電子檔案管理系統全面介紹

電子檔案管理系統已成為企事業單位檔案管理現代化的重要工具，不僅提供了完整的檔案管理解決方案，還通過數字化手段，實現了檔案的高效利用與保護。

一、電子檔案管理系統的建設目標

1、檔案數字化管理：通過電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲與管理，提高檔案的利用效率，降低紙質檔案的管理成本。

2、檔案信息安全：保障電子檔案的真實、可信、可靠、完整和可用。

3、檔案資源共享：構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，實現檔案的采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等全過程的信息化處理。

4、提高工作效率：通過智能化、信息化手段，簡化檔案查詢程序，提高檔案管理的工作效率。

二、電子檔案管理系統的總體架構設計

系統的總體架構可以分為四個結構層級：數據中心層、應用服務支撐平臺層、應用服務層和客戶端服務層。每個層次都有獨立的運行和管理機制，整個體系結構構建在統一的檔案電子化管理標準體系以及系統安全保障體系下。

1、數據中心層：負責存儲和管理電子檔案數據，保障數據的安全性和完整性。

2、應用服務支撐平臺層：提供系統所需的各種支撐服務，如用戶管理、權限管理、日志管理等。

3、應用服務層：實現電子檔案的各種業務功能，如檔案采集、歸檔、借閱、查詢等。

4、客戶端服務層：為用戶提供友好的操作界面，方便用戶進行檔案的查詢、借閱等操作。

三、電子檔案管理系統的基本功能

1、檔案接收：支持在線與離線批量接收電子檔案，具備對電子檔案的數量、質量、完整性和規范性進行檢查的功能，保障接收的檔案符合規定要求。

2、檔案整理：對檢查合格的電子檔案進行登記，賦予唯一標識，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯。

3、檔案保存：監控電子檔案的存儲狀況，具備對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢復的功能。

4、檔案檢索：系統提供多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，方便用戶快速找到所需檔案。

5、檔案借閱：支持電子檔案的在線借閱服務，包括在線申請、審批、閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

6、檔案鑒定與處置：具備對電子檔案進行鑒定與處置的功能，包括定義、配置和管理鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

7、檔案統計：對電子檔案的數量與容量進行統計，包括對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計，為決策提供數據支持。

四、電子檔案管理系統特點

1、系統模塊獨立性與協同性的統一：系統的各個模塊既相互獨立又相互協同，確保系統的穩定性和可擴展性。

2、強大的檢索功能：系統提供多種檢索方式，如按檔案類型、全宗目錄、案卷號和所在區域等條件進行檢索。

3、檔案自動歸檔：通過智能化手段實現檔案的自動歸檔，提高歸檔效率，減少人工操作。

4、操作留痕：系統記錄所有操作痕跡，操作記錄有跡可尋，提高系統的安全性和可追溯性。

5、操作簡便：提供友好的操作界面和簡便的操作流程，降低用戶的學習成本和使用難度。