干貨！會(huì)博通文檔一體化管理，讓企業(yè)文件檔案管理更輕松

隨著信息化社會(huì)的的快速發(fā)展，傳統(tǒng)文件檔案的管理方式已發(fā)生巨大改變。特別是信息技術(shù)、電子文件的快速發(fā)展，企業(yè)文件、檔案數(shù)量極速增長，傳統(tǒng)管理方式已滿足不了新時(shí)代企業(yè)文件檔案管理的需求，企業(yè)實(shí)行文檔一體化管理勢(shì)在必行。

1、什么是文件檔案一體化管理

文件管理與檔案管理是一個(gè)統(tǒng)一，不可割裂的系統(tǒng)工程，文件管理是檔案管理的源頭和前身，檔案管理是文件管理的延展深化，從文件到檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程。會(huì)博通認(rèn)為，文件檔案一體化管理，是要在文件全生命周期管理、文件連續(xù)體等理論的指導(dǎo)下，以系統(tǒng)的科學(xué)思維和工作思路，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)文件、檔案、文件工作、檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，確保從文件到檔案管理的高效、優(yōu)化、全面控制與科學(xué)管理。

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容應(yīng)包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化；文件、檔案一體化管理的科學(xué)指導(dǎo)是系統(tǒng)思維；文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。會(huì)博通認(rèn)為，文檔一體化管理中的文件除包括文書文件外，還應(yīng)包括其他各類型文件。所以，文檔一體化管理包括文件與檔案的分類、文件流轉(zhuǎn)、文件歸檔、檔案管理以及文件與檔案的搜索利用。

2、為什么要開展文件檔案一體化管理

1）文檔一體化是文件檔案管理理論發(fā)展的必然

從文件生命周期理論，到文件連續(xù)體理論，是文件檔案管理理論的進(jìn)步，原有的文件檔案二分管理思路的弊端逐漸顯現(xiàn)，而將文件、檔案進(jìn)行系統(tǒng)管控、前端控制、全程管理的思想越來越被認(rèn)可和接受。文件連續(xù)體理論、前端控制、全程管理原則為文件檔案的一體化管理提供了理論基礎(chǔ)與有效支撐。

2）文檔一體化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

文件檔案一體化管理體現(xiàn)的是一種系統(tǒng)思維。從檔案管理的實(shí)踐發(fā)展來看，檔案管理有著“簡(jiǎn)單化”、“一體化”發(fā)展的趨向。如《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺(tái)打破了長期以來文書文件的17大類管理，使企業(yè)檔案人員從繁瑣復(fù)雜的檔案整理工作中解放出來，節(jié)約了人力物力，引導(dǎo)檔案人員將注意力更多的投向檔案檢索體系建設(shè)、豐富檢索途徑、完善檔案利用服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了文件檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)以科研生產(chǎn)、經(jīng)營開發(fā)為根本，文檔一體化既是企業(yè)文件、檔案工作發(fā)展必然趨勢(shì)，也是企業(yè)節(jié)約人力物力、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求。

3）文檔一體化是現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展的需要

我國加入世界貿(mào)易組織以來，現(xiàn)代企業(yè)制度逐漸得到普及和推廣完善。以“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”為主要特征的現(xiàn)代企業(yè)制度為企業(yè)文件檔案工作提出了更高的要求?，F(xiàn)代企業(yè)工作節(jié)奏越來越快速，技術(shù)更新越來越頻繁，文件檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)保障部門，常常存在文件檔案管理人員身兼數(shù)職，事務(wù)性工作十分繁瑣的情況，原有的文件、檔案兩段式分而自治、各自為政的管理模式不能有效適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，不能適應(yīng)有效提高工作效率和提高工作效能的要求，實(shí)行文檔一體化是企業(yè)提高工作效率提高工作質(zhì)量的必然要求，使得企業(yè)在文件檔案工作方面，用最少的投入辦最多的事。

4）文檔一體化是電子文件發(fā)展的必然要求

當(dāng)前，電子文件的快速發(fā)展，電子數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長。在信息社會(huì)、電子時(shí)代，文件、檔案之間的界限已經(jīng)越來越模糊，倘若按照傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式去管理電子文件、電子檔案，會(huì)花費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，而且也根本就沒有必要。2009年以來，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、等上級(jí)主管部門印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011―2015年）》，成立了電子文件部際聯(lián)系會(huì)議制度，國家檔案局、國資委等上級(jí)機(jī)關(guān)出臺(tái)了一系列關(guān)于電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作要求，對(duì)企業(yè)文件檔案管理、特別是電子文件管理的創(chuàng)新發(fā)展和一體化管理提出了明確要求。

3 如何在企業(yè)開展文件檔案一體化管理

       1）  文件與檔案的分類

對(duì)文件進(jìn)行分類，從不同的角度上觀察可以采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生不同的分類結(jié)果。文書處理的客觀需要，也不可能僅僅滿足于一種分類方法。分類方法的選擇，應(yīng)當(dāng)以分類的結(jié)果對(duì)實(shí)際工作是否具有指導(dǎo)意義來確定。

一般來說，文件分類的依據(jù)主要由文件的使用范圍、來源、行文關(guān)系、內(nèi)容與性質(zhì)、密級(jí)、實(shí)現(xiàn)要求等，如，按行文關(guān)系，可將文件分為上行文、平行文和下行文三種。按密級(jí)，又可分為保密文件和非保密文件。采用何種分類方法，應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況而定，亦可同時(shí)按幾種方法對(duì)文件進(jìn)行分類。

為了維持管理方法的穩(wěn)定與一致性，文件分類方法一經(jīng)確定，就應(yīng)保持基本穩(wěn)定。

2）   文件流轉(zhuǎn)

一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的人工流轉(zhuǎn)方式，需要利用會(huì)博通保存電子文檔，打印相關(guān)人工流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)表格，流轉(zhuǎn)完成后，再將相關(guān)表格和最后定稿的文件掃描錄入系統(tǒng)。 另一種則是現(xiàn)代化的無紙化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方式，由文件起草人提交文稿，再經(jīng)過校對(duì)、會(huì)簽、簽發(fā)、核稿、編號(hào)、套紅等程序最終形成正式文件，還可將封發(fā)、歸檔等程序加入流程中，讓文件的蓋印或加蓋電子印章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。

有時(shí)，還需要混合采用兩種方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，比如說，首先采用無紙化的方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，以提高文件審批流程的效率，在文件正式定稿后，再以紙質(zhì)的方式交關(guān)鍵參與人員簽字確認(rèn)，以滿足管理與法律的需要。

3）  文件歸檔

           -  在文件管理階段，會(huì)博通提供了多種自動(dòng)化的方式，將處理完畢的文件自動(dòng)收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時(shí)將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中，以形成檔案。

           -  對(duì)于沒有自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進(jìn)行歸檔操作。

           -  文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門或人員直接進(jìn)行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收，再入庫保管。

4）  4） 檔案管理

會(huì)博通所提供的檔案管理功能包括授權(quán)、借閱與歸還、統(tǒng)計(jì)、注冊(cè)與取消注冊(cè)、檔案注銷、表格打印以及復(fù)制、剪切和刪除等，可滿足日常管理的各種需要。對(duì)于借閱與歸還，可實(shí)現(xiàn)全流程化，且還提供了到期提醒功能，可通過內(nèi)部郵件或短信提醒管理者和借閱者按時(shí)歸還外借的文檔與資料。

5）5）  文件與檔案的搜索利用

會(huì)博通提供的搜索平臺(tái)，可按權(quán)限搜索文件與檔案，具備閱讀權(quán)的操作者，可直接閱讀電子文檔，沒有網(wǎng)上直接閱讀權(quán)的操作者，亦可提交借閱申請(qǐng)，申請(qǐng)?jiān)诰€閱讀電子文檔或預(yù)約去檔案室借閱文檔原件。

會(huì)博通通過三十余年的不斷改進(jìn)與提升，已由一個(gè)文檔一體化軟件變身為綜合知識(shí)管理平臺(tái)，其最為基礎(chǔ)的、專業(yè)化與通用性極強(qiáng)的文檔一體化管理功能，仍然是其亮點(diǎn)之一。更多有關(guān)文檔一體化詳情，請(qǐng)查閱http://www.arab-wiremesh.com/ProductCenter-WDYTHGL01.aspx。