人防工程檔案管理系統(tǒng)是什么？有什么作用？

  人防工程作為國(guó)防工程的重要組成部分，是戰(zhàn)時(shí)掩蔽人員、物資，保護(hù)人民生命和財(cái)產(chǎn)安全的重要場(chǎng)所，是實(shí)施人民防空最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，作為城市地下空間的重要組成部分，平時(shí)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要作用。

人防工程檔案管理系統(tǒng)是什么？

  人防工程檔案管理系統(tǒng)可以滿足人防辦人防工程業(yè)務(wù)部門(mén)電子檔案的管理要求。其中檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，檔案資源包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括文書(shū)、圖紙、證照、照片視頻等多媒體資料等。主要功能包括檔案目錄管理，自動(dòng)歸集或手動(dòng)歸集相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)形成檔案目錄，檔案查詢。完成檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和部署。

一、作用與意義

  當(dāng)前，對(duì)于人防工程檔案的管理基本還停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，由于人防建設(shè)工程規(guī)模和數(shù)量的加速增長(zhǎng)，當(dāng)平時(shí)需要利用這些檔案時(shí)，會(huì)產(chǎn)生檢索難度高、效率低、時(shí)間長(zhǎng)，查閱、復(fù)印時(shí)對(duì)原始檔案造成損耗、損壞等問(wèn)題。由于戰(zhàn)爭(zhēng)爆發(fā)時(shí)間的不確定性，人防工程檔案同時(shí)面臨著長(zhǎng)久保存的問(wèn)題，隨著時(shí)間的推移，受周?chē)h(huán)境和保管條件的影響勢(shì)必會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成不斷老化，影響其清晰度，很難保證戰(zhàn)時(shí)能夠清晰地查閱到所需要的信息。不難想象，當(dāng)戰(zhàn)爭(zhēng)爆發(fā)時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案極易被損毀，造成工程檔案缺失，甚至全部毀滅，可能直接導(dǎo)致無(wú)法正確有效地組織指揮人員的疏散掩蔽。

  國(guó)家檔案局已把“加快檔案信息化建設(shè)”和“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃之中，不少城建檔案館均在積極推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化。檔案信息化是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案通過(guò)電子掃描、錄入等方式加工成數(shù)字檔案形式，錄入至電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，并可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案。檔案信息化的主要優(yōu)勢(shì)在于檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全，保護(hù)了珍貴的原始檔案。

  通過(guò)人防工程檔案信息化的建設(shè)，可以解決當(dāng)前工程檔案數(shù)量多，查詢利用困難，紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)久保存、戰(zhàn)時(shí)易損毀等諸多問(wèn)題。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)工程檔案信息的資源共享，實(shí)現(xiàn)不進(jìn)檔案庫(kù)房即可調(diào)閱，方便各級(jí)人防管理部門(mén)進(jìn)行查詢利用，全面了解當(dāng)前人防工程的基本信息。同時(shí)可進(jìn)一步與GIS（地理信息系統(tǒng)）技術(shù)結(jié)合，以數(shù)字地形模型為基礎(chǔ)，建立起城市人防工程的三維可視化模型，為模擬戰(zhàn)時(shí)人員疏散掩蔽，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)時(shí)指揮人員疏散掩蔽提供有效、主動(dòng)的途徑。因此人防工程檔案信息化的建設(shè)，不僅提升了人防工程檔案的管理水平，更是通過(guò)這一系統(tǒng)的建設(shè)，可以構(gòu)建起以人防工程為基礎(chǔ)的綜合信息化管理平臺(tái)，提高人防工程的綜合防護(hù)能力。

二、主要步驟與內(nèi)容

  一是要確定人防工程檔案信息化的主要范圍和需求。人防工程檔案按照載體來(lái)分，包括有紙質(zhì)檔案（文件、圖紙等）、聲像檔案、電子文件檔案等類(lèi)型。因此在進(jìn)行人防工程檔案信息化時(shí)，必須根據(jù)實(shí)際情況，科學(xué)合理地篩選出檔案信息化的范圍，選擇的范圍必須滿足人防工程平時(shí)使用維護(hù)、戰(zhàn)時(shí)防空的要求。同時(shí)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求，制定人防工程檔案信息化建設(shè)的具體實(shí)施辦法和標(biāo)準(zhǔn)。

  二是根據(jù)需求購(gòu)置硬件和軟件。硬件建設(shè)需構(gòu)建起一套完整的滿足檔案信息化要求的硬件系統(tǒng)。主要應(yīng)包括服務(wù)器、高速掃描儀、大幅面工程圖紙掃描儀、終端機(jī)、打印輸出、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份等設(shè)備，以及基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。購(gòu)置的硬件設(shè)備應(yīng)具有一定的前瞻性，滿足長(zhǎng)期運(yùn)行的要求。軟件方面應(yīng)購(gòu)置掃描應(yīng)用軟件，實(shí)現(xiàn)工程藍(lán)圖自動(dòng)消藍(lán)、圖像優(yōu)化、批量處理等功能，Photoshop等圖像處理軟件對(duì)掃描的圖像進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等后期處理，數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)、檢索、修改、共享和保護(hù)等功能，以及數(shù)據(jù)備份軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的定期、自動(dòng)備份。

  三是開(kāi)發(fā)人防工程檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。目前在人防工程檔案信息化領(lǐng)域尚無(wú)現(xiàn)成的應(yīng)用系統(tǒng)軟件，盡可能根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)滿足工程檔案數(shù)字化加工，信息化管理的基本要求。可采用模塊化設(shè)計(jì)。所設(shè)計(jì)的系統(tǒng)需具有與人防其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，便于相互共享利用。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)符合實(shí)際業(yè)務(wù)需求和操作習(xí)慣，功能齊全、運(yùn)行可靠，便于使用和維護(hù)，具有一定的可擴(kuò)展性，能滿足檔案信息化的發(fā)展要求。

三、值得注意的問(wèn)題

  一是要積極推進(jìn)人防工程檔案信息化法制標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。人防工程檔案的收集、信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，要使該項(xiàng)工作得到順利開(kāi)展必須要有充分法律依據(jù)作為保障。因此需由省級(jí)人防行政主管部門(mén)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合實(shí)際，制定出臺(tái)相關(guān)的規(guī)范性文件，將人防工程檔案的完整收集，工程檔案信息化建設(shè)的要求在文件中明確，形成有效的激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)人防工程檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。在此基礎(chǔ)上，由省級(jí)人防行政主管部門(mén)將此項(xiàng)工作納入工作規(guī)劃中，并在管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在全省范圍內(nèi)推廣實(shí)施。

  二是數(shù)據(jù)安全要求。在人防工程檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須注重?cái)?shù)據(jù)的安全性問(wèn)題。這里的數(shù)據(jù)安全性主要指兩個(gè)方面。第一，是指檔案原件的安全。在數(shù)字化加工過(guò)程中必定要使用檔案原件，因此必須制定相應(yīng)的制度，確保檔案原件不被損壞、丟失。特別是一些早期的檔案，紙質(zhì)已有所老化，有時(shí)需要先做修復(fù)后再進(jìn)行掃描加工。第二，是指信息數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的安全。由于工程檔案數(shù)字化加工后會(huì)產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，就目前的計(jì)算機(jī)技術(shù)，要存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)主要是通過(guò)保存在磁介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤(pán)、磁帶等。這些存儲(chǔ)方式都會(huì)存在因設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題，有時(shí)還會(huì)存在數(shù)據(jù)丟失短時(shí)未被發(fā)現(xiàn)的情況。因此必需要建立多種設(shè)備、不同介質(zhì)的存儲(chǔ)體系，確保存儲(chǔ)設(shè)備的外部環(huán)境，通過(guò)數(shù)據(jù)的熱備份、冷備份以及異地備份，定期更新設(shè)備、遷移數(shù)據(jù)，確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全。

  三是數(shù)據(jù)的保密要求。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息存儲(chǔ)在硬盤(pán)、磁帶等設(shè)備上，存儲(chǔ)密度極高。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各類(lèi)竊密活動(dòng)的手段更為先進(jìn)和隱蔽，因此必須把工程檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)的保密管理擺到極為重要的位置。人防工程檔案都具有一定保密性，要保證其數(shù)據(jù)的保密，必須加強(qiáng)操作管理人員的保密意識(shí)，并應(yīng)在技術(shù)層面上采取相應(yīng)的措施。當(dāng)然在做好信息保密的同時(shí)，要積極地處理好保密與公開(kāi)的關(guān)系，在確保保密的前提下，盡可能公開(kāi)信息，否則將失去檔案信息化實(shí)現(xiàn)資源共享的重要意義。

  北京、上海等地的市民防辦公室已在積極實(shí)施人防工程檔案信息化建設(shè)的工作。通過(guò)近些年的努力，初步建立起了人防工程檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，為人防戰(zhàn)備、平時(shí)維護(hù)提供全面、可靠、準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。人防工程檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在今后的工作中，一定要繼續(xù)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高建設(shè)、維護(hù)水平，為構(gòu)建基于信息化系統(tǒng)的人民防空綜合防護(hù)體系不斷努力。

作者：上海市民防辦公室監(jiān)督管理處 張勣翔

來(lái)源：中國(guó)檔案資訊網(wǎng)

拓展知識(shí)：

會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理系統(tǒng)軟件,超30年匠心研發(fā)，1000+行業(yè)場(chǎng)景應(yīng)用，數(shù)萬(wàn)企業(yè)的共同選擇。實(shí)現(xiàn)文件、檔案、知識(shí)收集、整理、存儲(chǔ)、利用等的全生命周期管理.