政務電子文件、檔案歸檔管理常見問題匯總

1、紙質檔案辦理流程不適應電子檔案全過程管理要求

目前對電子文件的管理措施大多模擬紙質公文，尚未形成規模的運行機制。在使用辦公自動化系統收發文件時，機構系統之間難以實現高效對接，部分機構往來文件習慣于先按電子文件進行處理，正式文件隨后打印出出來由經辦人使用，電子文件容易處于管理松散的狀態，難以避免重要電子文件流失、失控和被非法持有等情況，無法對電子文件形成辦理、歸檔移交、保管利用實現全過程管理，造成文件信息資源的損失和歷史記錄的缺失，大大制約了信息時代文檔資源開發、管理與利用。

2、分段管理影響電子文件文檔一體化管理要求

調研的職能部門機構在履行其法定職責或處理事務過程中，均存在電子文件管理不規范，未對業務過程進行全面記錄，無法形成具有法律效力的電子文件的情況。其中，有個別職能部門業務文件類別多， 信息散落在各個業務系統中，沒有進行規范化管理，文件、檔案分段管理的運行機制，加上各業務部門、檔案部門和信息化部門多頭負責的信息化系統建設模式，影響了文檔一體化的順利開展，易出現電子文件處置隨意的現象，難以確保電子文件完整、準確、系統和高質量歸檔，難以實現進一步信息資源共享；

3、信息系統建設未能充分考慮電子文檔特性

電子文件、電子檔案的管理工作對系統依賴性較強，較易被不留痕跡地改動而影響其真實性，輕易因數量少和構成要素上的不齊全而影響其完整性，較易丟失、泄密造成安全風險，也較易隨著計算機軟硬件平臺的升級而影響其可讀性，調研的深圳市職能部門中 90% 的單位業務系統沒有充分考慮電子文件管理功能，一些需要在系統設計時實現的功能被忽視，導致文件、檔案系統難以有效銜接，電子文件和元數據采集、歸檔困難，無法滿足電子文件管理相關要求

4、電子文檔規范不健全

當前的電子文件管理存在重技術研究、輕標準和制度配套的現象，在調研的7個城市檔案局（館）中僅3個城市出臺了電子文件歸檔管理的制度規范，其他城市尚未出臺關于電子文件管理方面的規章制度和規范標準。深圳市在2019年出臺了《深圳市電子文件管理辦法》（試行），對市政府機關、政府直接管理的國有企事業單位的電子文件管理提出了相關要求，但相關的配套制度和操作細則等仍未建立，電子文件規范體系仍然不夠完備，國家現有的一些標準沒有得到充分的推廣應用，造成電子文件、電子檔案的管理剛性不足、保障缺位、監管薄弱的現象。