掌握3個關鍵！迅速成長為項目檔案管理達人

2022/11/23 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 769

“項目檔案管理太難做了！”

由于涉及專業多、參建部門多、投資大、周期長等原因，項目檔案管理一直是讓檔案管理人員頗為頭疼的問題。項目檔案管理究竟如何做？哪些是必須著重解決的問題？我們為您整理了3個關鍵點。

需求點一：項目經過層層分包，檔案管理難以把控

工程項目參與單位多，難以實現標準化、規范化的檔案管理，單獨建設系統不僅標準不一，而且成本比較高。且容易出現檔案資料不齊全、文件編制不貴干、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大、難以實現實時歸檔，檔案的手工與數字化耗時長、工作量大，工程眾多等情況。

項目檔案管理

會博通項目檔案管理系統，支持多用戶同時登錄系統。系統管理員可依權限將同一工程項目不同人員，不同工程項目成員統籌規劃到同一個系統當中。不同人員在系統的流程化審批、電子化反分享利用的加持下，檔案管理更高效、更敏捷。

需求點二：工程項目架構層級化，檔案管理協作較難實現標準化

項目檔案管理是一項標準化、嚴謹性都很高的工作，需要制定明確的項目檔案管理制度標準。制度標準要依據國家、行業、上級主管單位有關項目規定。具體的實施細則應涵蓋項目文件形成、整理、移交歸檔管理辦法；施工圖編制、審查管理辦法、照片視頻文件攝錄、整理、歸檔管理辦法；項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表；項目檔案分類方案與整理細則等。建設單位對項目檔案工作負總責，對檔案工作實行統一管理、統一制度、統一標準。

項目檔案管理

會博通工程項目檔案管理系統可將企業的組織架構原原本本地投射到網絡虛擬世界中，也就是組織架構的虛擬化，能在系統中建立與現實中的組織架構完全一致的組織層級結構，并且，組織框架也就是帶層級的用戶框架，把用戶管理與組織架構融為一體，更顯會博通的創新、實用和與用戶需求的主動融合。會博通創建的組織架構，不受層級數量的限制，并且，每一級組織，包括組織中的個人，都可以有自己的簡介頁面、資訊專欄和論壇，可創建符合自身需求的知識管理架構。

關鍵點三：工程項目檔案信息化管理業務流程

鑒于工程項目參與人員眾多，如何將檔案管理從最前期的檔案收集，到檔案移交、匯總、驗收檢查，再到最終形成最終檔案都做好管控，需要每一個環節人員的共同努力。為了讓各方人員協調配合，需要構建工程項目檔案信息化管理業務流程。

項目檔案管理

會博通工程項目檔案信息化管理遵循“誰形成、誰歸檔”的原則，按照規范性文件要求收集及整理，通過會博通可對紙質、電子文件同時歸檔，并向對應的管理單位進行移交。比如，在整個大的流程框架下，設計單位負責收集并移交設計文件；監理單位負責收集并移交監理等文件。

在項目檔案管理領域，會博通相繼承接過棕櫚生態城鎮發展股份有限公司、廣東省廣晟投資集團有限公司、廣東交通實業投資有限公司、廣東省公路建設有限公司、廣東中人集團建設有限公司、廣州興業路橋工程有限公司、佛山市公路工程有限公司等工程類企業、項目型企業檔案管理業務服務，擁有比較多的實踐經驗和知識積淀，各位朋友們在項目檔案管理方向上有任何的疑問困惑，也歡迎留言跟我們進行交流探討。

學會項目檔案管理3個關鍵，用好工具軟件，項目檔案管理也可以很簡單。希望大家在項目檔案管理工作中越來越從容，越來越游刃有余，進階成為高階項目檔案管理者。