文檔管理系統概述

現今，企業機構越來越傾向于將文檔數字化存儲在電子形式中。傳統的紙質文檔正逐漸被電子文檔所取代。文檔管理系統提供了一個安全、可靠的平臺，讓用戶可以隨時隨地訪問其文檔，無需依賴特定設備或位置。

一、文檔管理系統的叫法

文檔管理系統，功能的側重點有所不同，有一些不同的叫法。

1、文檔存儲和檢索系統：主要用于存儲、企業機構和檢索文檔，以便用戶能夠快速方便地找到他們需要的信息。

2、文檔版本控制系統：允許用戶跟蹤文檔的不同版本，并記錄修改歷史，以便用戶可以查看和恢復舊版本的文檔。

3、工作流管理系統：用于管理和自動化文檔處理流程，包括審批流程、簽發流程等，以提高工作效率和減少錯誤。

4、知識管理系統：幫助企業機構收集、企業機構和共享知識性文檔和信息，以便員工可以更好地利用企業機構內部的知識資源。

5、數字資產管理系統：常用于管理和存儲數字媒體資產，如圖片、視頻、音頻等，以便企業機構能夠有效地管理和利用這些資產。

6、合同管理系統：幫助企業機構管理合同文檔的生命周期，包括合同創建、簽署、審批、執行和歸檔等階段。

二、文檔管理系統的常見功能介紹

1、文件存儲：可以存儲文檔、圖片、音頻、視頻等各種類型的文件。

2、文件分類：可自定義管理分類，用于管理不同類型、來源的文檔資料。

3、文件檢索：允許用戶通過關鍵字、元數據等方式快速檢索。

4、文件分享：支持多用戶同時在線使用，并依權限分享其他使用。

5、工作流管理：自動化文檔審批和流轉過程，提高工作效率。

6、安全權限控制：管理用戶對文檔的訪問權限，保護機密信息。

7、在線協作：支持團隊共享、協作編輯文檔，提高團隊效率。

8、版本控制：跟蹤文檔的不同版本，記錄修改歷史，支持版本比較和恢復。

9、變更管理：可對文檔發起變更流程（可套用流程模板），變更過程中只能閱讀，審定后替換成最新版本，并保存操作記錄與歷史變更版本。

10、提醒功能：可對每一份文檔設置周期性的提醒（如過期、到期等）。

11、表格設計與打印：可使用預先設計好的表格格式，獲取指定的信息屬性形成文檔清單。

三、文檔管理系統常見的角色權限：

1、管理員：負責系統設置、用戶管理、權限分配等。

2、內容所有者：負責上傳、編輯和管理特定文檔。

3、審批者：負責審批文檔、管理工作流程。

4、普通用戶：具有查看、下載、編輯文檔等基本權限。

四、文檔管理系統的發展趨勢

1、智能化：利用AI技術實現智能搜索、分類、推薦等功能。

2、移動化：支持移動設備訪問、移動應用開發。 

3、云端化：提供云端存儲、SaaS解決方案，方便遠程訪問和管理。

4、合規性：強調數據安全、合規性管理，符合法規要求。

5、協作化：強調團隊協作、實時編輯功能的發展。

五、會博通文檔管理系統的特點

會博通最初始的用途就是文件和檔案管理，所以，他繼承了這種非常強大和專業的文件管理功能，在符合各種文件管理的法規的同時，也適應各種企業機構機構和個人對于文件管理的要求與習慣，可滿足文件整個生命周期中對于文件的管理與應用。

文件管理是會博通的基礎功能，但亦可作為專業化的、獨立的文件管理系統使用，以形成數字化文件中心、現行文件查詢中心、ISO 文控管理等。