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煙草企業檔案管理信息化解決方案實施路徑
檔案作為煙草企業在生產經營過程中的“忠實記錄者”，反映并記錄著煙草企業的發展歷程。煙草企業的各類檔案具有顯著的文化特征，在煙草企業文化建設中發揮著承前啟后的作用。一些煙草企業客觀上由于煙草企業本身成立時間較短、檔案整體數量也較少，造成檔案管理不完善且門類涵蓋不齊全的問題。與此同時，由于煙草企業對檔案管理工作的重要性認識不足，沒有充分認識到加強煙草企業檔案管理對提升煙草企業基礎管理水平方面的歷史和現實價值，也直接影響到了煙草企業檔案管理工作整體水平的提升。有的煙草企業經歷了技改或搬遷，很多文件檔案、影像檔案和實物檔案都面臨散落或遺失的風險，亟待進行搶救式整理保護，加強檔案管理工作已迫在眉睫。只有立足煙草企業發展實際，充分借助現代化信息技術，變“死檔案”為“活資源”，實現檔案的科學管理，全面促進信息技術與檔案業務的相互融合和相互促進，才能推進煙草企業檔案管理信息化和現代化。基于此，本篇文章對煙草企業檔案管理信息化實施路徑進行研究，以供參考。
作為煙草企業經營管理中的基礎性建設內容，煙草企業檔案對煙草企業的長遠穩定發展具有重要意義，但就當前煙草企業檔案建設、管理的現狀來看，仍然存在諸多不足。煙草企業檔案信息化建設的主要目的在于使用現代化信息技術，依據現代化管理思想，健全檔案管理制度，優化檔案管理利用流程，整合煙草企業經營發展中的各項信息資源，為煙草企業各項工作提供信息支持。因此，檔案信息化建設不僅是煙草企業當前的重要任務，而且是煙草企業未來發展的必然趨勢。
一、相關概述
（一）煙草企業加強檔案管理意義
煙草企業檔案能夠真實地反映出煙草企業各個項目和生產經營的情況，不但是煙草企業中的一份信息資料，是組成煙草企業資產的重要部分，更是煙草企業未來發展的基礎。好的檔案中完善地記錄著煙草企業人力資源的細節性信息，從而讓煙草企業能夠依據檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時，予以相對應的獎懲措施，保障煙草企業的長遠、可持續發展。好的檔案管理可以幫助煙草企業增強知識儲備和技術儲備，保障知識產權與煙草企業機密，為煙草企業未來的發展提供強有力的后勤保障。同時，好的煙草企業檔案管理可以幫助煙草企業在未來的發展中具備抵御風險的能力，在法律糾紛當中提供重要憑證與依據，保護煙草企業利益和法律權益。最后，煙草企業檔案管理還能夠幫助煙草企業建立自身煙草企業文化，通過檔案資料向員工展示煙草企業發展歷程，增強員工對煙草企業的歸屬感及認同感，陶冶員工素養，提高煙草企業形象。
（二）檔案管理信息化建設的意義
其一，方便檔案整理和共享檔案信息。檔案管理信息化打破了檔案管理部門的封閉式管理和檔案利用的局限性。其職能也從保管和利用檔案轉向信息采集、信息管理和信息服務，更能科學管理、合理配置檔案信息資源，使檔案得到充分利用，為煙草企業提供更優質、高效的服務。例如：一些部門要查看、借閱檔案，通常要經過比較復雜的程序：部門審批、領導批準、登記、查閱/借閱、按期歸還等。需要多次往返檔案管理部門，但如檔案實行信息化和信息化管理，通過局域網可實現檔案的共享，高效而又便捷。其二，網絡管理方便信息調取。為實現各區域部門資源共享，我國大部分企事業單位都已經建立了適用于其內部工作開展的局域網絡。工作人員將檔案信息輸入計算機系統后，各部門就能通過單位內部的局域網絡和密碼驗證，直接進入檔案數據庫進行查閱和調取，不僅節約了檔案調取的時間，也減輕了工作人員的負擔，提高了各部門的工作效率。
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二、煙草企業檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理人員缺乏、專業能力不足
煙草行業的檔案管理專職人員匱乏，目前，煙草企業基本都是以兼職檔案管理人員為主，兼職人員的檔案管理主動意識不強，這是煙草企業檔案管理工作面臨的主要困難之一。由于兼職檔案管理員基本沒有經過專業學習和系統培訓，解讀國家及行業檔案法規制度只能依靠臨時的檔案專業培訓或自學為主。由于缺乏學習的動力，檔案管理員自身專業化能力不足，已經成為提升煙草企業檔案管理水平的主要障礙和瓶頸。
（二）檔案管理制度和標準不完善
煙草企業缺乏專業的檔案信息化管理制度與標準，導致組織與規劃能力嚴重不足，進而影響到其他方面的信息化建設工作。一方面，由于煙草企業管理層對檔案信息化建設工作的重視不足，導致檔案管理的規定與制度形同虛設，缺乏實際約束力與執行力。另一方面，關于檔案管理的各項細節工作沒有相關規定與執行標準，對各項管理流程中的問題沒有及時解決，導致在具體開展工作時缺乏科學合理的制度標準依據。另外，對各項檔案管理工作職責與權限確定均不明確，因此檔案管理工作很難達到高度的協同統一。除此之外，煙草企業在檔案管理工作方面的監督與懲罰機制不完善，缺乏科學有效的監督制度，對檔案管理人員也沒有設置相應的獎懲制度，導致人員在實際工作中隨意性較強，積極性不高，進而致使檔案建設與管理工作整體質量不高。
（三）煙草企業缺乏對檔案管理工作的重視
在日常檔案管理工作中，部分煙草企業管理者抱有陳舊的管理觀念，視檔案管理工作為簡單的紙質文件的收集、整理和保管。而沒有從更高的維度和更適應現代辦公理念的角度出發，看待煙草企業的檔案管理工作，使得管理者管理意識較為淡薄，導致很多資料不能進行及時有效的收集、整理，因此造成工作中檔案資料的缺失。煙草企業為追求經濟效益，缺少對檔案工作的人力和物力的投入，人力的不足，用現有的辦公室人員兼職檔案管理員。在日常工作中，面對大量復雜工作或受時間等多種因素的影響，極有可能出現檔案資料收集、擺放不及時、不規范的現象，造成查閱資料困難，嚴重影響了辦公效率。
（四）檔案資源利用率較低
檔案是現代煙草企業的一種重要資產，若能科學高效地運用檔案資源，可為煙草企業發展乃至整個社會的發展提供有效的信息。但目前許多煙草企業管理人員并沒有真正意識到檔案資源的價值，所以存在只重視檔案管理，但未能采取科學精準的手段運用檔案資源，檔案資源利用率較低，進而削弱了檔案資源的價值及作用。
（五）信息化基礎設施配備不完善
實現檔案管理信息化必須要完善基礎設施建設，主要包括檔案信息化設備和檔案信息網絡系統，對實現檔案信息資源共享、交換和傳輸，發揮檔案信息化整體效益有重要作用。計算機檔案管理系統可以實現檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲、編目、檢索、借閱利用、編研發布等等。但是由于對檔案信息化建設沒有深刻的認識，大部分企事業單位并不重視基礎設施的建設，嚴重影響了檔案信息化建設的進度。
三、煙草企業檔案管理信息化實施路徑研究
（一）加強檔案保密人才隊伍建設，提升保密素養
一是思想素質，即思想作風要過硬，要有較強的責任感，要有強烈的保衛國家利益的思想意識和責任心。二是加強對檔案管理人員的培訓，通過定期學習，集中培訓，把保密學習納入日常的業務學習范圍，使保密學習常態化、規范化，熟練掌握檔案管理相關保密知識，提升檔案管理人員保密知識和保密意識。三是加強人員保密技術的學習，配備齊全必要的技防設備，加強網絡保密技術學習應用，掌握防范設備的使用，做到防患于未然。
（二）完善檔案信息化管理制度體系
就檔案信息化建設工作而言，制定統一化、標準化的管理制度體系是搞好信息化管理工作的前提和基礎。當煙草企業缺乏統一的管理制度與建設標準時就無法實現檔案信息數據的整合與共享，檔案信息化建設工作缺乏制度標準支持則會導致管理工作混亂。因此，煙草企業在檔案信息化建設工作初期就應建立健全信息化建設的標準與制度體系，并在檔案信息化建設過程中應嚴格遵循相關的制度標準，制定科學合理的建設案，確保檔案信息化建設工作高效開展。
（三）轉變檔案管理思想觀念，增強信息化管理意識
首先，轉變思想觀念，從思想意識上真正認識到檔案管理工作已進入信息化時代這一現實，充分重視檔案信息在現代辦公管理工作中的重要作用。從而，以觀念的轉變為契機，加快煙草企業檔案管理的信息化建設。其次，加強檔案管理信息化建設的宣傳和培訓工作。通過宣傳，加強煙草企業領導者對現代化條件下檔案管理工作的重視，從而由上往下推動煙草企業檔案管理信息化建設的進程。通過培訓工作，真正培養出一批具有信息化管理能力檔案管理人員，確保檔案信息化建設工作的最后一步落到實處。
（四）提高檔案資源的利用率
一方面，要做好檔案的保管工作，確保檔案的完整性，然后在此基礎上對檔案資源進行開發利用。可安排檔案管理人員主動開展檔案資源的調查研究，結合煙草企業發展的需求，并在充分調研的基礎上進行檔案開發策略的調整，確保檔案信息資源得以進一步開發。另一方面，建立檔案信息反饋系統，可通過構建信息網站，形成全面的檔案信息網絡，讓檔案信息不再只是單向傳遞，而是雙向傳遞，為相關人員提供使用機會，提高檔案資源的利用率。
（五）加強檔案信息化建設
信息化水平是現代煙草企業檔案管理工作重要標志之一，煙草企業要重視檔案信息化建設，將檔案信息化建設納入到煙草企業整體信息化建設規劃中，解放思想，加大資金投入，充分發揮現代信息技術在檔案管理中的優勢，促使檔案管理信息化工作全面推開的同時，提升檔案管理的效率及服務質量。除此之外，要轉變傳統單一性的操作，應實現檔案互聯互通，資源共享，重視高效率信息化軟件的利用，指導檔案管理人員科學合理操作，推動檔案管理程序化和智能化，從而提升檔案管理的效率。
（六）做好安全維護
互聯網環境下，檔案數據的傳輸隨時面臨著安全風險的考驗。為了確保煙草企業檔案資源的安全傳輸，我們必須切實做好煙草企業檔案信息系統的安全維護工作。從檔案數據的錄入、存儲、調閱等幾個重要方面入手，構建覆蓋煙草企業檔案管理整體網絡的安全維護體系，通過招投標形式選擇具備優良資質的技術外包服務單位，能夠依據煙草企業發展需求定期更新檔案服務系統，不斷優化系統界面板塊的使用功能，升級系統安全防護補丁，充分運用大數據技術建立檔案信息后臺備份，保障煙草企業檔案存儲安全。同時，按照密保等級嚴格劃分檔案閱覽權限，各業務部門不得擅自閱覽無權限的檔案資源，檔案管理部門要將信息安全、網絡技術、安全防護等工作當作重點來抓，對重要文件進行加密處理，設定動態密鑰，實現煙草企業檔案傳輸全過程安全可控。
結 語
煙草企業要切實糾正固守舊模式和老套路的檔案管理思想，敢于打破思維慣性和路徑依賴，堅決摒棄不合時宜的檔案管理觀念和做法，進一步推進檔案管理信息化建設進程，通過加強檔案信息化應用，探索更加適合煙草行業的檔案管理新模式。借助信息化工具，通過提升檔案管理和服務效率，挖掘利用好煙草企業檔案的價值，才能為推動煙草企業高質量發展、提升煙草企業軟實力作出應有的貢獻。
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