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數字檔案室管理系統解決方案，實現檔案室檔案管理信息化管控
隨著信息技術的飛速發展，信息資源的數字化、互聯網化進程不斷加快，檔案管理信息化建設已成為人們關注的熱點問題。為了適應當今社會信息化、互聯網化的發展趨勢，企業、學校、部門等都需要信息化管理,檔案室也不例外，那么您對數字檔案室管理系統解決方案有多少了解？今天就來細分了解一下。
一、當前檔案室檔案管理中存在的問題
1、實現互聯互通困難
盲目建立多個業務系統的數字檔案，現實中檔案過于分散、或跨地域跨部門的大型企業，容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統之間的壁壘與界限，導致檔案信息共享率低，難以實現整體數據的展示和分析。
2、成本控制困難
傳統的檔案保存難免規避不了耗費大量的紙張與空間，而在調取與還回過程中，往往會耗費大量的時間和精力，造成檔案存調成本高、難以控制。
3、數據質量難以控制
很多企業中的檔案管理員的專業水平參差不齊，不同部門、不同地域的檔案管理工作或多或少地存在著差異，導致眾多檔案資料質量難以保證，難以做到檔案統一管理、統一調配、規范管控。
4、儲存環境難控制
傳統檔案的制作材料、溫度、濕度、光線、污染物等因素對檔案的“壽命”影響較大，而這些因素又較難掌握。
5、難以提高使用效率
傳統檔案室檔案借閱、查詢、查閱時間長，并且不能做到快速查詢、更不能全文檢索，效率低下；沒有互聯互通的檔案更新速度也不如檔案系統管理的快，這使得大量可供參考的歷史資料復用程度降低，從而削弱了檔案保存的意義所在。
圍繞上述的檔案室檔案管理中存在的問題，可以看出傳統的檔案室檔案管理方式室需要加以改進的，不加以解決，隨著檔案數量的不斷增多，將會帶來很多的檔案管理與利用上的不便。如果能夠解決檔案管理的問題，便可讓檔案工作方面都得到提升。
據了解，會博通數字檔案室管理系統的出現，逐漸取代了傳統的單一檔案歸檔模式，可以不用像以前那樣對檔案內容進行過多的編輯，用戶只需要按照系統上的提示，一步步地進行收集、整檔、歸檔、存檔。一旦發現不正確的檔案信息，可以直接在系統中進行更正，省去了傳統的檔案管理模式所需的重新編輯、打印等環節，節約時間和資源。
二、數字檔案室管理系統是什么？
會博通數字檔案室管理系統是專門使用在檔案室的一套管理系統軟件，主要是基于數字化的運用，采用互聯網+信息技術的管理方式，通過建立統一的標準規范整個檔案管理，包括規范各業務系統檔案管理，構建一個完整的檔案管理服務平臺，支持檔案管理全過程信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用、檔案室定位、編研、銷毀等等，同時逐步將檔案業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流與數據流建立在基于服務模型的系統平臺之上。
三、數字檔案室系統有什么功能？
會博通數字檔案室管理系統功能包括：檔案室管理、檔案數字化、檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯、研究、檔案利用、檔案銷毀等。
在會博通數字檔案室管理系統若發現遺漏的檔案資料，那么擁有權限的用戶可直接插入補充資料，方便快捷，省去因不熟悉其他辦公工具而造成的錯誤；使用者可隨時查閱檔案資料，直接用關鍵字或其他方式查找檔案資料，只需簡單查找即可，不需翻閱，效率大大提高。檔案相關檔案的輸出采用統一電子格式，與大多數計算機系統兼容，便于打印、傳閱。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。在信息上報方面，系統工具處理結果直接加密上傳至上級主管部門，節省人力、時間。
四、會博通數字檔案室管理系統優勢：
1、實現線上檔案查漏補缺
在會博通數字檔案室管理系統若發現遺漏的檔案資料，那么擁有權限的用戶可直接插入補充資料，方便快捷，省去因不熟悉其他辦公工具而造成的錯誤；使用者可隨時查閱檔案資料，直接用關鍵字或其他方式查找檔案資料，只需簡單查找即可，不需翻閱，效率大大提高。檔案相關檔案的輸出采用統一電子格式，與大多數計算機系統兼容，便于打印、傳閱。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。在信息上報方面，系統工具處理結果直接加密上傳至上級主管部門，節省人力、時間。
2、提高檔案內容信息的開發能力
會博通數字檔案室管理系統作為一個檔案室常用的工具，在編輯完檔案的基礎信息后，添加掃描后的電子圖片，這樣就能同時打開目錄檔案，方便檔案管理人員查閱和上報檔案。系統還能對相關檔案進行相關編輯，使檔案資料能方便地通過檢索工具查找，使使用者能更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內容發揮更大的作用。
并且系統支持各種數據的傳輸、接收、備份、恢復等重要功能，為了更好的使用好系統，后臺中還有比較便利的用戶管理、日志、事務提醒等功能。
3、加強數字檔案室的檔案保密性
常見的辦公系統僅能做到簡單設置賬戶密碼，并且修改較為復雜，導致很多管理員不愿休息，這樣很容易讓信息泄密，但會博通數字檔案室管理系統可以設置管理員和查閱人員的權限，設置權限管理，可以設置權限管理人員的權限，進而達到保密的目的。當查檔人在查詢某一份重要檔時，那么系統會自動記錄并形成查詢日志，對數據傳輸、用戶存取、內容打印等操作進行安全設計，確保檔案使用的安全性。并且系統還配有電子鎖，即使有人打開檔案管理員的電腦，也無法打開檔案管理系統。
4、會博通數字檔案室管理系統其他多項優勢被數字檔案室管理員所看好
（1）對檔案進行集中整理
（2）協同在線操作
（3）禁止復制水印
（4）多級權限管理
（5）完善的借閱與歸還功能
（6）檔案管理日志
（7）支持獨立域名的設置
（8）可多端同時共享功能
（9）細粒化的權限管理
（10）時效性電子檔案二維碼查閱
（11）電腦端與移動端線上源文件預覽
（12）檔案快速檢索
（13）系統可設置各種信息提醒... ...
五、為何很多檔案室會選擇會博通數字檔案室管理系統？三點說明選擇重點
1、專業性與成熟
會博通數字檔案室管理系統室一款歷經了三十余年的成熟系統，功能齊全，系統穩定，做到系統功能與時俱進，根據政策與實際檔案室需求不斷實戰與優化的成果，獲得了中很多檔案室的好評。
2、服務態度
一個好的服務態度會給人工作帶來積極性與認可，因此，會博通有專業的售前，售中、售后團隊，并且還有專業的培訓團隊，技術團隊支持，讓用戶使用系統輕松，安心，提供滿滿的安全感。
3、合作今典案例眾多
全國500強與世界500強企業合作不在少數，就如郵政、中建八局、中國電信、國藥控股、佛山工控、中糧等，涉及的行業領域也相當廣泛，比如黨政軍、制造業、教育、醫療、能源、金融、交通、建筑、食品等1000+應用場景。
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