檔案管理系統具備的哪些優勢

檔案是企業最為規范化的知識內容，是企業經營發展的重要依據，它承載著企業成長歷程、經歷經驗，是有借鑒價值，有效驅動發展創新的重要材料。檔案管理系統支持檔案管理全過程的信息化處理，包括檔案的采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，為企業的決策提供重要的參考價值。

專業的檔案管理系統具備的優勢：

1、 數據庫存儲：與一般的系統不一樣，數字文檔都存在數據庫，在電腦目錄上是不可查看的。

2、 批量處理能力：可批量新建、錄入、對應上傳，并支持紙質檔案從掃描、錄入、上傳的一體化處理。

3、 流程化歸檔：電子案卷亦可發起流程，實現協同化歸檔。

4、 存放位置：可以兼顧實體檔案和數字化檔案的統一管理，記錄檔案存放位置。

5、 細粒化的權限管理：可對具體的分類或案卷授權，并可與密級交叉，適應各種細粒化權限配置需要。

6、 防擴散處理：PDF、圖片這類不能修改的文件格式都由我司自主研發的閱讀器管理，權限控制在系統中，不像使用第三方軟件可以隨意另存、下載。同時，打開的時候還可以設置屏幕水印，防止惡意的拍照或截屏擴散。

7、 借閱與歸還：借閱與歸還可以準確把握檔案的出入口管理，并提供全面且可自定義范圍的檔案利用統計功能。

8、 移動端：可在移動端按照權限閱檔且帶有屏幕水印，并支持借用申請。

9、 日志清單：系統的所有操作，都有詳細的日志清單記錄操作行為。

10、 智能存取：可與智能密集柜集成，一鍵存取卷。

11、 綜合統計：可查看整體、按檔案分類、按年度分布、按保存期限、按密級分布、檔案電子化情況統計的庫存檔案情況。

一個企業從創立到不斷的發展壯大，在這過程中所形成的文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果、企業活動圖片、錄音、錄像、實物等有關企業的資料，這些資料其實都是企業的發展歷程，也是企業發展過程中積累的經驗財富。

會博通認為，檔案是組織內部最為規范、最為重要的知識，做好檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，是提高組織工作質量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個組織管理水平的重要尺度。

利用會博通管理檔案，將使企業的檔案管理水平快速上升到知識管理的高度，并使檔案具備知識資產的屬性，結合會博通的檔案全生命周期管理體系，讓檔案資料成為能為日后提供重復利用、歷史借鑒以及促進改善功能的重要材料。