規范制度、借力軟件，提升檔案管理水平

規范制度、借力軟件，提升檔案管理水平

眾所周知，在社會發展歷程的各個階段，檔案管理工作都為一定的經濟、政治、文化服務。對于國家檔案而言，部分檔案內容關系國家政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。進行檔案管理工作，不僅要遵循集中統一管理國家檔案，還要維護檔案的完整與安全，以便于利用的原則。檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，是構筑社會信息系統的重要基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有重要意義，對整個社會也有重要意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。要管理好檔案規范管理制度是必然的，提升管理水平，實現檔案智慧管理，就不得不借助專業的檔案管理系統。下面小編就從規范檔案管理制度和搭建檔案管理系統，兩方面相結合來提升檔案管理水平，簡單介紹一下，供大家參考

一、 規范檔案管理制度：

1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。

2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。

3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。

5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，出具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。

6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。

9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

10、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。

二、 借助檔案管理軟件提升文檔管理水平

無論是國外還是國內，大量實踐表明：一個國家、一個企業的存在和發展始終離不開檔案管理工作。一個國家、一個企業的檔案管理水平滯后或水平低，勢必會直接影響國家、企業的正常運作和健康發展。要提升檔案管理水平，通過規范檔案管理制度的同時還需要部署專業的 “會博通綜合檔案管理系統”，助力檔案信息資源安全可靠的集中存儲和充分共享利用，讓檔案資料互聯互通，實現檔案資源數字化、信息化，檔案數據訪問權限得到安全控制，檔案利用方式通過網絡更加簡單方便。

三、關于會博通綜合檔案管理系統：

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟件產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。

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