知識學院
加強學校檔案管理工作：助推學校檔案智慧化建設發展過程
在當下互聯網、大數據、云計算、信息數字化等技術的發展下，為保持學校內檔案管理人員對檔案管理工作的高度重視，需要落實對檔案信息搜集、分類、整理、保存、安全管理等技術系統的智慧化建設——學校檔案管理系統；
由于學校檔案管理工作會直接影響到整個學校的檔案立卷歸檔規范、教師、學員、學院職員的各項數據信息查詢、學校歷史進程的佐證等方面，因此在整理過程中須避免信息缺失和編目漏洞所導致的亂序問題，希望能夠以高度科學性的檔案管理工作機制來助推教學管理工作的正常運行。
一、學校檔案管理團隊的優化建設
1.1發展現狀
國內學校的檔案管理工作正處于建設初期，管理理念、管理措施與管理模式具有諸多漏洞與不足，有不少問題亟待解決。
學校目前主要存在的是檔案存儲方面、信息技術方面以及共享方面的技術落實不到位等問題，所以現檔案管理在應用與建設中存在諸多問題。另外多數學校的檔案管理人員偏向老齡化，導致有些學校檔案管理工作因循守舊，難以實現創新性發展；
在傳統檔案管理方式中，管理員想快速搜集整理與查詢服務是很難實現的，由于管理中的效率和與作質量較低，不符合信息化時代的建設進程，具體表現如：應用計算機技術進行檔案管理，缺乏管理水平和管理體系的建設與創新，管理團隊的工作素質和工作質量已經成為重點關注的問題；
由于檔案管理中所涉及的機密文件進行保密工作，保密安全體系是否健全與學校檔案管理工作素養培訓的機制密切相關，需要引起學校工作人員的高度重視，需要加強實現學校檔案的保密體系。
1.2具體方式的優化
檔案管理工作的創新模式與優化體系在落實過程中：
首先，需加強相關工作人員對管理模式的創新和管理體系的優化，切實創新與優化工作理念與方式，杜絕傳統管理形式的弊端和漏洞，秉承《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見》的精神，把握主要創新方向，落實檔案管理服務的應用與開展，注重提升檔案管理工作的便捷性和數據查詢共享的快捷性，而不是單純地進行檔案搜集、整理和保密等相關工作內容；
其次，還需要落實檔案管理體系的創新性建設與發展，符合信息化時代背景下的發展方向，不斷提升創新發展理念，加強技術技能的培訓，保證任何一個工作人員能夠認識到信息時代下學校檔案管理工作的關鍵性與必要性；
最后，定期對相關工作人員進行考核，落實思想政治教育的培訓工作，明確工作目標與端正檔案管理工作態度，以提升管理隊伍的專業素質為主要建設方向，確保了檔案管理工作的順利落實。
與此同時，學校因需加強完善檔案管理工作人員的隊伍建設，人才的引進，制定積極、比較完善的檔案管理工作制度，讓高素質檔案管理人才入職于學校檔案管理工作體系中，不斷加強檔案管理理念，創新建設檔案工作制度，提高工作效率與加強工作質量。
二、學校檔案管理工作的優勢
2.1提高工作效率
學校檔案管理工作在創新建設與發展的過程中不僅需要記錄學校的整個歷史發展進程，還需要針對教師和學生的基本信息進行統計與匯總。另外，還包括對學校內所有承辦的各項活動進行檔案記錄，因此，會博通學校檔案管理系統在這里發揮著重要的作用。
把控不同階段檔案管理工作的實際情況，需要把握工作的科學性、連續性、直觀性與系統性，能夠充分展現出每個時期不同的工作成果和具體活動內容。讓檔案管理形式一目了然，清晰具體，讓學校檔案管理員能夠綜合性地針對檔案管理內容進行調整與優化，以利于信息化水平的建設與應用，提高檔案管理工作效率。在后續檔案管理技術應用時提高真實性與可靠性，穩步推進高職教育工作的健全發展。
2.2保證檔案安全檔案管理體系
學校檔案管理系統作為承載學校建校以來重要歷史事件和重要人員信息的基本數據資源庫，原有的傳統紙質版的存儲方式會由于紙質折損過度、字跡模糊不清、缺頁等問題而影響數據的完整性與真實性，在采用學校檔案管理系統進行電子檔保存后，就解決了查詢難、可永久保存、并且不會因為各種因素導致丟失。
采用現代化的信息化技術，利用掃描儀將紙質版的資源轉化為電子資源后，能夠全面保證學校檔案管理工作的安全性與快捷性，突出云端儲存技術的優勢和價值，并實時進行數據資源的備份、存儲與共享，避免意外操作而導致檔案數據丟失或篡改等問題，為后續學校檔案信息技術的應用與建設提供支持，以利于檔案信息的可持續發展。
結語：
總的來講，在現代化學校檔案信息管理建設的過程中，學校方應提高每個相關工作人員對學校方案管理工作的重視程度，需加強檔案管理工作在整個學校建設與發展過程中的助推作用，不斷凸顯檔案管理的價值，在提高檔案基礎信息管理與基礎設施建設與完善的過程中，加強人員培訓工作，以更科學、有效的信息化服務來優化檔案管理水平，不斷促進檔案管理工作的創新性發展，帶來更好的使用效益。
推薦閱讀：
