掌握這5個(gè)步驟！輕松編制工程項(xiàng)目檔案分類方案！

做工程項(xiàng)目檔案的朋友們，在進(jìn)行檔案管理規(guī)劃時(shí)，第一步遇到的卡點(diǎn)往往是：不知道怎么編制工程項(xiàng)目檔案分類方案！其實(shí)編制工程項(xiàng)目檔案分類方案沒(méi)那么難，掌握5個(gè)步驟就好啦！這5個(gè)步驟分別是：項(xiàng)目檔案內(nèi)容分析、類目劃分、類目排序、分類編號(hào)、類目表的編制。具體怎么弄？往下看。

01工程項(xiàng)目檔案分類方案編制步驟

1）項(xiàng)目檔案內(nèi)容分析

項(xiàng)目檔案內(nèi)容分析是指對(duì)本工程項(xiàng)目所產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案的種類、內(nèi)容及構(gòu)成進(jìn)行分析和全面掌握與了解，這是做好分類方案的基礎(chǔ)。具體的做法是將所有的檔案收集起來(lái)，然后對(duì)收集好的檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)的時(shí)候做好信息記錄。

2）類目劃分

有了全部的信息和分析之后，就需要進(jìn)行類目劃分。類目劃分就是將工程項(xiàng)目涉及的檔案進(jìn)行分類。進(jìn)行類目劃分時(shí)，按類別層級(jí)進(jìn)行，即先進(jìn)行大類的劃分，即一級(jí)類目劃分，再對(duì)一級(jí)類目進(jìn)行二次劃分，形成二級(jí)類目，繼而再進(jìn)行三級(jí)以上更細(xì)類目的劃分。

類目劃分可圍繞本企業(yè)或項(xiàng)目情況開(kāi)展，企業(yè)或項(xiàng)目檔案一級(jí)類目大體可以分為行政管理、黨群管理、經(jīng)營(yíng)管理、基本建設(shè)等幾大類。工程項(xiàng)目檔案包含在基本建設(shè)類目當(dāng)中。工程項(xiàng)目檔案類目的劃分，可以結(jié)合檔案標(biāo)準(zhǔn)以及各單位的具體情況制定。

舉個(gè)例子，對(duì)于基本建設(shè)類的二級(jí)類目劃分，一般可以以工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，這樣就將同一工程項(xiàng)目下的檔案集中在一起?；窘ㄔO(shè)類的三級(jí)類目可按照檔案標(biāo)準(zhǔn)DAT282002附錄A可以分為可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等等。在三級(jí)類目之下又可以細(xì)化四級(jí)類目。

3）類目排序

各級(jí)類目確定后，需要對(duì)各級(jí)類目進(jìn)行橫向排序，明確類目彼此之間的相互關(guān)系，并體現(xiàn)出一定的分類規(guī)律。檔案中的類目排序可按照時(shí)間順序進(jìn)行排序，即將先后發(fā)生的檔案按照時(shí)間順序排列。這有助于對(duì)工程項(xiàng)目的歷史發(fā)展和演變進(jìn)行追溯和研究；也可以按照字幕順序進(jìn)行排序，即按照檔案名稱的字母順序進(jìn)行排序，將相同字母開(kāi)頭的檔案放在一起。這是一種簡(jiǎn)單直觀的排序方法，適用于較小規(guī)模的檔案集合。

4）分類編號(hào)

類目排序完成后，整個(gè)分類的類目體系已經(jīng)形成，即可根據(jù)實(shí)際需要及已確定方法對(duì)類目進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)一般采用英文字母、阿拉伯?dāng)?shù)字、漢語(yǔ)拼音等組合形式。

5）類目表的編制

在上述步驟完成后，則需將類目劃分、排序及編號(hào)的結(jié)果通過(guò)一定的形式固定下來(lái)，這種形式主要采用表格法。

02依據(jù)分類表編制檔案號(hào)

工程項(xiàng)目檔案分類方案是指對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、歸檔和管理的一套規(guī)范和方法。工程項(xiàng)目檔案分類方案的最終成果是形成《工程項(xiàng)目檔案分類表》，在工程項(xiàng)目檔案整理時(shí)，應(yīng)依據(jù)《工程項(xiàng)目檔案分類表》對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類并編制檔案號(hào)。

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