檔案管理系統平臺:智能檔案一體化管理系統

2022/12/13 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  531

會博通檔案管理系統平臺滿足檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用等整個生命周期的一體化信息管理系統平臺,已經為眾多企業解決了檔案管理上的痛點.

檔案管理系統平臺、檔案管理軟件平臺、一體化信息管理系統平臺

目前檔案管理存在的問題

一、統一集中收集難

      傳統檔案管理員因其的工作專業度參差不齊,檔案散落的地方較多,又由于職責要求規范化、標準化,基于不專業,容易導致不同的情況下檔案數據質量難以保證,不易實現統一集中管理、統一合理調配。


二、難實現互聯互通共享

      關聯到多個業務檔案、跨地域、跨部門、跨單位的信息傳播,導致“信息孤島”是當下痛點,難以突破不同地域、不同系統的壁壘與界限,信息互聯互通共享率低,難以實現整體數據展示與分析。


三、儲存環境難掌控

      傳統檔案容易收外界的影響,都會對檔案“壽命”的長短起著至關重要的作用,就如環境濕度、光線、溫度等難以掌控的因素。


四、使用效率低,難以提升

      傳統檔案借閱及查詢調取難,效率低業導致了工作痛點顯著,使得眾多值得借鑒的歷史數據的復用程度降低,削弱了檔案儲存的重要意義,檔案價值得不到利用于開發。


五、存調成本把控難

      傳統檔案儲存會浪費大量的紙張,浪費成本大,其調取查閱難,容易被銷毀不可逆轉的恢復。

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檔案管理軟件的作用

(一)提高工作效率

檔案管理系統軟件在信息時代已經實戰了多年經驗,也獲得了不少的收獲,給眾多國企、黨政、上市企業、事業單位、個組織帶來了使用價值,主根據市場的需求以及時代信息化的推動二出現,其運用確確實實有助于檔案管理的便利,逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式,把檔案管理工作簡單化,更標準化、更規范化。再使用中確實節省了不少人力和時間。


(二)實現檔案保密防止泄露功能

      用戶可在檔案管理軟件中通過設置權限管理,比如有效進行管理員、查閱人等角色分配工作,根據需求設置人員的查閱權限等,讓具備查閱人才能查閱相應的檔案,從而又針對性的對檔案進行安全管理與保密管理。在查檔人進行查檔時,系統可自行記錄,形成查詢日志,對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計,以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖,即使別人打開了檔案管理人員的電腦,也無法打開檔案管理系統軟件。


(三)能夠更好地開發檔案內容信息

       檔案管理系統軟件,能夠直接在檔案的基礎信息編輯之后,添加此檔案的掃描電子圖片,這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片,方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

       檔案管理系統軟件能針對檔案文件情況進行相關性編輯,方便后期檢索工具對各種有關的電子文件進行查找,以及了解文檔的來龍去脈,使檔案內容發揮更大的作用。同時也具備數據的傳送、備份、接收、恢復、移交、借閱等功能等。

 

選擇合適的檔案管理軟件

       據檔案管理工作的需求,會博通檔案管理系統平臺檔案管理業務具有全面標準化、流程化,為檔案移交、歸檔、借還等業務。文件管理系統軟件還包括數據傳輸、接收、備份、恢復等功能,此外,它還具有用戶管理、日志功能、交易提醒等。在安全上就更不可忽略了,一般多重安全機制,包括SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、強密碼登錄控制等安全策略。

另外還支持:

       1、文件管理

       2、檔案管理

       3、人事檔案管理

       4、流程與協作管理

       5、綜合知識管理

       6、OA辦公自動化管理

       7、檔案庫房環境管理

       8、證照與知識產權管理

       9、日程與考勤管理

       10、知識搜索與知識支持

       11、定制功能開發

       12、提醒服務


       從各種功能出發,是否覺得會博通檔案管理系統更適合您呢?如果想了解更詳細的,可以留言或咨詢我們的客服,我們會給您更加詳細的視頻介紹或人工解答您的疑問,讓您真正使用到適合自己的辦公管理系統。



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