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企業(yè)員工檔案整理方案
企業(yè)員工檔案整理方案
1、分類整理：將員工檔案按照不同的類別進行分類整理，如按崗位、年齡、性別等分類。
2、確定整理目標：確定整理的范圍、目的與時間，制定任務書或計劃表。
3、刪除歸檔：對于已離職或過期的員工檔案進行刪除歸檔，以減少存儲空間與提高工作效率。
4、數字化管理：將紙質檔案轉為電子檔案，采用數字化管理方式，實現信息化管理。
5、定期檢查：定期對員工檔案進行檢查，更新資料，確保檔案信息的準確性與完整性。
6、建立檔案索引：建立完善的檔案索引體系，便于查詢與使用。
7、督導檢查：領導與相關部門要對檔案整理工作進行督導檢查，確保工作的順利進行。
8、檔案維護：對檔案進行密封、標記、裝訂與保存，確保檔案的完好無損。
9、保密措施：加強檔案保密措施，設置權限，防止檔案泄露與損壞。
10、培訓評估：對員工進行檔案管理培訓，并定期評估檔案管理工作的效果，及時糾正問題。
企業(yè)員工檔案整理方案：
單位員工檔案如何整理呢？單位員工檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。通過下面的方式進行檔案名稱及編號整理，具體由下：
1、員工檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
2、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
3、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
4、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。
5、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、1年保存：結案后無長期保存必要者。
2、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。
3、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。
4、永久保存：(1)股東名簿；(2)章程；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)商業(yè)合同；(5)董事會及股東會紀錄；(6)工程設計圖；(7)財務報表；(8)技術文檔；(9)政府機關核準文件；(10)不動產所有權狀及其他債權憑證；(11)其他經核定須永久保存的文書。（根據實際的情況調整）
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
檔號編定整理方法：
1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。
2、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。
3、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。
4、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
會博通企業(yè)員工檔案管理系統(tǒng),符合國家法規(guī)與標準規(guī)范,提供各種檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,滿足各行業(yè)需要,集中管理實體與電子檔案。
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