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法院電子檔案管理系統解決方案詳解
一、需求概述
據了解，目前法院由于日常的事務比較多，覆蓋性比較大，因此也積累了有大量的案件檔案與公文檔案，還有一些在辦案過程中形成的電子檔案文件，隨著法院訴訟案例的增多，相應地，各類訴訟案例的文檔卷宗必將越來越多。很多法院的檔案室存放幾萬甚至十幾萬卷檔案，如果遇到需求某件檔案需要復查，線下人工查詢一份案卷需要幾個小時，甚至幾天時間，嚴重影響工作效率。并且法院檔案保留時間要在20年以上，檔案在歸檔后，需要大量的反復查閱，怎樣將成千上萬的文檔存檔，怎樣使辦案人員、司法人員快捷地查詢到案件的資料等問題，面臨在法院檔案管理人員面前。為此需要將這些歷史檔案以及將來的新增檔案實現電子化存儲、電子檔案文件歸檔，并提供查詢使用。
會博通法院電子檔案管理系統可解決上述遇到的法院檔案管理的各種問題。是的，會博通法院檔案管理系統是現代化的檔案管理工具,主要用于記錄、維護和管理法院的各種檔案資料,實現檔案信息的數字化、網絡化和智能化管理。文檔電子化后，可按預先設計的方式建立索引，完整歸檔，查詢時，只需鍵入索引號或關鍵詞（如檔案號）即可在數秒內將原始的案卷影像調閱出來，極大地提高了工作效率。
二、會博通法院電子檔案管理系統功能結構：
1、檔案錄入：用戶在系統上可以將法院檔案錄入至系統中，也可以垮系統把法院檔案導入，并在系統中快速進行分類存儲。
2、檔案管理：用戶可以對已上傳的法院檔案進行管理，包括法院檔案的編輯、刪除、復制等操作。
3、檔案檢索：用戶可以通過關鍵字搜索、分類篩選等方式快速檢索法院檔案。
4、檔案查閱：可以在保護好原法院檔案的情況之下，進行線上隨時查閱法院檔案詳細信息。
5、檔案備份：可以對法院檔案進行定期備份，確保每一份法院檔案信息安全。
6、檔案借閱：基于瀏覽器的管理窗口，如查閱某個法院檔案是擁有權限的人方可搜索查閱，如無權限者應工作需要可以在系統上申請借閱，經管理者或領導同意后方可查閱，并且借閱時間已到，也會提醒歸還。
7、檔案分享：用戶可以通過系統將法院檔案分享給其他用戶，方便協作。
8、權限管理：可以對用戶的權限進行設置，保障各種重要性的法院檔案的安全性。
9、檔案統計：檔案類型分布統計，檔案年度分布統計，檔案保管期限統計，檔案密集分布統計，檔案利用情況統計等。讓檔案管理員可以隨時了解檔案的管理情況.
10、檔案日志：管理功能需要根據類型和具體時間段查詢日志數據。日志數據主要包括日志類型、操作用戶、日志描述等信息。
從功能分解的角度，整個系統分為掃描錄入、檔案查詢和檔案管理的三個重要功能結構。
1、掃描錄入：
法院檔案包括了各種紙質、照片、視頻、音頻檔案等重要檔案數據，這些檔案資料可以利用會博通檔案機器人(或檔案管理系統+掃描儀)數字化后以電子檔案方式存儲在法院檔案管理數據庫中。
2、案件檢索：
主要完成各種案件檔案信息登記、檔案的檢索、調閱與打印輸出。
3、檔案管理：
主要針對已數字化并錄入法院檔案電子化管理系統的檔案應用與管理包括文件管理、案卷管理、庫房管理等功能模塊。
三、業務流程
法院業務部門通過會博通法院電子檔案管理系統，將法院紙質與電子化后檔案移交給檔案室，檔案室登記實體檔案移交記錄后，在系統中可以完美進行審批、審核、跟進、鑒定、歸檔、利用、查詢等業務流程，最終實現紙質與電子檔案雙套制管理。
四、細述會博通法院電子檔案管理系統檢索功能：
通過會博通法院電子檔案管理系統對法院內部人員提供各類檔案利用服務。根據用戶的不同權限，確定檔案的可查看范圍和層次。提供了多種檢索方式，包括模糊檢索、二次搜索、高級檢索等；系統對各種文本格式文件支持全文檢索功能。
1、檢索條件：
查詢用戶可根據檔案的分類、題名、主題詞、責任者等目錄信息在多種檔案資源庫（包括文本、圖像、聲音、影像等）中進行相關檔案內容的檢索，支持模糊查詢和精確查詢。
2、二次檢索：
用戶在現有的查詢結果范圍內，可進行二次的條件檢索，再次縮小查詢目標范圍。
3、分類檢索：
根據檔案的多級分類標引信息進行逐級交互式檔案檢索，支持模糊查詢和精確查詢。
4、高級檢索
通過系統的各種條件同時匹配進行精準檢索，如日期范圍、主題、責任者、編號、歸檔號、關鍵詞等。
5、全文檢索：
對于經過OCR識別的文書檔案以及html 、txt 、Word、圖片、pdf 等類別的文字類電子檔案，可以進行更為精確的全文檢索。
五、檔案管理
檔案管理業務流程包括文件管理、案卷管理、庫房管理等。
1、文件管理
會博通法院檔案管理信息系統將檔案資料分為兩種：一是案件，二是案卷。在系統中對文件的管理使用文件管理模塊。
文件管理模塊采用單件、批量或人工操作方式將采集、接收到的非標準格式的電子文件轉換為符合國家相關標準與電子文件格式，另外可以依據采集時所帶的目錄信息，自動進行分類，在服務器端形成結構化有序存儲的文件資料庫。
2、案卷管理
會博通法院電子檔案管理系統的本業務流程主要實現對各種案卷級檔案數據資料的管理，主要操作為檔案資料數據的錄入和輸出以及對原文的管理。該業務模塊具有組卷管理和案卷鑒定等功能。其中組卷管理包括檔案立卷、案卷著錄和對案卷的組、插、合、拆卷等功能。
3、庫房管理
庫房管理實現了對檔案原件的規范管理。該模塊主要是包括實體管理、檔案移交、借閱管理和鑒定銷毀等功能。其中。實體管理利用條形碼技術實現了檔案庫房空間的數字化管理和實體檔案的自動定位。
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