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電子證書管理系統(tǒng)解決方案：證書數(shù)字化，有效優(yōu)化企業(yè)證書管理
企業(yè)重要的資質(zhì)證書較為多，比如企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、用工許可證等，有的集團企業(yè)更是數(shù)量成百上千，加上各種關(guān)聯(lián)性的經(jīng)營資格、資質(zhì)證書、資質(zhì)有關(guān)的個人證件，與資產(chǎn)有關(guān)的房產(chǎn)證、車產(chǎn)執(zhí)照、注冊商標證等，更是成千上萬，那么如何有效地管理好這些證書，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供及時高效的證書管理服務，已這是很多企業(yè)目前一項非常緊迫且重要的工作。
作為企業(yè)或其他機構(gòu)，為何要進行證書檔案管理呢？
①公司證書暫未實現(xiàn)數(shù)字化，查閱要專門跑到行政管理部門或者領導辦公處獲取，如遇到負責人請假即難以辦理，確實影響工作效率。
②外出投標、代理開店、分公司業(yè)務需求等借出證書頻率很高，在忙碌中有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通，而且容易導致證書信息泄露，給公司帶來損失。
③證書分類不科學，導致在大量的證書文件中查找都經(jīng)?；ㄙM大量的時間，紙質(zhì)證書還容易受到損壞。
④證書文件多數(shù)是具備有效期，一旦證書很多，那么某些證書已過期都不得而知，用時方知重要卻無法及時處理。
⑤各部門申請的各種證書資料無統(tǒng)一上繳，公司也沒有統(tǒng)一集中管理，讓公司擁有什么證書，證書在哪里均不清楚，導致證書無從找起，長此以往將會導致公司各種損失。
會博通證書文件管理系統(tǒng)
會博通電子證書管理系統(tǒng)解方案，可以滿足各種企業(yè)、機構(gòu)需求，實現(xiàn)了實體及數(shù)字證書文件的集中統(tǒng)一管理，結(jié)合標準版的借閱流程管理，提供證書管理效率及規(guī)范性。
1、證書管理信息化
會博通電子證書管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)了證書管理的信息化存儲和應用。在證書存儲方面，支持對證書的文本、日期、金額、類型等屬性定義，還能根據(jù)需求選擇證書性質(zhì)、證書類型、管理部門等進行分類方式進行結(jié)構(gòu)化、有序化證書管理。此外，包含證書申辦、延期，證書搜索、變更、證書統(tǒng)計、證書提醒、借還登記等均可通過線上的方式解決，簡單又方便。
采用會博通證書管理系統(tǒng)，可以把企業(yè)當中的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等經(jīng)營類執(zhí)照；質(zhì)量體系認定證書、儀器儀表鑒定等資質(zhì)性證件；專利、商標、著作權(quán)等權(quán)利證書；土地證、房產(chǎn)證、車船行駛證等資產(chǎn)性證件數(shù)字化存儲于系統(tǒng)中，既能夠很好地備份和保護了原件，也能提高證書的利用率。
2、證書分類與管理授權(quán)
企業(yè)的證書管理與企事業(yè)單位的商業(yè)運營工作是息息相關(guān)的，所有做好保密性以及權(quán)限管理非常重要。會博通綜合性證書管理系統(tǒng)為用戶提供了分類授權(quán)體系輔助企業(yè)進行證書安全管理。會博通的分類授權(quán)體系屬于細?；跈?quán)，即可每一個分類都可以進行單獨授權(quán)、配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內(nèi)容的訪問密集，以及對其操作權(quán)限。
板栗：李一是某公司商務部的同事，經(jīng)常需要參加招投標的活動，需要用到營業(yè)執(zhí)照、審計報告、iso等資料，為避免反復申請使用耗時和繁瑣，系統(tǒng)管理員，可直接授權(quán)李一擁有招投標證書的使用權(quán)限，允許它在權(quán)限范圍內(nèi)，進行自主調(diào)用。
4、證書借用與歸還
證書不僅要存、還要用，會博通為用戶提供了流程化的借閱與歸還處理平臺，可以準確記錄證書利用情況。借閱與歸還流程化管理，為企業(yè)證書利用提供了極大的便利。在實際的執(zhí)行中，用戶只需要通過系統(tǒng)，勾選證書并將之放進收納盒中，就可以一鍵發(fā)起標準化的借閱流程，流程步驟即表單均可自定義。
板栗：假設您需要借閱電子證書，那么直接通過線上提交借閱申請、下載借閱證書就可以了；假設您是需要借用實體證書，也可以通過線上申請、線下取用的方式進行借閱。電子化的借閱方式，使證書的借閱痕跡實時、規(guī)范化地留存在系統(tǒng)當中，便于證書的便捷利用與追溯。
3、證書事務提醒
各類營業(yè)執(zhí)照、許可證資格證書的有效期、更新時間各不相同，為了避免證書失效過期、不耽誤業(yè)務運作，需要定義進行年檢或更新。
會博通綜合證書檔案系統(tǒng)，內(nèi)嵌了提醒功能，用戶對每一份證書都可以設置多個提醒，讓證書年檢、換證、延期等工作永不落單。證書提醒方式可以以郵件或短信的方式進行。
板栗：假設某份許可證需要在12月進行年審，那么您可以提前為該許可證添加提醒：許可證年審辦理；預設時間可為12月1日3天前，以每天一次的周期發(fā)送給對應的負責人或部門。設置好后，您就可以不用可以記住年審的時間，到期之后，系統(tǒng)會主動向負責人及相應的部門發(fā)出郵件或短信，提醒其作出相應。
5、電子證書防擴散水印
會博通為用戶提供了在借閱流程中，設置生成電子證書打印水印功能。通過證書借閱申請后，管理員可根據(jù)提交人提交的用戶，設定打印水印，用于限定電子證書的使用范圍，可自由設置多項參數(shù)，滿足更為個性化的水印設置。
水印設置的模式可完全自主定義，您既可以直接套用單位名全稱、單位名簡稱、單位英文名、系統(tǒng)名稱，也可以直接自由定義水印內(nèi)容。比如，您審批的證書用于某某項目投標，可直接在系統(tǒng)中打上水印，僅限用于某某項目招投標。這樣就很好地規(guī)避了證書被濫用的風險。
6、證書安全管理
區(qū)別和普通的文件夾、excel等證書關(guān)系，系統(tǒng)性的證書管理應用能夠為用戶提供更為安全的證書保護。在會博通綜合證書管理系統(tǒng)當中，我們?yōu)橛脩籼峁┝撕圹E記錄、USBkey、數(shù)字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印等安全管理功能，最大限度保障證書安全。
在系統(tǒng)登錄階段，會博通是支持復雜密碼、機器指紋，可以規(guī)避了因系統(tǒng)用戶太過隨意而被人隨意侵入系統(tǒng)的情況；在證書利用、傳輸?shù)倪^程中，系統(tǒng)具備過痕跡記錄、數(shù)字證書、USBkey、防擴散水印等來保障安全，會博通從操作的全流程為系統(tǒng)設置了重重的安全屏障，系統(tǒng)使用更安心和踏實。
7、證書的利用統(tǒng)計
會博通電子證書管理系統(tǒng)支持自定義范圍的證書利用統(tǒng)計功能，只有擁有權(quán)限的用戶方可對證書的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計。
系統(tǒng)的證書利用統(tǒng)計功能為企業(yè)提供了非常詳實的數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息，可從一定的側(cè)面幫助企業(yè)管理者分析業(yè)務偏向、業(yè)務進度、以及項目和員工的動態(tài)。
證書分類與管理授權(quán)、證書管理信息化、證書事務提醒、證書借用與歸還、電子證書防擴散水印、證書的利用統(tǒng)計、證書安全管理，會博通從以上7個方面為企業(yè)構(gòu)建了一個生態(tài)化的電子證書管理系統(tǒng)，助力企業(yè)高效運營管理。
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