企業(yè)文檔管理安全是王道

2020/4/22 0:00:00       來源:        作者:孫超       瀏覽量:  1

企業(yè)文檔管理安全是王道

 

一、企業(yè)文檔管理安全的重要性:

 

企業(yè)不斷發(fā)展壯大過程中,日積月累產(chǎn)生大量有價值文檔,這些文檔往往把握著企業(yè)命脈,承載著企業(yè)發(fā)展的記憶、經(jīng)驗以及成果。即使企業(yè)文檔的重要性眾所周知,很多企業(yè)卻還是會疏忽對文檔進行合理性,有序化管理,往往因此出現(xiàn)嚴重的安全隱患,甚至阻礙企業(yè)發(fā)展。

 

成千上萬的企業(yè)文檔資料散亂存儲員工個人電腦,電腦中毒、硬盤損壞、缺乏操作記錄的情況時有發(fā)生,經(jīng)常給公司帶來直接巨大的經(jīng)濟損失。企業(yè)的重要機密文件經(jīng)常暴露在公司員工面前,85%的員工可以輕松獲取到公司具有競爭力資料和信息,機密資料泄露甚至引發(fā)版權爭議,新聞中經(jīng)常報道侵占版權的官司和紛爭不斷,到底誰才是真正的版權持有者?這些問題持續(xù)累積不加以解決將會給企業(yè)造成怎樣的影響?這些問題都值得我們深思。

 

 

二、企業(yè)文檔管理常見安全弊端

 

公司日常運行過程中,通常會產(chǎn)生很多包含技術、財務、銷售、客戶等機密敏感信息的文檔,普通的電腦鎖定及共享很難讓文檔得到行之有效的保護。目前很多企業(yè)在文檔管理方面存在著諸多弊端:

 

1、大量的文檔資料分散存儲在員工電腦上,少則幾百臺,多則成千上萬臺電腦中,根本無法做到所有文檔統(tǒng)一集中管理,實現(xiàn)全部文檔的備份幾乎不可能。

 

2、企業(yè)現(xiàn)有文檔管理缺乏基于角色、用戶權限管理措施,企業(yè)內(nèi)部因部門不同、員工級別不同,針對文件使用范圍也不同。但管理人員無法根據(jù)實際需求設置不同部門、員工使用不同文件的權限。重量級文件往往存在被某些員工輕易獲得,導致泄露風險,無法全面保障公司文檔資料安全性。缺乏對文件的使用權限控制措施,企業(yè)內(nèi)部文件甚至核心機密文件不能合理設置不同的使用權限,造成機密文件在企業(yè)內(nèi)部的濫用,從而給企業(yè)核心機密帶來了重大的安全隱患。

 

3、企業(yè)文檔管理缺乏安全的加密機制,企業(yè)內(nèi)重要文件被網(wǎng)絡黑客或競爭對手非法拷貝走,將會給企業(yè)帶來極大的損失。

 

4、企業(yè)工作離不開文檔,成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作,每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄,公司的機密文件遭到惡意篡改后無從查起,員工之間互相猜忌推卸責任,影響公司內(nèi)部團結。有時重要內(nèi)容被誤刪除,無法恢復至之前版本,造成重要信息的丟失,重新起草還要浪費人力與時間成本,給公司帶來巨大的經(jīng)濟損失。

 

三、會博通綜合文檔管理系統(tǒng)六大安全技術保證文檔安全:

 

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來,就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應商。歷經(jīng)30年,會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng),打造組織知識生態(tài)鏈,已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè),國家重點支持的高新技術企業(yè)。現(xiàn)在會博通已經(jīng)知識管理文檔管理檔案管理證照管理辦公自動化人事檔案管理合同管理領域走在世界領先水平。會博通一直秉承企業(yè)文檔管理,安全才是王道,六大安全技術保障企業(yè)文檔安全。會博通綜合文檔管理系統(tǒng)采用痕跡記錄、USBKey、數(shù)字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印六大安全技術,依權限管理機制,保證企業(yè)文檔安全。實現(xiàn)企業(yè)文檔管理,成為企業(yè)核心競爭力,讓企業(yè)文檔得以安全地傳播與利用。


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