高校檔案管理系統(tǒng)，可為師生校友提供檔案“收管存用”的全方位服務(wù)

高校檔案管理系統(tǒng)，是大學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要支撐。會博通高校檔案管理系統(tǒng)，覆蓋檔案門類齊全，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)黨群、行政、教學(xué)、財(cái)會、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、聲像、實(shí)物等各類檔案的收管存用，還支持圖片庫、視頻庫、教案、導(dǎo)學(xué)案、教學(xué)日志等學(xué)校數(shù)字資源管理，可以為廣大師生、校友提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

一、高校檔案管理系統(tǒng)功能介紹

1、檔案收集：可以自動收集、整理和分類各種檔案資料，如教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案等，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

2、檔案分類：按照高校檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，將收集的檔案信息進(jìn)行分類、編目和整理，建立規(guī)范的檔案目錄和索引，方便后續(xù)檢索和利用。

3、檔案存儲：支持將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，將分類好的檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理，提高檔案保存的可靠性和安全性。

4、檔案管理：支持對檔案信息進(jìn)行編輯、修改、更新等，方便管理員對檔案進(jìn)行日常維護(hù)。

5、檔案檢索：提供多種檢索方式，如關(guān)鍵字檢索、模糊檢索、高級檢索、搜索類等，方便師生校友快速查找到所需的檔案信息。

6、檔案借閱：提供檔案借閱管理功能，包括借閱申請、審批、歸還等流程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用和共享。

7、檔案到期提醒：提供高校檔案到期提醒功能，確保檔案及時(shí)歸檔或銷毀。

8、多終端支持：支持多終端訪問，高校用戶可通過電腦端、網(wǎng)頁端、手機(jī)APP或微信小程序隨時(shí)登錄系統(tǒng)，方便用戶隨時(shí)隨地管理和利用檔案。

9、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：提供各類檔案信息的統(tǒng)計(jì)功能，如檔案數(shù)量、借閱次數(shù)、利用情況等，方便高校管理者對檔案信息進(jìn)行分析和管理。

10、系統(tǒng)集成：支持與高校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享，提高檔案管理系統(tǒng)的效能和功能整合性。

11、系統(tǒng)管理：對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理、密碼管理、日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。

二、會博通高校檔案管理系統(tǒng)特色

1、全面、集中管理學(xué)校各類型檔案。

2、規(guī)范儲存教案、課件、視頻等教學(xué)資源。

3、提供“對內(nèi)+對外”雙平臺模式，方便師生校友等各方查用檔案。

4、打通了教、學(xué)、管、用各場景。

5、掃描機(jī)器人支持：通過會博通掃描機(jī)器人，可實(shí)現(xiàn)高速掃描、智能處理、自動歸集，即使是大批量紙質(zhì)檔案也能快速數(shù)字化上傳。

三、高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

1、提高工作效率：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速錄入、檢索和查詢，節(jié)省了大量人工整理檔案的時(shí)間，使師生校友能夠迅速獲取所需檔案，提高工作和學(xué)習(xí)效率。

2、促進(jìn)規(guī)范化管理：為高校檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，提高管理的規(guī)范化水平。

3、提升服務(wù)質(zhì)量：為師生校友提供便捷、高效、個(gè)性化的檔案服務(wù)，滿足不同用戶的需求，增強(qiáng)用戶滿意度。

4、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展：基于檔案數(shù)據(jù)的分析和決策，有助于學(xué)校制定科學(xué)合理的發(fā)展戰(zhàn)略。同時(shí)，豐富的檔案資源為學(xué)校的歷史研究、文化傳承提供有力支持。

四、會博通高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用案例

目前，會博通所服務(wù)的高校客戶遍布全國各地，如哈爾濱師范大學(xué)、蘭州大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、東北電力大學(xué)、合肥建設(shè)大學(xué)、廣東省交通運(yùn)輸學(xué)校、廣東社會大學(xué)……

以哈爾濱師范大學(xué)為例，來簡單介紹一下應(yīng)用效果。哈師大檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目涵蓋內(nèi)外部兩個(gè)平臺。“對內(nèi)+對外”雙平臺上線后，利用會博通檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校教職工、學(xué)生、社會各界人士均可通過平臺接口，共同參與學(xué)校管檔、用檔事物。

哈師大的內(nèi)部需求以學(xué)校綜合檔案管理系統(tǒng)承接。教職工可通過該平臺隨時(shí)訪問學(xué)校內(nèi)部教案、課件、電子圖書、科研成果、知識產(chǎn)權(quán)論文等于教育教學(xué)相關(guān)的檔案資料。哈師大校內(nèi)26個(gè)學(xué)院（部）、82個(gè)本科專業(yè)、1700余名專任教師均可訪問該平臺，校務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)便利度得以直線提升。

哈師大的外部需求以檔案信息網(wǎng)承接。檔案信息網(wǎng)以供網(wǎng)站調(diào)用的公開檔案庫為基礎(chǔ)，社會各界人士可直接通過網(wǎng)站，進(jìn)行檔案搜索、檔案管理、檔案捐贈等服務(wù)。此外在檔案信息網(wǎng)還可以進(jìn)行校園資訊等內(nèi)容的輸出與管理，成為學(xué)校向外展示的窗口。