保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)解決方案，讓保險(xiǎn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

  隨著中國保險(xiǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，相信未來將成為全球最重要的保險(xiǎn)市場(chǎng)之一。隨之而來，該行業(yè)的各類型紙質(zhì)檔案大量增加，業(yè)務(wù)部門與各個(gè)部門對(duì)檔案信息的需求也在急劇攀升。保險(xiǎn)行業(yè)也會(huì)成為檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要門類，因此，會(huì)博通保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)運(yùn)而生，確實(shí)幫助了很多保險(xiǎn)企業(yè)解決了檔案收集、管理與利用的難題。

  國家檔案局和中國人民保險(xiǎn)公司在1988年制定并印發(fā)的《中國人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》、保監(jiān)會(huì)下發(fā)的《人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》等文件均對(duì)保險(xiǎn)行業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理工作有明確規(guī)定與考量標(biāo)準(zhǔn)，并強(qiáng)令加強(qiáng)執(zhí)行檔案信息化管理。因此，目前中國平安、中國人壽、新華保險(xiǎn)、友邦、信誠人壽等保險(xiǎn)公司率先也采用了電子檔案管理技術(shù)，因與傳統(tǒng)的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時(shí)在線查閱等優(yōu)點(diǎn)，現(xiàn)今電子檔案技術(shù)得到大力推廣并已經(jīng)成為檔案管理的主要模式。

在保險(xiǎn)行業(yè)的調(diào)研報(bào)告中總結(jié)如下，保險(xiǎn)公司檔案管理工作中普遍存在下面幾大問題：

  1、檔案管理分散，無良好的檔案管理規(guī)范制度，并且檔案管理者對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)欠缺，那么檔案管理工作就變得難度大；

  2、過期、無保存價(jià)值紙質(zhì)檔案沒有及時(shí)更換與銷毀，造成庫房的積壓，提高各項(xiàng)管理成本；

  3、檔案查閱與利用安全性差，比如紙質(zhì)檔案無人保管與長期利用，查閱，那么檔案地價(jià)值便無法得到保存地意義；

  4、紙質(zhì)檔案出了保存難，其檔案利用效率低下，并且人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也不達(dá)標(biāo)與準(zhǔn)確；

  5、歷史檔案管理沒有到達(dá)到國家檔案局和保監(jiān)會(huì)的要求；

  6、傳統(tǒng)人工操作易導(dǎo)致檔案著錄信息出錯(cuò)，易遺漏，并且不明確。

  針對(duì)上述的諸多問題，會(huì)博通結(jié)合各大保險(xiǎn)公司檔案管理工作的實(shí)際需求，自主研發(fā)了檔案管理系統(tǒng)與檔案數(shù)字化加工解決方案，并且進(jìn)行了市場(chǎng)實(shí)戰(zhàn)運(yùn)用，獲得眾多保險(xiǎn)企業(yè)的好評(píng)，通過了解分享，會(huì)博通保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)亮點(diǎn)如下：

一、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)解決方案：

  ①統(tǒng)一集中規(guī)范管理：為保險(xiǎn)企業(yè)量身設(shè)計(jì)完整的檔案管理規(guī)范一款系統(tǒng)，為總公司提供了總部公司對(duì)所有分支機(jī)構(gòu)集中式統(tǒng)一的管理方式；并實(shí)現(xiàn)檔案管理的全生命周期管理，從檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管到利用（共享、借閱、移交、編研等），為了滿足一些保險(xiǎn)企業(yè)各部門操作需求，該系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以引導(dǎo)各級(jí)部門檔案人員規(guī)范化操作，更為簡單快捷。

  ②多種檢索模式：當(dāng)用戶需求某個(gè)檔案時(shí)，但在海量的檔案庫中不易尋找，這時(shí)需要精準(zhǔn)查詢目標(biāo)檔案，那么該系統(tǒng)就擁有多種多種檢索模式，比如檔案條目檢索、時(shí)間篩選、屬性檢索與關(guān)鍵詞形式的全文檢索、簡單檢索、高級(jí)檢索、跨庫檢索等功能；

  ③解決歷史檔案難題：對(duì)用戶的歷史檔案可根據(jù)國家檔案局與保監(jiān)會(huì)的要求結(jié)合用戶單位的實(shí)際需求設(shè)計(jì)一套完整的整理方案，使原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化的處理與檔案系統(tǒng)同步；

  ④待辦事件及時(shí)處理：為了提供日常工作效率，會(huì)博通保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中設(shè)有各種類型的提示功能，比如在線交流的對(duì)話框提示、在線待辦事件提醒、郵件提示功能、手機(jī)短信提示等，可以便利相關(guān)人員及時(shí)處理檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對(duì)檔案保管期限的判斷；

  ⑤高安全性的檔案利用：在保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理可以做到權(quán)限的控制，其中可以涉及保存借閱、查閱、移交、打印、下載、檔案系統(tǒng)登陸等詳細(xì)操作日志，且該系統(tǒng)中的電子檔案不允許拷屏；

  ⑥多種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：檔案明細(xì)統(tǒng)計(jì)、檔案年報(bào)統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案保管統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)操作日志統(tǒng)計(jì)等；

  ⑦提高檔案信息準(zhǔn)確率：由管理系統(tǒng)將檔案著錄信息詳細(xì)進(jìn)行摘錄，減少諸多人工操作帶來的錯(cuò)誤率。

二、紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化解決方案：

由于各地的政策要求，保險(xiǎn)公司針對(duì)檔案的管理越來越規(guī)范，給企業(yè)帶來的好處也是諸多的，甚至?xí)绊懫髽I(yè)穩(wěn)步向前長遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵。

  ①系統(tǒng)具體高效、高速運(yùn)作：可以進(jìn)行線上批量檔案錄入與整理、批量圖像處理、數(shù)據(jù)加密、全文檢索、批量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、PDF、文本錄入、OCR漢字識(shí)別等技術(shù)，針對(duì)各種業(yè)務(wù)檔案類型，按照不同時(shí)間、事件與格式選擇的靈活性，制定出不同的生產(chǎn)流程，從人員、設(shè)備、軟硬件的配備方面，都有嚴(yán)格的質(zhì)量控制和全面的監(jiān)督與管理。

  ②數(shù)據(jù)操作安全：利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公司本單位內(nèi)采用局域進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入辦公現(xiàn)場(chǎng)，防止數(shù)據(jù)的泄密，每天上下班安排專人負(fù)責(zé)文檔質(zhì)量及數(shù)量嚴(yán)格的核對(duì)與交接，將清查情況詳細(xì)記錄在案。

  ③紀(jì)律嚴(yán)明。嚴(yán)格遵循國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及用戶的實(shí)際需求進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。

  ④檔案管理設(shè)備先進(jìn)：自主研發(fā)的檔案數(shù)字化機(jī)器人（一套檔案管理系統(tǒng)+掃描儀）可實(shí)現(xiàn)多站點(diǎn)快速檔案電子數(shù)字化處理，可實(shí)現(xiàn)所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統(tǒng)中，且自動(dòng)攜帶壓縮技術(shù)、OCR全文識(shí)別技術(shù)等，快捷掛接到保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)中，減少存儲(chǔ)空間，人力物力的浪費(fèi)。

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