青海青咨工程咨詢借力會博通：文件、檔案、知識管理一體化，全面提升咨詢效率！
2022/10/31 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 851
最近，會博通與青海青咨工程服務有限公司達成項目合作，會博通文檔檔案一體化管理系統順利落地青海西寧，助力青海青咨工程咨詢全面實現數字化檔案管理。
通過外發鏈接功能，其內部員工不僅可以使用系統發送文檔、檔案給用戶。外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開次數和下載都被設置了限制，網頁打印為空白。這項功能在工程文檔、檔案流轉的過程中，起到了很好的“保護傘”作用。
會博通文檔檔案一體化管理系統當中，專門設置了協作單位等外部人員管理的框架體系，系統內的用戶只需要在公共通訊錄中選擇外部聯系人，即可以電子郵件、短信、地址、二維碼等形式向外部協作人員發送協作流程。
收到協作流程的人員，可直接點擊所發送的內容，即可加入到協作流程當中。比如青海青咨就可以通過這種方式，將需要將制作完成的圖紙和文檔發送給客戶，給予客戶批示、查閱等權限，以完成安全范圍下的需求對接與階段性成果交付。
該功能在工程咨詢上的應用非常必要且廣泛，比如工程師在擬寫《監理報告》時，就可以很快將各個部分的數據資料整合分析、以及呈現。比如在寫標書的過程中，商務標和技術標是分開寫的，這時，系統管理員就可以直接將不同的細分檔案快速合成為一個檔案，提高工作效率。
3）規范化檔案分類，檔案管理更科學
此前，青海青咨的檔案比較多、類型比較雜，若不經整理、單個存放，后續檔案查找、檔案利用會非常耗時。會博通文檔檔案管理系統為科學的檔案歸類方式，檔案的類型可以根據實際業務情況自主靈活分類，分類的層級不設限。
比如我們可以看到，青海青咨將部分不同類型檔案分為了項目規劃研究報告、投資機會、初可研研究報告及項目建設、可行性研究報告。在每一類檔案下，又分別按照年代、專業、地區進行分類。這樣分類后，不論是歸檔、還是查閱，都非常方面。
4）定制化表單，申請審批更便捷
會博通檔案管理系統標配“審批流”功能。通過該功能，系統用戶可直接通過線上填寫申請表單，套用流程模板，直接進行借閱、采購、項目申請等自動化辦公應用。
針對青海青咨詢的特定需要求，會博通為其定制了產品過程監測記錄、項目費用、業務承接審批、報告加印通知書、成果交付表等十項表單。表單設置好后，用戶線上審批更為規范、便捷。
組織內部人員，直接通過表單填寫內容，可以從源頭上保證檔案內容的規劃性，從而減少返工、提高工作效率。
5）流程化審核借閱，檔案利用更快捷
會博通會青海青咨提供了高效的文檔檔案一體化搜索平臺，系統用戶直接通過系統關鍵詞、組合關鍵詞等，精準快速定位檔案。找到檔案流，通過提交流程，便可以實現檔案的快速借閱。
會博通文檔檔案管理系統當中的每一個功能其實都不是單獨的存在，各種功能結合起來，就會發揮更大的效果。比如我們上述提到的搜索平臺+流程化功能，可以實現檔案的快速借閱；外部鏈接分享+流程化功能+文檔檔案合并功能，可以實現多人協作當中的資料整合需求。
青海青咨工程咨詢服務有限公司用上會博通后，文檔、檔案管理效率，企業管理效率，都有很大的提升。未來會博通將繼續為青海青咨提供檔案管理服務，助力青海青咨詢在專業化、科學化咨詢服務商不斷升級。
會博通檔案管理系統始于1988年，專業定位于文檔管理領域，是國內領先的文件、檔案、知識管理一體化系統解決方案提供商。會博通經過三十多年積淀，在文件、檔案、知識一體化管理上，除了青海青咨以外，還落地了很多經典案例。
會博通對日立電梯的知識管理系統進行升級，幫助日立電梯建立了完善的內部知識搜索體系，用戶只要輸入相應的關鍵詞，搜索結果就可以依權限展示在用戶面前。
會博通為廣晟建設投資實現了內部辦公管理的數字化、無紙化，與個分支機構的溝通與協作，也不再收時間和空間的限制，真正做到了任何時候、任何地點、與任何人溝通與協作的理想。
會博通在很短的時間內，幫助珠江鋼琴集團建成了以企業綜合檔案管理為基礎的檔案轉悠知識管理平臺和知識管理體系，并且做到了集團與各分支機構全覆蓋。
會博通檔案管理系統，助力各企業實現檔案熟悉華管理，用文檔為組織創造更大價值!
01客戶名稱
02客戶痛點
1）在日常工作中，缺少具備檔案管理功能，且能夠滿足對外協作需求的應用；
2）在日常工作中，多人協作產生的細分資料較多，需要將不同的細分資料進行整合；
3）在檔案整理過程中，檔案資料過多，分類復雜、花費時間過多；
4）在檔案歸檔的過程中，內容質量不規范，需要反復校對，工作量太大；
03青海青咨用會博通實現文件、檔案、知識管理一體化
1）快速外鏈分享，無憂協作更安全
通過外發鏈接功能，其內部員工不僅可以使用系統發送文檔、檔案給用戶。外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開次數和下載都被設置了限制，網頁打印為空白。這項功能在工程文檔、檔案流轉的過程中，起到了很好的“保護傘”作用。
會博通文檔檔案一體化管理系統當中，專門設置了協作單位等外部人員管理的框架體系，系統內的用戶只需要在公共通訊錄中選擇外部聯系人，即可以電子郵件、短信、地址、二維碼等形式向外部協作人員發送協作流程。
（選擇外部聯系人員）
（選擇發送方式）
收到協作流程的人員，可直接點擊所發送的內容，即可加入到協作流程當中。比如青海青咨就可以通過這種方式，將需要將制作完成的圖紙和文檔發送給客戶，給予客戶批示、查閱等權限，以完成安全范圍下的需求對接與階段性成果交付。
2）多文檔一鍵合并，協同作業更高效
（不同的文檔合并1）
該功能在工程咨詢上的應用非常必要且廣泛，比如工程師在擬寫《監理報告》時，就可以很快將各個部分的數據資料整合分析、以及呈現。比如在寫標書的過程中，商務標和技術標是分開寫的，這時，系統管理員就可以直接將不同的細分檔案快速合成為一個檔案，提高工作效率。
（不同的文檔合并2）
3）規范化檔案分類，檔案管理更科學
此前，青海青咨的檔案比較多、類型比較雜，若不經整理、單個存放，后續檔案查找、檔案利用會非常耗時。會博通文檔檔案管理系統為科學的檔案歸類方式，檔案的類型可以根據實際業務情況自主靈活分類，分類的層級不設限。
比如我們可以看到，青海青咨將部分不同類型檔案分為了項目規劃研究報告、投資機會、初可研研究報告及項目建設、可行性研究報告。在每一類檔案下，又分別按照年代、專業、地區進行分類。這樣分類后，不論是歸檔、還是查閱，都非常方面。
（檔案分類方式）
4）定制化表單，申請審批更便捷
會博通檔案管理系統標配“審批流”功能。通過該功能，系統用戶可直接通過線上填寫申請表單，套用流程模板，直接進行借閱、采購、項目申請等自動化辦公應用。
（系統內置表單）
針對青海青咨詢的特定需要求，會博通為其定制了產品過程監測記錄、項目費用、業務承接審批、報告加印通知書、成果交付表等十項表單。表單設置好后，用戶線上審批更為規范、便捷。
（系統內置表單）
5）流程化審核借閱，檔案利用更快捷
會博通會青海青咨提供了高效的文檔檔案一體化搜索平臺，系統用戶直接通過系統關鍵詞、組合關鍵詞等，精準快速定位檔案。找到檔案流，通過提交流程，便可以實現檔案的快速借閱。
（流程化借閱）
會博通文檔檔案管理系統當中的每一個功能其實都不是單獨的存在，各種功能結合起來，就會發揮更大的效果。比如我們上述提到的搜索平臺+流程化功能，可以實現檔案的快速借閱；外部鏈接分享+流程化功能+文檔檔案合并功能，可以實現多人協作當中的資料整合需求。
青海青咨工程咨詢服務有限公司用上會博通后，文檔、檔案管理效率，企業管理效率，都有很大的提升。未來會博通將繼續為青海青咨提供檔案管理服務，助力青海青咨詢在專業化、科學化咨詢服務商不斷升級。
會博通檔案管理系統始于1988年，專業定位于文檔管理領域，是國內領先的文件、檔案、知識管理一體化系統解決方案提供商。會博通經過三十多年積淀，在文件、檔案、知識一體化管理上，除了青海青咨以外，還落地了很多經典案例。
會博通對日立電梯的知識管理系統進行升級，幫助日立電梯建立了完善的內部知識搜索體系，用戶只要輸入相應的關鍵詞，搜索結果就可以依權限展示在用戶面前。
會博通為廣晟建設投資實現了內部辦公管理的數字化、無紙化，與個分支機構的溝通與協作，也不再收時間和空間的限制，真正做到了任何時候、任何地點、與任何人溝通與協作的理想。
會博通在很短的時間內，幫助珠江鋼琴集團建成了以企業綜合檔案管理為基礎的檔案轉悠知識管理平臺和知識管理體系，并且做到了集團與各分支機構全覆蓋。
會博通檔案管理系統，助力各企業實現檔案熟悉華管理，用文檔為組織創造更大價值!
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