部署人事檔案管理系統(tǒng)，須知人事檔案八大特性

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術企業(yè)。現(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。會博通綜合人事檔案管理系統(tǒng)有獨特優(yōu)勢，曾攜手廣州供電局、東莞市衛(wèi)生局、廣東交通投資集團、星群藥業(yè)、貴陽筑水水利等數(shù)家企事業(yè)單位部署人事檔案管理系統(tǒng)。

會博通系統(tǒng)是我國現(xiàn)在市面上的知識管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)中，能符合組織干部檔案人事管理需求的極少數(shù)系統(tǒng)之一。

今天小編就部署人事檔案管理系統(tǒng)須知的八個特性分享給大家，僅供參考！

1.集合性：人事檔案是以個人為單位，按照一定原則和方法組成的專卷或?qū)裕蟹从沉艘粋€人成長的經(jīng)歷、政治狀況、業(yè)務實績等全貌。

2.認可性：人事檔案材料不是雜亂無章的堆積，也不是任意放進去或編造的個人材料，而是經(jīng)組織、人事部門認可的個人材料。

3.專業(yè)性：人事檔案是一種專門檔案，其專業(yè)性包含以下三層意思。（1）人事檔案是組織、人事工作專門領域形成的檔案。（2）人事檔案的內(nèi)容具有專門性，自成體系，反映人事管理方面的情況。（3）人事檔案具有專門的形式和特定的名稱、種類，如關于人事方面的各種登記表、考核材料等。

4.真實性：真實性是人事檔案的生命。人事檔案的真實性是指文件形成的真實性、內(nèi)容上的準確性。為了確保人事檔案的真實性，在工作中要做到四個必須。（1）凡歸檔的材料必須經(jīng)過嚴格的程序與組織審查和認可。（2）歸檔的材料必須符合有關政策規(guī)定的要求。（3）歸檔材料必須經(jīng)過認真鑒別。（4）必須經(jīng)常地、及時地將反映員工變化的人事檔案材料收集歸檔。確保人事檔案的真實事關重大，每個人事檔案工作者和有關人員都應為確保人事檔案的真實性盡心盡力，切不可等閑視之。

5.現(xiàn)實性：人事檔案是由組織、人事、勞資等部門在現(xiàn)實的人事管理活動中形成的、反過來又作為現(xiàn)實的人事管理工作的重要依據(jù)，為現(xiàn)實的人事管理工作服務，因而具有很強的現(xiàn)實效用。只有相對人死亡后，這種現(xiàn)實效用才逐漸消失，其中需要長久保存的人事檔案移交檔案館成為檔案史料，無繼續(xù)保存價值的人事檔案材料，經(jīng)過鑒定并履行批準手續(xù)后，可以銷毀。

6.動態(tài)性：人事檔案始終處于“動態(tài)”之中，其動態(tài)性特征主要表現(xiàn)在以下四個方面。（1）遞增性。人事檔案動態(tài)性的最顯著特征是卷內(nèi)材樣始終呈遞增趨勢。一個學生的檔案一般只有幾張表格和兒份整定材料，走出校門走上工作崗位后，他的檔案材料與其工作年限、經(jīng)歷成正比。（2）流動性。“檔隨人走”是人事檔案的又一動態(tài)特征，人到哪里，檔案就轉(zhuǎn)到哪里，避免發(fā)生“有檔無人”或“有人無檔”的現(xiàn)象，必須堅持人事檔案的管理單位和人的管理單位相一致，即“人檔統(tǒng)一”的管理選擇。（3）信息的可變動性。一般而言，文書檔案、科技檔案和其他門類檔案在組成保管單位和裝訂后，其卷內(nèi)信息不會再發(fā)生變動，而人事檔案的卷內(nèi)信息除了擁有遞增性的特點外，還體現(xiàn)在卷內(nèi)的某些信息可以發(fā)生變動。比如職務與工資的升降、工人（士兵）與干部（軍官）身份的轉(zhuǎn)變，工作單位的變動，學歷的提升與學識的增長，能力的不斷提高，工作的新業(yè)績、科研的新成果，健康狀況的變化、獎懲、出國、退休、死亡等，都使卷內(nèi)信息出現(xiàn)變動。（4）材料的可剔除性。人事檔案材料形成于不同的歷史時期，不可避免地帶有時代的色彩，特別是歷次政治運動中形成的人事檔案材料，更具有某些局限性，有的內(nèi)容從當時看是對的，現(xiàn)在來看，就不妥當甚至是錯誤的。為保證人事檔案的準確可靠，必須根據(jù)情況的變化，按照黨和國家的有關規(guī)定，將那些歷史上形成的已經(jīng)失實和喪失價值的檔案材料，經(jīng)過清理鑒別，及時剔除出去。

7.保密性：人事檔案是記述和反映個人情況的專卷，由以下四個方面的材料構(gòu)成。（1）自然情況，記載人員姓名、出生年月、民族、籍貫、簡歷、學歷、家庭情況、社會關系、政治表現(xiàn)、個性特點、專長愛好等。（2）記載人員在學習、工作、科研中的成就、業(yè)務能力、考核與獎懲情況。（3）身體健康狀況，包括體檢表及主要疾病的記載。（4）個人所寫的供組織上了解的材料。人事檔案的內(nèi)容涉及個人的工作和一生經(jīng)歷的重大事件，個人的功績、過錯與失誤，家庭和生活中的隱私等方面的情況和材料，這些內(nèi)容在一個時期內(nèi)是保密的，只能由組織上掌握與保存，并建立嚴格的保密制度，不得隨意公開與擴散，特別是領導干部、著名專家學者、知名人士，其人事檔案的保密性更強。人事檔案屬于國家機密，任何人不得泄露和私自保存他人的人事檔案材料。為了切實維護人事檔案的機密，在檔案管理人員中必須牢固樹立保密觀念，日常工作中建立嚴格的保衛(wèi)保密制度和提供利用的審批手續(xù)，以確保人事檔案實體和信息的絕對安全。

8.權(quán)威性：人事檔案是嚴格按照中央組織部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的范圍和要求建立的，既不是雜亂無章的材料堆積，也不是任意放進去或編造的個人材料，而是經(jīng)組織、人事部門審查認可或本人簽名蓋章的材料才能進入檔案中。

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