檔案——企業最寶貴的財富

檔案是什么？簡單來說，檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是重現歷史真實面貌的原始資料。

“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識 、歷史行以延續，各項事業行以發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”——習近平

我們的習近平主席經常強調檔案工作的重要性，它是領導決策的依據，工作考察的憑證，科學研究和基礎設施、設備建設等方面的可靠資料，還是具有重復利用、歷史借鑒以及促進創新的重要材料。國家也非常重視檔案管理，專門制定《中華人民共和國檔案法》，旨在加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務。

檔案那么重要，那么企業關于檔案管理工作一定做的很好。不，并非所有企業都重視檔案管理，盡管他們知曉檔案的重要性。通過會博通多年的行業經驗，企業檔案管理一般存在以下問題：

1、檔案多而亂，易丟失。

2、各部門分別歸檔保存，沒有統一管理。

3、無法隨時隨地查看檔案。

4、缺乏有效的檔案查詢方法。

5、檔案泄露，企業蒙受損失。

會博通綜合知識管理系統針對以上問題，為企業提供涵蓋檔案全生命周期的解決方案，實現實體與數字化檔案的有序化管理，以及檔案形成后的規范化應用。

一、檔案的有序化管理

可采用會博通，實現文書、基建、聲像等不同類型的，實體與數字化檔案管理。

會博通滿足綜合性檔案管理需要，提供對應的檔案管理分類

通過會博通系統，可根據其企業性質以及管理需要，自定創建需要管理的檔案門類，并根據實際情況再對應的分類下進行檔案立卷。

會博通滿足管理各類型實體與數字化檔案的需要

會博通支持信息屬性的自定，針對不同類型的檔案，可賦予對應的檔案屬性，如聲像檔案、文書檔案、基建檔案等，都有其特殊的檔案屬性。完成檔案分類與立卷后，實體檔案在系統中以條目存在，檔案屬性記錄實體檔案的信息，包括其存放地點圖示；數字化檔案可帶有正文與附件，可供用戶查看。

會博通提供實體檔案與數字化檔案的采集功能

企業用戶可按組織內部的管理習慣及需要，根據誰產生，誰歸檔原則，授予相關人員錄入權限，并匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法。

檔案歸檔入庫時進行檔案注冊

完成檔案的錄入后，即可進行檔案注冊，案卷里的歸檔編號、頁數可以通過注冊自動生成與匯總計算，同時注冊之后的檔案不可隨意編輯修改（除非取消注冊）。

二、檔案的規范化利用

企業的綜合性檔案在會博通中實現了有序化管理后，可通過會博通的權限體系、借還管理體系實現檔案的規范化應用。

細粒化的權限管理，保障檔案應用安全

會博通的權限體系是針對管理分類授予的，每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象是組織架構中的組織或具體的用戶，首先是定義授權對象可訪問的檔案密級，以及可以進行的操作行為。會博通的權限管理有兩個特點：一個是可以區分閱讀條目和閱讀內容的權限；另一個是可以區分自己創建和他人創建的內容的權限。

受權限控制的搜索平臺——讓檔案“無所遁形”

其實很多檔案利用的最大障礙就是難以查找，要想在海量的檔案庫中找尋出某一個案卷或者是某一份文件，那難度太大了。使用掃碼或關鍵字檢索方式（支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式），并且檢索結果是根據所授予的權限決定的，讓檔案“無所遁形”，高效利用檔案的價值。

純線上、純線下以及線上線下結合的檔案借還體系

用戶可通過會博通，使用掃碼或關鍵字檢索方式定位檔案資料，對于沒有權限或需要借用原件/復印件時，可發起借用流程。

純線上的申請：系統中有權限看到的檔案條目，都可以發起借閱申請，借閱流程通過之后，申請人就可以在規定時間內有預覽電子檔案的權限，到期之后自動關閉權限，不需要人工設置。

純線下的申請：申請人只需在會博通系統中借閱與歸還模塊中，即可對檔案的借還（出入庫）進行登記。

線上申請線下取用：支持線上申請借閱電子文檔，借閱流程通過之后，承辦人就會收到系統通知提前準備好相關檔案，流程走到申請人就會提示去取用實體檔案了，這也大大節省了不必要的溝通和無效等待的時間。

這三種借還方式都會在系統中統計下來，申請人，批準人，什么檔案，用途等都一一記錄，隨時可以追溯。

可自由組合的系統安全機制

會博通提供多種安全機制，為了企業的檔案應用保駕護航！