電子檔案管理系統，電子檔案管理軟件

信息化在飛速發展，越來越多的企業和機構開始使用電子檔案管理系統來管理和存儲數字化的文件和資料。電子檔案管理系統（電子檔案管理軟件）作為檔案管理工作的重要工具，可以實現對文件的創建、修改、復制、查看、刪除、索引、搜索、保護和遷移等操作，并提供統一的管理和維護機制，在企業和機構中扮演著越來越重要的角色。

一、會博通的電子檔案管理系統介紹

會博通電子檔案管理系統是一款經過30余年發展和完善的成熟電子檔案管理軟件，具有強大的功能和高度的適應性，操作簡單易上手，可適用于各行各業，包括企業、政府機關、學校和醫院等單位。該系統涵蓋了檔案管理的各個環節，讓用戶能夠方便地管理和整理檔案。此外，電子檔案管理系統還提供強大的查詢、借閱、統計、流程管理、權限管理等功能，幫助管理人員及時準確地獲取所需信息，從而更有效地進行檔案管理工作。

二、電子檔案管理系統的基礎功能

1、文檔存儲和分類：能夠存儲各種類型的電子文件，包括文檔、圖片、音頻、視頻等，同時可以根據設定的規則和結構對文件進行組織和分類。

2、文檔檢索和查找：提供強大的檢索和查找功能，用戶可以通過關鍵詞、屬性、日期等多種方式進行搜索，快速定位到需要的文件和信息。

3、版本控制：支持文檔的版本控制，記錄文檔的修改歷史和版本信息，確保文檔的準確性和完整性。

4、審批流程：可以配置審批流程，對文檔的修改和發布進行審批和控制。

5、權限管理：具有嚴格的權限管理功能，可以根據用戶角色和權限設置不同的訪問權限，保障文檔的安全性和機密性。

6、安全保障：提供數據加密、防擴散水印、備份和恢復等安全功能，防止數據丟失和泄露。

7、協作和共享功能：系統支持多人協作和共享文檔，用戶可以在系統中進行實時編輯、評論和共享，促進團隊之間的協作和信息共享。

8、報表和分析功能：系統可以生成各種報表和統計分析，幫助用戶了解文檔的使用情況、訪問記錄和工作進展，為管理決策提供數據支持和參考。

三、會博通電子檔案管理系統特色介紹

1、掃描機器人——可無限延展的紙質檔案數字化“入口”

會博通提供一個基于紙質檔案電子化后進行及時掃描、錄入、移交的整體解決方案，可配合愛普生掃描儀和會博通系統進行，將“錄入端”下沉到業務部門。

如在車間收集生產過程的成果文件、在評標會上收集評標過程的成果文件、在業務部門部署收集需要及時移交的成果文件……根據錄入用戶指定文件掃描上傳目錄，不僅能實現一鍵掃描錄入，還可以形成雙層PDF，并自動上傳。

2、電子歸檔章

為了全面推動實現“數字檔案”管理，會博通電子檔案管理系統在檔案歸檔注冊時，可選擇加蓋檔號章（歸檔章），歸檔文件轉換為PDF格式并蓋印。歸檔章的樣式可由系統管理員按一定規則自定義，加蓋方式亦可自定義。

3、防擴散水印與在線閱讀

會博通電子檔案管理系統提供功能全面的防擴散水印功能，包括：全局水印、類型水印、流程后續水印、二次水印等。

會博通系統支持JPG、PDF、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PPT、PPTX、BMP、GIF、TIF、DWG格式文件在線閱讀，對擁有權限的文件進行在線閱讀時，可編輯的文件（word、PPT、excel等）可以進行在線編輯，保存時自動同步到系統中。

4、收納盒

通過會博通獨創的“收納盒”（類似淘寶的購物車）功能，為檔案移交、歸檔、銷毀、借還等業務，提供可由用戶自由定義表單及流程步驟的標準化管理流程，實現檔案業務的流程。

5、物聯網化管理

提供條形碼、二維碼等物聯網技術應用與檔案管理的功能，每一份文件、案卷都可形成唯一的二維碼，并應用于檔案的整理、借閱、歸還等管理中。可快速實現查找、發起借用等操作。

6、外部鏈接

為了方便與外部聯系人的合作共享，打通業務鏈上的信息鏈，會博通提供了形成外部鏈接，以方便讓外部聯系人共享文件的功能。

7、搜索類

搜索類是會博通電子檔案管理系統創新的一種定義常用搜索的方式，即一個搜索名稱關聯到一組預設的搜索條件和權限，以方便快速獲取固定搜索條件的常用搜索內容。還支持通過創建搜索類來實現帶層級的常用搜索框架，更方便地獲得常用搜索結果。

8、提醒服務

會博通電子檔案管理軟件的每一條信息都可啟動提醒服務，并可按日、周、月、年等進行一次或多次提醒，非常適合于那些周期性、重復性工作的提醒。