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民政檔案管理系統解決方案,民政檔案管理問題及應對措施
1.新時期民政檔案管理中的常見問題
1.1時代和地方特征在民政檔案信息化管理在中尚未得到體現
在民政檔案管理體系中，在結構上目前還存在著一些不盡合理的問題。主要體現在：
一是：本行政地區的一級機構檔案是檔案信息的主要來源，但對屬于很多經濟成分及人員檔案的二、三級機構而言只有相對較少的檔案信息存儲量。目前對此方面的檔案管理整體水平不高，時代特征的體現還存在一些問題有待于不斷改進。
二是：我國民政檔案主要記錄國家及社會層面的一些事務，與群眾之間具有密切關系的檔案內容相對較少，大部分的檔案資料只是對宏觀民政管理的描述，很多方面與地方民政檔案信息具有一定關系。
三是：在民政檔案管理類別中，文字檔案資料最多，而基于計算機技術的多媒體資料相對比較少，文字檔案管理不僅使檔案管理水平降低，還在一定程度上對檔案管理利用具有阻礙作用。
1.2民政檔案信息資源為實現充分共享，主要體現在
一是：采取垂直領導的部門在民政檔案管理中按照有關規定向當地綜合檔案館不再移交檔案。
二是：民政檔案資料中具有保密及專業性的向綜合民政檔案管理部門不再移交，公安及檢察院等一些部門檔案，因存在需保密的當事人隱私資料，因此根據有關規定向專業綜合民政檔案管理部門無需移交。
三是：綜合民政檔案管理機構目前不具有較強的專業檔案接收和收集力度。
1.3民政檔案信息化建設難度相對較大
一是：在思想意識上的重視程度還有待于進一步提高，未明確檔案管理信息化發展方向，領導在民政部門檔案管理信息化推進工作中比較松懈，有關執行部門容易出現推脫，難以推行民政檔案管理的信息化。
二是：相關建設資金還有待于加大投入，檔案管理信息化不只需要軟件研發費用，還需要硬件及維護實施費用，整體上需要較大費用，短時間內其投入不能迅速得到回報，難以使領導提高資金的支持。
三是：高水平的檔案信息化管理人才相對不足。我國很多民政檔案管理人員還屬于傳統管理專業人才，但不熟悉信息化管理，而信息化與和手工管理模式存在較大的差別，容易造成缺乏檔案信息化管理專業人才的問題。
1.4民政檔案信息未得到完
全開發利用。民政檔案管理可為社會做出貢獻，提高領導加大信息化投入的信心。縱觀民政檔案管理的開發利用，還只是提供信息存儲管理，在現實生活中信息難以被充分利用。
2.新時期加強民政檔案管理的措施
2.1民政檔案資源結構不斷優化
在文化教育等方面不斷開發民眾的檔案信息資源，進而對國家提升教育文化建設決策水平具有促進作用。因此，民政檔案管理部門應多元化采集檔案館藏檔案資料，有效優化檔案資源的數據結構。在民政檔案信息系統中納入普通民眾、個體經營戶及中小企業主等檔案資料，不只是簡單的有關政府部門檔案數據，這樣才能使檔案管理水平不斷提高。
2.2高效整合民政
檔案資源。整合民政檔案資源不只是收集和征集多元化民政檔案資料，還要實現基于統一管理的分級管理模式，進而高效配置和整合民政檔案資源，使其與現代化經濟發展特征相適應。在不同權限下實現數據共享，進而使民政檔案數據資料的利用率明顯提高，并使民政檔案管理中的信息低效問題得到有效解決。
2.3檔案數據信息化系統建設不斷完善
一是：應對民政檔案信息化加大投入力度。加大民政檔案信息化建設力度，使民政檔案信息化建設夠有效推進。縱觀民政檔案管理實際情況，領導只有對此項工作提高重視程度，才能使檔案管理數據的信息化建設得到有效推動。
二是：應積極培養高水平的專業人才。這對于民政檔案管理信息化建設具有保障作用，也是一項關鍵工作。由于檔案管理在傳統手工模式下和以信息化系統建設為基礎的檔案管理具有完全不同的形式，對檔案管理工作人員的要求也更高。
基于上述的民政檔案管理問題，會博通提供了實用的民政檔案管理系統解決方案。
會博通民政檔案管理系統解決方案主要是針對民政檔案的工作需求，不斷完善民政檔案的全面性收集、錄入、四性檢測、整理、歸檔、利用（借閱、共享、查詢等）、銷毀等全生命周期管理功能,滿民政檔案管理需要,集中管理實體與電子檔案。
會博通民政檔案管理系統功能：
檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環管理。
基礎資料設置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設置，公司資料設置等。
提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。
檔案檢索管理：按照學院，民政導航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性，關鍵詞、自定義檢索條件。
系統管理：用戶管理，權限設置，權限組設置，系統初始化，系統日志資料等。
自定義功能點：自定義磁鐵界面顯示，自定義屬性、自定義錄入表單設置，自定義設置Excel模板打印，自定義權限設置、自定義設置檢索條件，自定義設置提醒... ..
系統功能包含首頁、檔案移交收錄、歸檔入庫、檔案管理、基礎管理、個人中心、借閱利用等模塊，能夠實現檔案采集、檔案審核、檔案檢索、檔案借閱等功能，滿足幾乎所有民政檔案的檔案管理需求。
會博通民政檔案管理系統優勢：
1、民政檔案電子化轉換：
將紙質民政檔案轉換為電子化格式并儲存在云端平臺上，實現民政檔案數字化管理，方便民政檔案隨時查閱，同時大大減少了搬運和儲存的成本。
2、民政檔案分類體系：
制定規范的分類組織體系，對不同類型的檔案進行清晰的分類和歸檔，以保證檔案的完整性和高效檢索。
3、民政檔案高效性檢索：
系統體系結構分類清晰，可根據不同的條件進行多角度查詢目標民政檔案，檢索秒速，操作簡單。
4、民政檔案權限管理：
系統設置權限級別，不同檔案可以設置不同的權限，限制非授權人員的查看和修改，確保檔案的安全性和保密性。
5、自動化智能化標注：
系統采用人工智能技術，系統可以自動標注民政檔案相關的信息，讓民政檔案查閱更加快速與準確。
6、民政檔案歸檔和借閱管理：
考慮到民政檔案的保管問題，設立嚴格的民政檔案歸檔和借閱管理規定，科學有效地管理民政檔案，規范使用民政檔案。
7、民政檔案安全保密機制：
系統采用嚴格的安全保密機制，設置多重權限級別來管理民政檔案，保證民政檔案信息的安全性與保密性，并確保非授權人員無法訪問敏感資料。
8、統計分析和管理：
會博通民政檔案管理系統采用智能化的數據統計與分析技術，會博通民政檔案管理系統后臺管理功能可以將檔案館藏量、借閱數量、被查閱頻次等數據進行匯總、統計，為領導決策提供數據支持。
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