檔案室怎樣檔案整理,檔案室管理軟件

檔案室首先就需要了解怎樣檔案整理，整理就涉及到檔案鑒定，先判定檔案室內的檔案是否有保存價值——切忌不能僅憑自己的主觀判定，必須依據檔案法規規范，最好可以征求檔案形成部門的意見。接著就是檔案整理，對判定有保存價值的檔案進行分類，編號，編目等整理后，上架保管。整個流程是環環相扣，但也離不開檔案室管理軟件的運用。

       眾所周知，想要做好檔案整理的基本五個流程：檔案的整理分類，排列，編號，編目，裝訂（裝盒）。就是將同一類別或者是同一問題的檔案分類，按制度按序排列，編號，編寫目錄，進行裝訂或裝盒。基于檔案其實就是歷史的真實記錄，整理檔案要遵循檔案形成的自然規律，保持檔案之間的歷史聯系，才能夠更好的為提供利用服務。

       檔案室怎樣檔案整理？這是很多企業與檔案管理員所關心得問題，下面介紹一下。

       檔案整理通常是指檔案實體整理與檔案內容整理的統稱，是一項特別重要的工作內容。檔案內容整理，需要對檔案文件的內容真偽的鑒別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。

       檔案實體整理，把零散的或者需要進一步條理化的文件或檔案，做好分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。因此，檔案整理主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內容：

（一）檔案館對接收與征集檔案的整理

     1、系統排列與編目在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門與業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室與檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗與案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

       2、局部調整對于已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館與檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。

       3、全過程整理檔案館、檔案室有時也接收與征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。

（二）就如照片檔案的整理步驟

        依照《照片檔案管理規范》的具體要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于提供利用的原則、有利于保管。照片檔案的底片、照片應分開存放。

1.照片檔案的分類

       根據照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

（1）底片的分類

       按底片的制成材料分類，有軟質底片、硬質底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產生的照片來分類；按內容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產品類型來分類。對于底片數量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

（2）照片的分類

       應在全宗內按保管期限——年度——問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內容與表現形式，劃分為記錄性照片與藝術性照片兩大類。

2.照片文字說明的編寫

       文字說明同底片、照片一起構成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質量。文字

       說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

3.照片檔案的立卷

       照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內容一卷，內容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。

        一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定與反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號組成。

        照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張號、全宗號——保管期限代碼——張號。

4.照片檔案目錄的編制

       為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制的目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據需要增加項目。基本目錄的條目應按照編號排序。

        照片檔案目錄參考格式

        照片檔案目錄

（三）照片檔案的保管 

       照片檔案保管工作的主要任務是集中統一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

1.照片檔案的庫房

       既有條件又有必要建設照片檔案專門庫房的單位，應建設符合《照片檔案管理規范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應當選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內晝夜

        溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不應大于±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

2.照片檔案的裝具

       照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案是有一定區別得。通常文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具如下類型：

（1）新型照片檔案冊

       在工作中，需要按照國家標準，從封面到內芯，使用質量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應，存用方便。對于大照片檔案的保管，應該按照《照片檔案管理規范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。

       同時，在照片檔案卷內目錄的備注欄內注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨存放與保管。

（2）自制相冊

       即模仿商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規范，而且做工復雜，成本也不低。

（3）仿造文書檔案裝具規格自行設計的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應的位置上，冊內芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統一管理。

（4）普通相冊

        即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優點是方便、美觀；缺點是規格不一，不便于寫文字說明。

檔案室管理軟件

       在不斷更新變化的時代里，高科技技術的研發與應用，使得企業發展更加順利。在企業中檔案管理工作質量與效率對企業發展來說非常重要，因此，需要不斷加強檔案管理水平，結合先進的科學技術，利用信息技術、網絡技術所建立的檔案室管理軟件，實現檔案管理智能化、專業化、法律化，完全彌補了傳統檔案管理中的不足，并且起到了優化檔案管理模式、提高管理質量、降低檔案管理工作量、節約部分人力、物力、財力等作用。

一、檔案管理現狀

       在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業都已借助高科技的力量來推動發展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，檔案室管理軟件一定程度上節省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

       然而由于很多企業中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環節出現差錯，例如：

       對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

        因此，為了更好地使企業檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發公司共同針對此種現象進行更深一步的研究。

        經過不斷努力研發出一項具有專業性質的檔案室管理軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優點。基于此，我們更應該對檔案管理系統軟件的優勢及功能加以了解。

二、專業性會博通檔案管理系統軟件具備諸多優勢

1、提高工作效率

       檔案管理系統軟件得現身，確實很明顯逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不似過往過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間與資源；

        如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

        檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印與傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力與時間。

2、更好地實現檔案保密功能

       一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。

        在查檔人員進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

3、能夠更好地開發檔案內容信息

        一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

       會博通檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等功能。

三、專業性檔案管理系統軟件具備諸多功能

1、接收文登記

       文書人員接收到相關的公文后，將文件信息錄進系統，便可打印收文登記簿與收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿與收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。

2、組建檔卷

       可依據本單位具體檔案工作職能，選擇合理的檔案分類方案。例如“年度—機構（問題）—保管期限”分類法、年度—保管期限—機構（問題）”、“保管期限—年度—機構（問題）”分類法、“分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文與發文，只需搜索相應序號，即可調出相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。

3、發文登記

       可以將每一個部門一個總號或多個號；檔案管理系統軟件可以按年度自動對發文進行編號；發文登記之后，可打印發文登記簿，發文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也能進行分期分批統一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。

4.公文查詢

       在檔案室管理軟件中，可實現快速各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。

       會博通檔案室管理軟件提供給企業一個易用，安全，高效的文件、文檔、檔案管理軟件。通過該檔案系統軟件，可以實現文件集中存儲和管理海量的文檔和各類的數字資產（如Office文檔，視頻，音頻，圖片，AutoCAD檔等等）。檔案室管理軟件提供了嚴謹與靈活的權限管理機制與文檔共享機制。通過管理系統，可以很安全與便捷的管理文件檔案的存儲，分發，打印和下載。

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