文檔安全管理系統，滿足文件全過程管理的安全需求

文檔安全管理系統，是集成了多種安全技術和策略的綜合文檔安全管理解決方案，以保障企業文檔在創建、存儲、處理、傳輸和銷毀等全生命周期內的安全性，滿足文件全過程管理的安全需求。

一、文檔安全管理系統面臨的安全挑戰

1、外部網絡攻擊：互聯網的開放性使得文檔管理系統容易遭受來自外部的各種網絡攻擊，如黑客利用惡意軟件、網絡釣魚等手段獲取系統的訪問權限，竊取企業的重要文件和敏感數據。

2、內部人員威脅：一些員工可能由于疏忽大意，如設置簡單易猜的密碼、隨意共享文件，為數據安全埋下隱患。而個別員工出于個人利益或其他原因，可能會故意竊取、篡改或泄露企業文檔。

3、存儲與傳輸風險：在存儲方面，如果服務器的安全防護不足，數據可能被非法訪問或篡改。在傳輸過程中，尤其是在使用公共網絡或不安全的網絡連接時，文件數據可能被攔截和竊取。

二、文檔安全管理系統主要功能

1、文檔加密：系統會對存在服務器中的文件進行混淆加密，防止黑客入侵或非法拷貝造成機密文件的丟失。

2、權限控制：基于企業組織結構，自主定義多種角色，并賦予不同的權限，模塊化角色管理。可對人員分配不同的組合權限，如管理權、瀏覽權、創建權、閱讀權、下載權、刪除權、打印權、訂閱權等。

3、水印與追蹤：在文檔上添加水印，用以追蹤文檔的傳播路徑和使用情況，一旦發生泄露，可追溯源頭。

4、審計與日志記錄：詳細記錄文檔的每一次訪問、修改、分享等操作，便于監控和事后審計，及時發現異常行為。

5、策略管理：按照文件類型、敏感度、用戶群組等設定文檔安全策略，自動執行加解密、備份、歸檔等操作。

6、外部分享控制：當文檔需要分享給外部合作伙伴時，提供安全的分享方式，如時間限制訪問、密碼保護、閱讀后即焚等機制。

三、文檔安全管理系統優勢

1、保護文檔全生命周期安全：從文檔的創建、存儲、編輯、共享到最終的銷毀或歸檔，系統提供全方位的安全保障。

2、實現重要信息安全流轉：通過加密機制和權限控制，確保重要信息在流轉過程中的安全性。

3、防止重要信息泄露和擴散：系統采用多種安全技術和策略，有效防止信息泄露和擴散的風險。

四、選擇注意事項

在選擇文檔安全管理系統時，企業應考慮以下因素：

1、業務需求：明確企業的具體需求，如需要保護哪些類型的文件，是否需要支持遠程訪問等。

2、安全級別：根據企業對信息安全的要求，選擇具有相應安全級別的系統。

3、預算：根據企業的預算范圍，選擇性價比高的系統。

4、兼容性：考慮現有IT架構的兼容性，確保系統能夠順利部署和運行。

5、技術支持和服務質量：選擇提供優質技術支持和服務的供應商，確保系統能夠穩定運行并得到及時解決。