國家檔案局辦公室關于印發《電子檔案管理系統基本功能規定》的通知

 
  各省、自治區、直轄市檔案局、館，各計劃單列市檔案局、館，新疆生產建設兵團檔案局、館，中央和國家機關各部委檔案部門，中央軍委辦公廳保密和檔案局，各人民團體檔案部門，各中央企業檔案部門，中國人民大學檔案學院：

  現將《電子檔案管理系統基本功能規定》印發給你們，請結合實際遵照執行。

  國家檔案局辦公室

  2017年12月15日

電子檔案管理系統基本功能規定

  第一章總則

  第一條為推動電子檔案科學管理，規范電子檔案管理系統建設，明確電子檔案管理系統基本功能，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，按照國家有關法律法規和標準規范，制定本規定。

  第二條本規定所稱電子檔案管理系統，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。

  第三條本規定明確了電子檔案管理系統（以下簡稱系統）必備的功能。系統建設應依據先進、實用、安全、發展的原則。

  第四條本規定適用于國家各級各類檔案館，機關、團體、企事業單位可參照執行。

  第二章系統總體要求

  第五條系統結構應具備開放性，可實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換。

  第六條系統功能應具備可擴展性，應滿足當前及可預見的時間內的業務需求，可方便地進行功能擴展。

  第七條系統實現應具備靈活性，支持電子檔案管理的業務模式、工作流程和數據結構等的靈活定義與部署。

  第八條系統運行應安全可靠，保存電子檔案管理關鍵業務過程記錄，根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全，防止非授權訪問。

  第九條系統應依據電子檔案保存和利用的業務要求分別建立相應數據庫。

  第十條系統應能夠管理符合國家、行業標準規定的多種門類、多種格式的電子檔案。

  第十一條系統應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。

  第三章檔案接收

  第十二條系統應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。

  第十三條系統應具備對電子檔案的數量、質量、完整性和規范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。

  第十四條系統應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。

  第十五條系統應具備對征集檔案進行管理的功能。

  第四章檔案整理

  第十六條系統應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調整處理。

  第十七條系統應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯。

  第十八條系統應具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。

  第十九條系統應具備維護電子檔案各組成部分及相關數據信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯功能。

  第二十條系統應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。

  第五章檔案保存

  第二十一條系統應具備對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數據，對備份數據和介質進行登記、檢測與管理，使用備份數據進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。

  第二十二條系統應具備對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能，對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統響應超時等情況發出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。

  第二十三條系統應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

  第二十四條系統應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。

  第六章檔案利用

  第二十五條系統應具備依據利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。

  第二十六條系統應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。

  第二十七條系統應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

  第二十八條系統應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。

  第二十九條系統應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。

  第七章檔案鑒定與處置

  第三十條系統應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

  第三十一條系統應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。

  第三十二條系統應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。

  第三十三條系統應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

  第八章檔案統計

  第三十四條系統應具備對電子檔案數量與容量的統計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。

  第三十五條系統應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計的功能。

  第三十六條系統應內置常用電子檔案工作統計報表。

  第三十七條系統應提供報表制作工具，支持用戶自定義統計報表。

  第九章系統管理

  第三十八條系統應提供電子檔案數據庫及其存儲結構的定義與配置功能。

  第三十九條系統應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統應內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統應支持對會計、業務類等專門檔案分類體系的設置。

  第四十條系統應具備電子檔案元數據和目錄數據的定義與維護功能，內置常見種類的電子檔案元數據方案。

  第四十一條系統應具備用戶信息管理的功能，支持系統管理員、系統安全保密員和系統安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數據進行授權等功能。

  第四十二條系統應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

  第四十三條系統應具備對電子檔案關鍵業務過程、檔案管理操作行為和系統非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發現問題。

  第十章附則

  第四十四條本規定由國家檔案局負責解釋。

  第四十五條本規定自公布之日起實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》同時廢止。

  抄送：各副省級市檔案局、館，解放軍檔案館、武警部隊參謀部辦公室。

  國家檔案局辦公室秘書處

  2017年12月29日印發

轉載：中華人民共和國國家檔案局