知識學院
廣州檔案數字化服務商——解決檔案行業信息化難題
隨著信息技術的迅速發展，檔案行業面臨著數字化轉型的挑戰和機遇。檔案數字化已經成為行業發展的趨勢，它不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠更好地保護和利用檔案資源。在廣州，有一家專業的檔案數字化服務商——會博通，致力于解決檔案行業信息化難題，為客戶提供全方位的檔案數字化解決方案與檔案管理系統。
一、檔案數字化注意事項
檔案數字化是一項復雜而細致的工作，需要遵循一定的注意事項和規范，確保數字化后的檔案質量和安全性。以下是檔案數字化過程中的幾點注意事項：
1、原始檔案的保護：在進行檔案數字化之前，首先要確保原始檔案的安全和完整。要采取嚴格的管理措施和先進的技術設備，防止檔案在數字化過程中受到損壞或丟失。
2、數字化質量的控制：檔案數字化的質量直接關系到后續的利用和管理，因此需要對數字化質量進行嚴格的控制。包括圖像處理、掃描參數、對比度、色彩還原等，確保數字化后的檔案與原始檔案保持一致。
3、數字化設備的選擇：選擇適合的數字化設備對于提高檔案數字化質量至關重要。要根據不同的檔案類型和使用需求，選擇合適的掃描設備、圖像處理軟件等，確保數字化后的檔案清晰、準確。
4、數據安全保障：數字化后的檔案包含大量的敏感信息，需要采取嚴格的數據安全保障措施。包括數據加密、權限控制、備份恢復等，確保數字化檔案的安全性和可靠性。
5、數字化格式的兼容性：不同的檔案格式在不同的操作系統和應用軟件中可能存在兼容性問題。因此，在檔案數字化的過程中，需要選擇通用性強、兼容性好的文件格式，確保數字化檔案在不同平臺和設備上的正常打開和使用。
二、檔案數字化痛點
在檔案數字化的過程中，還存在一些痛點和難點，包括以下幾個方面：
1、手動錄入效率低：傳統的檔案管理方式通常需要大量的人工手動錄入和整理，效率低下且易出錯。
2、紙質檔案易損壞：紙質檔案在存儲和使用過程中容易受到損壞，如蟲蛀、霉變、火災等，對檔案的保存和管理帶來一定的挑戰。
3、檔案管理難度大：傳統的檔案管理方式繁瑣，查找、整理、統計等操作都需要耗費大量時間和人力。
4、檔案利用效率低：傳統的檔案管理方式使得檔案利用效率低下，難以滿足現代社會的快速查詢和利用需求。
三、會博通檔案管理系統功能：
1、檔案管理：系統支持各種類型的檔案檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環管理等操作，提高檔案管理效率。
2、基礎資料設置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設置，數據字典參數設置，公司資料設置等。
3、提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。
4、檔案檢索管理：按照學院，院系導航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性，關鍵詞、自定義檢索條件。
5、系統管理：用戶管理，權限設置，權限組設置，系統初始化，系統日志資料等。
6、報表分析：系統可以生成各類報表，對檔案數據進行統計分析，幫助企業決策者更好地了解業務狀況和市場趨勢。
7、移動辦公：系統支持移動端操作，用戶可以在任何時間、任何地點查看和審批檔案，提高工作效率。
8、系統集成：系統可以與其他信息系統無縫集成，實現數據共享和信息交互，提高檔案管理效率。
會博通針對檔案數字化過程中的痛點和難點，提供了全面的檔案管理服務與檔案管理系統解決方案，為檔案行業信息化發展提供了有力支持。通過先進的檔案管理理念和技術手段，會博通致力于為客戶提供高效、安全、便捷的檔案管理服務與檔案管理系統。
推薦閱讀：
【案例】廣州白云山花城藥業選擇會博通：醫藥檔案永久保存，集約管理
