每一個方向的負責人都可以即時地將檔案歸檔至系統當中。同理，如果企業當中，同時有多個項目同步進行，這些項目當中的文件，也可以同步歸檔。此外，如果在咨詢的過程當中用到企業微信、ERP等其它系統，也可以同步將其它系統當中的文件歸檔到檔案管理系統當中，可以非常方便地將工程咨詢文檔統一歸檔。

2.做好工程咨詢檔案的利用和共享工作

將工程資源檔案收集起來的目的，就是為了利用。要做好利用，你可以從兩個方面下功夫。第一是確保檔案資料的真實性與記錄的完整性，第二是做好工程檔案的編目和分類工作，建立完善的存儲檢索系統，以便后續檔案能夠得到快速、精準的搜查和利用

在確保工程咨詢檔案的真實性與完整性方面，紹林科技用流程化的管理架構，創造性地解決了這個問題，利用紹林科技工程咨詢檔案管理系統，你可以對各個的資料設定表格模板，框定填表規范。同時，對于每一份待歸檔的檔案，都可在系統當中增加流程審核環節，并且可將甲方納入審核環節，以確保資料的完備和正確。

在檔案編目、分類和檢索方面，紹林科技遵循國家和行業規范設立了非常靈活的體系架構，比如將工程檔案咨詢資料劃分為咨詢成果報告、咨詢依據文件、其它文件3個方面，再向下細分的方式。紹林科技對于工程咨詢檔案層級劃分不做限制，企業可以在規范的范圍內進行無限細分、靈活調整。同時，紹林科技也為企業提供了一個資源搜索平臺，通過該平臺，系統用戶可隨時隨地查詢所需檔案資料，并利用鏈接和短信的方式將它們發送給需要協作的客戶和部門，真正做到了工程咨詢檔案的融通調用。

3.做好工程咨詢檔案統計分析工作

咨詢行業本身就是一個對于分析能力要求極強的工作，對于工程咨詢檔案管理也是一樣的。對工程咨詢各項目檔案進行調研和統計分析，有利于調整工程咨詢業務未來的發展及工作側重點。

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