企業集團數字檔案館試點申報要求

企業集團數字檔案館試點申報要求

  眾所周知，企業集團數字檔案館（室）建設開展試點，是國家檔案局貫徹落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，推動企業檔案工作數字化轉型與高質量發展的重點工作之一，因此，規劃以“十四五”期間分批推進。與“十三五”時期開展的企業數字檔案館（室）建設試點工作相比，本次試點工作的責任主體為企業集團總部，旨在通過構建以企業總部為中心、所屬單位為節點的互聯互通的企業集團數字檔案館（室）體系，推動企業數字檔案館（室）建設從“十三五”時期的“點”上突破向“十四五”期間的“面”上拓展，進一步提升企業檔案工作的信息化水平。企業集團數字檔案館試點申報采取自愿原則。

    接下來，有意愿并有規劃開展試點的企業集團，可依照《國家檔案局辦公室關于開展企業集團數字檔案館（室）建設試點工作的通知》的要求，通過省級檔案主管部門、中央企業報送試點申報材料。

企業集團數字檔案館試點申報需要滿足以下要求：

    1. 企業集團具有一定規模和歷史，有相對完整的檔案資料和文化遺產。

    2. 企業集團具有數字化檔案管理的需求和意愿，愿意投入一定的資金和人力資源。

    3. 企業集團已經建立了相應的信息化系統，并有專門的管理人員或團隊。

    4. 企業集團具有相對獨立的法人地位，且未涉及到國家秘密或商業機密等敏感信息。

    5. 企業集團應具有較好的社會聲譽和社會責任感，支持文化遺產的保護和傳承。

某地區的企業集團數字檔案館試點申報材料：

  1、營業執照或者事業單位法人證書；

  2、從事印刷、復制等經營活動的許可證明；

  3、企業事業單位章程；

  4、生產經營和辦公場所的產權證書或者租賃合同；

  5、國家秘密載體印制、保管場所平面圖；

  6、法定代表人及從事涉密業務印制、管理人員的身份證明材料；

  7、驗資報告及上一年度財務審計報告；

  8、印制設備清單；

  9、保密管理規章制度及保密設施、設備清單；

  10、其他材料。

企業集團申請單位應當對申請材料的真實性負責。

申請流程

  1、國家保密行政管理部門負責審批甲級資質；省（自治區、直轄市）保密行政管理部門負責審批乙級資質；

  2、申請甲級資質的，應當向工商注冊地省（自治區、直轄市）保密行政管理部門提出申請；申請乙級資質的，應當向工商注冊地市地級保密行政管理部門提出申請；

  3、省（自治區、直轄市）保密行政管理部門和市地級保密行政管理部門收到申請材料后，應當在10個工作日內完成材料的'完備性和真實性審查，符合申請條件的，按照審批權限分別報送有關保密行政管理部門；不符合申請條件的，退回申請材料，并說明理由；

  4、保密行政管理部門收到申請材料后，應當在5個工作日內對申請材料進行書面審查。符合要求的，發出受理通知書。不符合要求的，書面告知申請單位。

  5、對決定受理的申請單位，保密行政管理部門應當在30個工作日內指派兩名以上工作人員進行現場審查。

  6、現場審查按照以下程序進行：

  （1）提前7個工作日通知被審查單位；

  （2）聽取被審查單位情況匯報和對有關事項的說明；

  （3）組織涉密人員進行保密知識測試；

  （4）進行實地檢查，并作出檢查記錄；

  （5）對現場審查情況進行評議，形成審查意見；

  （6）向被審查單位通報審查情況；

  （7）簽字確認現場審查結果。

  7、現場審查結束后，保密行政管理部門應當在15個工作日內作出審批決定。

  據了解，所有納入試點范圍的企業將在2025年6月底需要提前完成驗收。國家檔案局將以適當方式加強對試點工作的監督、指導、檢查，組織開展試點驗收與成果推廣。部分內容來源于網絡，信息僅供參考。

推薦閱讀：

制造行業文件、檔案管理系統應用方案

大型高新技術企業集團白云泵業，用會博通打造“證照+檔案管理”一體化應用

【案例】南方電器：會博通賦能數字化轉型 實現合同、檔案一體化管理

中國500強萬寶集團，攜會博通賦能檔案管理系統升級