數(shù)字化稅務檔案管理系統(tǒng)解決方案，全生命周期管理檔案系統(tǒng)

  稅收可以說它就是一個國家財政收入的主要來源，是確保國家社會管理職能的行使與正常運轉(zhuǎn)的資源基礎，在經(jīng)過網(wǎng)上信息得知，我國的稅收收入已占財政收入的90%以上，因此，針對國家稅收工作，目前也在不斷的自我完善以適應市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的需求，由此也產(chǎn)生數(shù)量巨大、復雜、種類繁多的稅務檔案。如稅務申報表、文書、票據(jù)、會計資料等等，如何做到科學管理稅務檔案也成為日常工作至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，會博通數(shù)字化稅務檔案管理系統(tǒng)也就運應而生。

  稅務檔案就是在稅務征收過程中所形成的檔案資料，這類檔案多以紙張為載體的圖、文材料，也是國家稅務征收機關(guān)和納稅人雙方依法辦稅的法律公文。就1997年1月1日國家稅務總局頒發(fā)了《關(guān)于深化稅收征管改革的方案》，在其中明確指出：稅收征管改革的任務是“建立以申報納稅和優(yōu)化服務為基礎，以計算機網(wǎng)絡為依托、集中征收、重點稽查的新的征管模式”。由此可見稅務檔案的法律效力是神圣不可侵犯的。

  每到征期稅收時，都會形成大量的檔案原件，傳統(tǒng)的做法就需要很多人手進行手工歸集、整理、裝訂、統(tǒng)計、建檔查閱、檢索檔案等，不得不說，這是一個工作非常復雜，非常耗時的工作，而且由于管理和存放檔案需要大量的人力、物力。使廣大的辦稅人員為此耗費大量的時間而不能更好的投入實際征管檢查中去，降低工作效率。怎么將大量的文檔資料存檔，怎樣讓稅務人員、辦案人員、司法人員快捷地查詢所需檔案資料等問題亟待解決，所以在稅務機關(guān)檔案中心建立一個數(shù)字化、自動化、網(wǎng)絡化的科技數(shù)字化稅務檔案管理系統(tǒng)勢在必行。

一、目前的稅務管理模式

  通常稅務局下設若干個稅務所，其管理轄區(qū)范圍內(nèi)成千上萬的納稅戶。稅務機關(guān)在日常工作中，會產(chǎn)生大量的各種文件、公文、批示等文書檔案，這類具有法律效力的檔案資料均須妥善保管，經(jīng)常查閱；另外稅務管轄的納稅戶在新成立、注銷等過程中會向稅務機關(guān)上交各種信息登記表等，這些資料存檔后被視為固定檔案。也是日常工作中經(jīng)常要查閱到的檔案；還有目前每個納稅戶在每月的前1-10號（或地方規(guī)定的其他時間），需向稅務機關(guān)上報上月的經(jīng)營情況、各種稅的繳納情況、發(fā)票的使用情況以及各類有關(guān)報表和相關(guān)文件。這些報表及文件檔案被視為流動檔案。這個量也是相當龐大的，平均每個納稅戶每月上交十份左右，以一萬個納稅戶計，每月就要產(chǎn)生十萬多份的流動檔案。

   所以面對龐大的資料檔案量，稅務人員在每月繁重的征收工作結(jié)束后還要耗費大量的時間和精力來整理、裝訂檔案，而且還擔憂著這些檔案保存、查閱中紙張變質(zhì)、損壞。這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法無法減輕稅務機關(guān)沉重的工作負擔，同時也不能滿足經(jīng)濟快速發(fā)展中納稅戶急劇增多、檔案資料日益龐大的管理需求，給查詢信息帶來了很大的不便。

二、傳統(tǒng)稅務檔案管理痛點主要表現(xiàn)在：

  1、檔案整理的工作量大，無法進行規(guī)范清晰分類。

  2、數(shù)字化稅務檔案管理方案，人工查詢速度慢，容易將原有整理好的檔案再次混亂；

  3、存儲占用空間大；

  4、檔案保存時間長，難免造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃等，給檔案復查調(diào)閱帶來影響；

  5、由于稅務機關(guān)及相關(guān)部門經(jīng)常反復查閱，頻繁查閱中容易將原件損壞或丟失，給工作和檔案管理造成障礙和損失。

  6、不便于借閱與因工作需要共享。

  7、泄露風險較大

三、 稅務檔案數(shù)字化管理解決方案

1、 主要特點

  高效集中稅務檔案收集歸檔

  由于上面所述，稅務局下設若干個稅務所，其管理轄區(qū)范圍內(nèi)成千上萬的納稅戶特點，可見檔案統(tǒng)一集中收集不是一件很容易的事情，因此，會博通數(shù)字化稅務檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)身恰好可以解決這一難題，該系統(tǒng)可打通多個站點收集檔案，實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)、跨單位、跨系統(tǒng)完成檔案收集。并且實現(xiàn)檔案整理與長期保存，以便稅務檔案后期的查閱與利用。

查詢方便、快捷

  稅務檔案存放量普遍都有上萬份的數(shù)量，若依照傳統(tǒng)方法存儲歸檔，查詢一個用戶資料檔案都需要少則花幾小時，多則幾天，甚至由于疏忽很難找到。若將文檔掃描，并進行數(shù)字化后按系統(tǒng)設計的方式建立索引歸檔數(shù)據(jù)，查詢時，查詢?nèi)藛T即可利用應用系統(tǒng)提供的界面，輸入電子文檔的檢索條件：如企業(yè)稅號、法人代表、企業(yè)名稱等。系統(tǒng)將會利用該條件去匹配文檔要素數(shù)據(jù)庫的紀錄，得到電子文檔索引指針，然后進行查詢。即可在數(shù)秒內(nèi)查到原件，大大提高工作效率。

節(jié)省空間與管理成本

  傳統(tǒng)稅務檔案管理都是將大量的資料存放在稅務的檔案室，不但占用空間大，也不便后期管理與利用，隨著信息科技的發(fā)展，稅務部只需采用會博通采用數(shù)字化稅務檔案管理系統(tǒng)解決方案，在需一臺電腦即可存儲，且能永久保存，并隨時可以調(diào)閱檔案，減少辦公空間，降低成本，還可以改善辦公環(huán)境。

實現(xiàn)資源共享

  隨著互聯(lián)網(wǎng)+的進一步普及與廣泛運用，實現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)的資源共享已成為現(xiàn)代管理的迫切需求。不得不說，在稅務檔案管理方面也是不例外的。

系統(tǒng)開放性

  自動化辦公是辦公發(fā)展的一種趨勢，其實自動化檔案管理系統(tǒng)完成稅務檔案管理工作也是成為普遍，也受到政策的推薦與各地相關(guān)部門的支持，為了發(fā)揮其應有的效益、提高管理系統(tǒng)功能、加速信息流轉(zhuǎn)，針對個性化的需求，系統(tǒng)所具有的良好的開放性以完全滿足各種行業(yè)的需求。

2、系統(tǒng)配置

  1)掃描儀1臺或多臺

  2)計算機1臺

  3)會博通數(shù)字化稅務檔案管理系統(tǒng)

 3、系統(tǒng)流程:

4、效益分析

  ①降低檔案管理的人工成本，提供檔案管理工作效率；

  ②節(jié)約紙張的浪費；

  ③節(jié)約案卷保存庫房空間與建設成本。

  ④提供精準的數(shù)據(jù)統(tǒng)計