網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位建設(shè)檔案管理系統(tǒng)必備6大功能

眾所周知，檔案管理一直是企事業(yè)單位、組織機(jī)構(gòu)管理不可或缺的重要組成部分，央企、國(guó)企、政務(wù)機(jī)構(gòu)尤其重要。那么在這個(gè)經(jīng)濟(jì)、科技、網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的時(shí)代，如何建設(shè)檔案管理系統(tǒng)才能滿足單位的需求呢？網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位建設(shè)檔案管理系統(tǒng)需要哪些功能呢？

紹林科技作為我國(guó)最早的一家高科技軟件企業(yè)，1988年已開(kāi)發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會(huì)博通，亦是我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商之一。在過(guò)去30年，我們一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，不斷升級(jí)，為打造組織知識(shí)生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。會(huì)博通在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。曾為南方電網(wǎng)、中國(guó)銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國(guó)電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團(tuán)、珠江鋼琴等企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng)，提供檔案管理信息化建設(shè)方案。下面就由會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理分享《網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位建設(shè)檔案管理系統(tǒng)必備功能》供大家參考：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理指出：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位的檔案管理的信息化建設(shè)不僅是時(shí)代的需要，更是企業(yè)發(fā)展的需要，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目的：

一、檔案有序化管理：

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位建設(shè)檔案管理系統(tǒng)需要提供可自由定義檔案分類、結(jié)構(gòu)分類與屬性分類等功能。要滿足業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)個(gè)性化，實(shí)體與電子檔案有序化管理。

二、檔案管理規(guī)范化：

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位建設(shè)檔案管理系統(tǒng)須提供細(xì)粒化依權(quán)限管理功能，不同崗位、不同職責(zé)的用戶，在使用系統(tǒng)過(guò)程中按其權(quán)限實(shí)現(xiàn)檔案錄入、移交、查閱與借還，自由定義專業(yè)檔案業(yè)務(wù)的協(xié)作方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理指出：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企事業(yè)單位建設(shè)檔案管理系統(tǒng)必備六大功能：

1、檔案收集：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁(yè)新建、批量新建等多種檔案錄入功能。應(yīng)支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號(hào)、順序號(hào)等對(duì)應(yīng)信息批量對(duì)應(yīng)上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實(shí)現(xiàn)分布式或集中式的檔案整理需求；

2、規(guī)范檔案管理：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，且滿足綜合性檔案的集中存儲(chǔ)、集中應(yīng)用，可對(duì)檔案門(mén)類以及屬性字段進(jìn)行自定義創(chuàng)建，滿足單位管理文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門(mén)類。擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、過(guò)期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對(duì)應(yīng)的管理功能，并對(duì)檔案的出入庫(kù)，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請(qǐng)與登記功能，并可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)；

3、檔案整理：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)支持符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎(chǔ)上套取打印模板并調(diào)整打印格式；

4、檔案安全管理：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)具有完善的安全機(jī)制，靈活的權(quán)限設(shè)置和多級(jí)管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，可針對(duì)用戶進(jìn)行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級(jí)、單位、門(mén)類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。用戶只有通過(guò)身份、權(quán)限驗(yàn)證，才能使用與自己權(quán)限相對(duì)應(yīng)的功能；文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中是加密傳輸；對(duì)用戶的登錄和操作都有完整的日志記載；

5、檔案檢索查詢：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語(yǔ)言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果須根據(jù)工作職能與授權(quán)決定；

6、檔案統(tǒng)計(jì)：

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)可對(duì)庫(kù)存檔案的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級(jí)、數(shù)字檔案不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并且，在每一個(gè)檔案管理分類的屬性頁(yè)面中，都帶有自定義統(tǒng)計(jì)功能。