企業(yè)文檔管理安全是王道

2020/4/22 0:00:00 來源：作者：孫超瀏覽量： 1

企業(yè)文檔管理安全是王道

一、企業(yè)文檔管理安全的重要性：

企業(yè)不斷發(fā)展壯大過程中，日積月累產(chǎn)生大量有價值文檔，這些文檔往往把握著企業(yè)命脈，承載著企業(yè)發(fā)展的記憶、經(jīng)驗以及成果。即使企業(yè)文檔的重要性眾所周知，很多企業(yè)卻還是會疏忽對文檔進行合理性，有序化管理，往往因此出現(xiàn)嚴重的安全隱患，甚至阻礙企業(yè)發(fā)展。

成千上萬的企業(yè)文檔資料散亂存儲員工個人電腦，電腦中毒、硬盤損壞、缺乏操作記錄的情況時有發(fā)生，經(jīng)常給公司帶來直接巨大的經(jīng)濟損失。企業(yè)的重要機密文件經(jīng)常暴露在公司員工面前，85%的員工可以輕松獲取到公司具有競爭力資料和信息，機密資料泄露甚至引發(fā)版權爭議，新聞中經(jīng)常報道侵占版權的官司和紛爭不斷，到底誰才是真正的版權持有者？這些問題持續(xù)累積不加以解決將會給企業(yè)造成怎樣的影響？這些問題都值得我們深思。

二、企業(yè)文檔管理常見安全弊端

公司日常運行過程中，通常會產(chǎn)生很多包含技術、財務、銷售、客戶等機密敏感信息的文檔，普通的電腦鎖定及共享很難讓文檔得到行之有效的保護。目前很多企業(yè)在文檔管理方面存在著諸多弊端:

1、大量的文檔資料分散存儲在員工電腦上，少則幾百臺，多則成千上萬臺電腦中，根本無法做到所有文檔統(tǒng)一集中管理，實現(xiàn)全部文檔的備份幾乎不可能。

2、企業(yè)現(xiàn)有文檔管理缺乏基于角色、用戶權限管理措施，企業(yè)內(nèi)部因部門不同、員工級別不同，針對文件使用范圍也不同。但管理人員無法根據(jù)實際需求設置不同部門、員工使用不同文件的權限。重量級文件往往存在被某些員工輕易獲得，導致泄露風險，無法全面保障公司文檔資料安全性。缺乏對文件的使用權限控制措施，企業(yè)內(nèi)部文件甚至核心機密文件不能合理設置不同的使用權限，造成機密文件在企業(yè)內(nèi)部的濫用，從而給企業(yè)核心機密帶來了重大的安全隱患。

3、企業(yè)文檔管理缺乏安全的加密機制，企業(yè)內(nèi)重要文件被網(wǎng)絡黑客或競爭對手非法拷貝走，將會給企業(yè)帶來極大的損失。

4、企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，公司的機密文件遭到惡意篡改后無從查起，員工之間互相猜忌推卸責任，影響公司內(nèi)部團結。有時重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟損失。

三、會博通綜合文檔管理系統(tǒng)六大安全技術保證文檔安全：

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術企業(yè)。現(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。會博通一直秉承企業(yè)文檔管理，安全才是王道，六大安全技術保障企業(yè)文檔安全。會博通綜合文檔管理系統(tǒng)采用痕跡記錄、USBKey、數(shù)字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印六大安全技術，依權限管理機制，保證企業(yè)文檔安全。實現(xiàn)企業(yè)文檔管理，成為企業(yè)核心競爭力，讓企業(yè)文檔得以安全地傳播與利用。