會博通順利落地青海西寧，助力青咨中心全面提升咨詢效率
2022/12/21 0:00:00 來源：公司資訊 作者：小博 瀏覽量： 852
最近，會博通與青海省工程咨詢中心有限責(zé)任公司達(dá)成項目合作，會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)順利落地青海西寧，助力青咨中心工程咨詢實現(xiàn)數(shù)字化管理。
01客戶名稱
青海省工程咨詢中心有限責(zé)任公司（下稱青咨中心），于1988年8月批準(zhǔn)成立，是國家發(fā)展改革委首批頒證認(rèn)定的全省首家具有綜合類甲級資質(zhì)的工程咨詢單位，為國際咨詢工程師聯(lián)合會（FIDIC）成員、中國工程咨詢協(xié)會（CNAEC）常務(wù)理事、中國循環(huán)經(jīng)濟(jì)協(xié)會常務(wù)理事和青海省工程咨詢協(xié)會常務(wù)理事單位，2001年9月通過ISO9001國際質(zhì)量體系認(rèn)證。
02客戶痛點
1）在日常工作中，缺少具備文檔檔案管理功能，且能夠滿足對外協(xié)作需求的應(yīng)用；
2）在日常工作中，多人協(xié)作產(chǎn)生的細(xì)分資料較多，需要將不同的細(xì)分資料進(jìn)行整合；
3）在檔案整理過程中，檔案資料過多，分類復(fù)雜、花費時間過多；
4）在文檔檔案歸檔的過程中，內(nèi)容質(zhì)量不規(guī)范，需要反復(fù)校對，工作量太大；
5）在文檔檔案利用的過程中，由于審核借閱流程太長，檔案利用效率低下；
03青咨中心用會博通，實現(xiàn)文件、檔案、知識一體化管理
會博通為青咨中心定制了不限制用戶使用數(shù)量的文檔檔案一體化管理系統(tǒng)，上線后，企業(yè)內(nèi)部人員可隨時隨地根據(jù)權(quán)限瀏覽、查閱文檔檔案內(nèi)容，進(jìn)行文檔、檔案協(xié)同工作，大大提升了青咨中心內(nèi)部工作效率。
1）快速外鏈分享，無憂協(xié)作更安全
作為工程咨詢公司，青咨中心經(jīng)常需要將完成后的對應(yīng)圖紙和文檔提交給客戶，但這期間會涉及到安全和保密的問題，為保障各類文檔、檔案安全，會博通為青咨中心定制了外發(fā)鏈接功能。
通過外發(fā)鏈接功能，其內(nèi)部員工不僅可以使用系統(tǒng)發(fā)送文檔、檔案、圖紙給用戶。外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開次數(shù)和下載都被設(shè)置了限制，網(wǎng)頁打印為空白。這項功能在工程文檔、檔案流轉(zhuǎn)的過程中，起到了很好的“保護(hù)傘”作用。
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)當(dāng)中，專門設(shè)置了協(xié)作單位等外部人員管理的框架體系，系統(tǒng)內(nèi)的用戶只需要在公共通訊錄中選擇外部聯(lián)系人，即可以電子郵件、短信、地址、二維碼等形式向外部協(xié)作人員發(fā)送協(xié)作流程。
收到協(xié)作流程的人員，可直接點擊所發(fā)送的內(nèi)容，即可加入到協(xié)作流程當(dāng)中。比如青咨中心就可以通過這種方式，將需要制作完成的圖紙和文檔發(fā)送給客戶，給予客戶批示、查閱等權(quán)限，以完成安全范圍下的需求對接與階段性成果交付。
2）多文檔一鍵合并，協(xié)同作業(yè)更高效
青咨中心經(jīng)常需要進(jìn)行多人合作、擬寫文檔，為了讓各人員協(xié)作更高效，會博通為青咨中心定制了多文檔一鍵合并功能。
該功能在工程咨詢上的應(yīng)用非常必要且廣泛，比如工程師在擬寫“可研報告”時，就可以很快將各個部分的數(shù)據(jù)資料整合分析、以及呈現(xiàn)。比如在寫標(biāo)書的過程中，商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)是分開寫的，這時，系統(tǒng)管理員就可以直接將不同的細(xì)分檔案快速合成為一個檔案，提高工作效率。
多文檔合并功能，常常跟會博通的流程審批功能一起用。比如說我們將一個項目書拆分為幾個部分來寫，由A完成第一部分、B完成第二部分、C完成第三部分，不同的部分經(jīng)過流程審批后，就可以直接合成一個文檔。
3）規(guī)范化檔案分類，檔案管理更科學(xué)
此前，青咨中心的文檔檔案數(shù)量多、類型比較雜，若不經(jīng)整理、單個存放，后續(xù)資料知識查找、利用會非常耗時。會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)幫助企業(yè)進(jìn)行可靈活規(guī)范分類歸檔；分類的模板可以靈活套用、不限制級次。
比如我們可以看到，青咨中心將部分不同類型檔案分為了項目規(guī)劃研究報告、投資機(jī)會、初可研研究報告及項目建設(shè)、可行性研究報告。在每一類檔案下，又分別按照年代、專業(yè)、地區(qū)進(jìn)行分類。這樣分類后，不論是歸檔、還是查閱，都非常方面。
4）定制化表單，申請審批更便捷
會博通檔案管理系統(tǒng)標(biāo)配“審批流”功能。通過該功能，系統(tǒng)用戶可直接通過線上填寫申請表單，套用流程模板，直接進(jìn)行借閱、采購、請假、項目申請等自動化辦公應(yīng)用。
針對青咨中心的特定需求，會博通為其定制了產(chǎn)品過程監(jiān)測記錄、項目費用、業(yè)務(wù)承接審批、報告加印通知書、成果交付表等十五分定制表單。表單設(shè)置好后，用戶線上審批更為順暢、便捷；組織內(nèi)部人員，直接通過表單填寫內(nèi)容，可以從源頭上保證檔案內(nèi)容的規(guī)劃性，從而減少返工、提高工作效率。
5）流程化審核借閱，檔案利用更快捷
會博通為青咨中心提供了高效的文檔檔案一體化搜索平臺，系統(tǒng)用戶直接通過系統(tǒng)關(guān)鍵詞、組合關(guān)鍵詞等，精準(zhǔn)快速定位文檔檔案；通過借閱流程，便可以實現(xiàn)檔案的實物和電子的快速借閱。
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)當(dāng)中的每一個功能其實都不是單獨的存在，各種功能結(jié)合起來，就會發(fā)揮更大的效果。比如我們上述提到的搜索平臺+流程化功能，可以實現(xiàn)檔案的快速借閱；外部鏈接分享+流程化功能+文檔檔案合并功能，可以實現(xiàn)多人協(xié)作當(dāng)中的資料整合需求。高效的實現(xiàn)了一個平臺二個管理體系。閉環(huán)管理業(yè)務(wù)應(yīng)用。
01客戶名稱
青海省工程咨詢中心有限責(zé)任公司（下稱青咨中心），于1988年8月批準(zhǔn)成立，是國家發(fā)展改革委首批頒證認(rèn)定的全省首家具有綜合類甲級資質(zhì)的工程咨詢單位，為國際咨詢工程師聯(lián)合會（FIDIC）成員、中國工程咨詢協(xié)會（CNAEC）常務(wù)理事、中國循環(huán)經(jīng)濟(jì)協(xié)會常務(wù)理事和青海省工程咨詢協(xié)會常務(wù)理事單位，2001年9月通過ISO9001國際質(zhì)量體系認(rèn)證。
02客戶痛點
1）在日常工作中，缺少具備文檔檔案管理功能，且能夠滿足對外協(xié)作需求的應(yīng)用；
2）在日常工作中，多人協(xié)作產(chǎn)生的細(xì)分資料較多，需要將不同的細(xì)分資料進(jìn)行整合；
3）在檔案整理過程中，檔案資料過多，分類復(fù)雜、花費時間過多；
4）在文檔檔案歸檔的過程中，內(nèi)容質(zhì)量不規(guī)范，需要反復(fù)校對，工作量太大；
5）在文檔檔案利用的過程中，由于審核借閱流程太長，檔案利用效率低下；
03青咨中心用會博通，實現(xiàn)文件、檔案、知識一體化管理
會博通為青咨中心定制了不限制用戶使用數(shù)量的文檔檔案一體化管理系統(tǒng)，上線后，企業(yè)內(nèi)部人員可隨時隨地根據(jù)權(quán)限瀏覽、查閱文檔檔案內(nèi)容，進(jìn)行文檔、檔案協(xié)同工作，大大提升了青咨中心內(nèi)部工作效率。
1）快速外鏈分享，無憂協(xié)作更安全
作為工程咨詢公司，青咨中心經(jīng)常需要將完成后的對應(yīng)圖紙和文檔提交給客戶，但這期間會涉及到安全和保密的問題，為保障各類文檔、檔案安全，會博通為青咨中心定制了外發(fā)鏈接功能。
通過外發(fā)鏈接功能，其內(nèi)部員工不僅可以使用系統(tǒng)發(fā)送文檔、檔案、圖紙給用戶。外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開次數(shù)和下載都被設(shè)置了限制，網(wǎng)頁打印為空白。這項功能在工程文檔、檔案流轉(zhuǎn)的過程中，起到了很好的“保護(hù)傘”作用。
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)當(dāng)中，專門設(shè)置了協(xié)作單位等外部人員管理的框架體系，系統(tǒng)內(nèi)的用戶只需要在公共通訊錄中選擇外部聯(lián)系人，即可以電子郵件、短信、地址、二維碼等形式向外部協(xié)作人員發(fā)送協(xié)作流程。
（選擇外部聯(lián)系人員）
（選擇發(fā)送方式）
收到協(xié)作流程的人員，可直接點擊所發(fā)送的內(nèi)容，即可加入到協(xié)作流程當(dāng)中。比如青咨中心就可以通過這種方式，將需要制作完成的圖紙和文檔發(fā)送給客戶，給予客戶批示、查閱等權(quán)限，以完成安全范圍下的需求對接與階段性成果交付。
2）多文檔一鍵合并，協(xié)同作業(yè)更高效
青咨中心經(jīng)常需要進(jìn)行多人合作、擬寫文檔，為了讓各人員協(xié)作更高效，會博通為青咨中心定制了多文檔一鍵合并功能。
（不同的文檔合并1）
該功能在工程咨詢上的應(yīng)用非常必要且廣泛，比如工程師在擬寫“可研報告”時，就可以很快將各個部分的數(shù)據(jù)資料整合分析、以及呈現(xiàn)。比如在寫標(biāo)書的過程中，商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)是分開寫的，這時，系統(tǒng)管理員就可以直接將不同的細(xì)分檔案快速合成為一個檔案，提高工作效率。
（不同的文檔合并2）
多文檔合并功能，常常跟會博通的流程審批功能一起用。比如說我們將一個項目書拆分為幾個部分來寫，由A完成第一部分、B完成第二部分、C完成第三部分，不同的部分經(jīng)過流程審批后，就可以直接合成一個文檔。
3）規(guī)范化檔案分類，檔案管理更科學(xué)
此前，青咨中心的文檔檔案數(shù)量多、類型比較雜，若不經(jīng)整理、單個存放，后續(xù)資料知識查找、利用會非常耗時。會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)幫助企業(yè)進(jìn)行可靈活規(guī)范分類歸檔；分類的模板可以靈活套用、不限制級次。
比如我們可以看到，青咨中心將部分不同類型檔案分為了項目規(guī)劃研究報告、投資機(jī)會、初可研研究報告及項目建設(shè)、可行性研究報告。在每一類檔案下，又分別按照年代、專業(yè)、地區(qū)進(jìn)行分類。這樣分類后，不論是歸檔、還是查閱，都非常方面。
4）定制化表單，申請審批更便捷
會博通檔案管理系統(tǒng)標(biāo)配“審批流”功能。通過該功能，系統(tǒng)用戶可直接通過線上填寫申請表單，套用流程模板，直接進(jìn)行借閱、采購、請假、項目申請等自動化辦公應(yīng)用。
（系統(tǒng)內(nèi)置表單）
針對青咨中心的特定需求，會博通為其定制了產(chǎn)品過程監(jiān)測記錄、項目費用、業(yè)務(wù)承接審批、報告加印通知書、成果交付表等十五分定制表單。表單設(shè)置好后，用戶線上審批更為順暢、便捷；組織內(nèi)部人員，直接通過表單填寫內(nèi)容，可以從源頭上保證檔案內(nèi)容的規(guī)劃性，從而減少返工、提高工作效率。
5）流程化審核借閱，檔案利用更快捷
會博通為青咨中心提供了高效的文檔檔案一體化搜索平臺，系統(tǒng)用戶直接通過系統(tǒng)關(guān)鍵詞、組合關(guān)鍵詞等，精準(zhǔn)快速定位文檔檔案；通過借閱流程，便可以實現(xiàn)檔案的實物和電子的快速借閱。
（流程化借閱）
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)當(dāng)中的每一個功能其實都不是單獨的存在，各種功能結(jié)合起來，就會發(fā)揮更大的效果。比如我們上述提到的搜索平臺+流程化功能，可以實現(xiàn)檔案的快速借閱；外部鏈接分享+流程化功能+文檔檔案合并功能，可以實現(xiàn)多人協(xié)作當(dāng)中的資料整合需求。高效的實現(xiàn)了一個平臺二個管理體系。閉環(huán)管理業(yè)務(wù)應(yīng)用。
“志存高遠(yuǎn)、服務(wù)發(fā)展、尚德崇智、銳意創(chuàng)新”。會博通系統(tǒng)順利落地西寧，打開多贏局面，助力青海省工程咨詢中心有限責(zé)任公司更加專注、專業(yè)、高效，實現(xiàn)全面騰飛。
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