【案例】“水利工程檔案管理”痛難點是啥？貴陽筑水給您答案
2023/2/2 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 698
“水利工程檔案管理”痛難點是啥？是資料不規范，還是檔案丟失、驗收簽證不全？不僅僅是這些，要做好水利工程檔案管理，得體系化梳理工程檔案管理痛難點，落地切實有效的解決方案。最近，貴陽筑水水利產業發展有限公司應用會博通，構建了檔案管理系統，推動了水利檔案的一站式管理。
貴陽筑水水利產業發展有限公司，成立于2001年12月24日，位于貴州省貴陽市，所屬行業是水利工程。具體的經營范圍包括水利基礎設施、建設及管理；水工程養護及管理服務；水庫建設及管理服務；水庫建設及經營管理；水利工程勘測設計、咨詢、評估服務；水利基礎設施項目的附屬設施經營管理、土地開發、土地征收咨詢服務等。
02客戶痛點
1）水利工程檔案管理需走向合規化：單位當中，擁有檔案管理專業知識的人員比較少，在檔案整理的過程中，容易出現原始文件丟失、資料不完整、甚至使用復印件（工程檔案中明確規定：竣工資料中不允許有復印件）的情況。
2）水利工程檔案編制格式有待規范：工程檔案在編寫和歸檔的過程中，有很嚴謹的管理要求，格式不規范不利于檔案的長期保存，同時也不利于檔案裝訂工作的開展。然而在這個而過程當中，人工編制格式常常出錯。
3）工程簽證不全，代簽現象嚴重：鑒于工程項目進度需要，部分工程為滿足進度要求，未能按國家行業標準進行工地驗收后書面簽字。有的材料缺少意見簽字或隨意涂改意見簽字，降低了工程材料使用價值和原始檔案的可信度。
4）參建單位眾多，難以統一管理：水利工程行業，一個項目往往設計多個部門或多個企業，對于人員協作的要求比較高。檔案如果不進行統一管控，非常容易遺失，為后續工程的維護和運營帶來不可預估的風險。
03會博通水利工程檔案管理：標準化的一體化平臺
1）符合國家檔案法，行業標準規范要求：會博通水利工程檔案管理系統，符合最新國家檔案法以及水利工程檔案管理標準規劃要求。軟件內部的操作方式和操作流程，全部按照檔案標準化管理設置，小白也能進行專業化操作。
2）多種標準化編號，編號正確率100%：會博通對于文件、檔案均提供多種自動編號/取號方式。完整的檔號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構（問題）等。編號可以使文字、字母、數字或其組合。定義檔案時輸入的檔號，應輸入類目編號的完整長度。并且，在同一個會博通數據庫中，必須是唯一編號。
3）流程化機制，檔案文件審批更嚴謹：會博通系統擁有工作流功能，檔案文件審批，均可以通過流程執行。倘若一份文件需要經過5個人審批，可直接在系統上自定義流程，提交后，流程會自動流到各個責任人處。若使用平板，會博通也同步支持手簽模式。
4）不限用戶登錄，一個平臺統籌全局檔案：貴陽筑水使用的是，不限用戶系統版本。在系統管理人員的統籌下，企業內外部人員都可以依權限，登入登出系統平臺，參與工程項目進程中的管檔與用檔工作。
“奔向新征程，筑夢新時代”，2023年貴陽筑水水利產業發展有限公司，將以高質量發展為引領，立足新起點，聚焦新項目，全面提升水利設施建設與運管能力。在這新的發展節點，期待水利工程檔案管理體系的創建，為貴陽筑水增添新動力、新勢能！
01客戶簡介
貴陽筑水水利產業發展有限公司，成立于2001年12月24日，位于貴州省貴陽市，所屬行業是水利工程。具體的經營范圍包括水利基礎設施、建設及管理；水工程養護及管理服務；水庫建設及管理服務；水庫建設及經營管理；水利工程勘測設計、咨詢、評估服務；水利基礎設施項目的附屬設施經營管理、土地開發、土地征收咨詢服務等。
02客戶痛點
1）水利工程檔案管理需走向合規化：單位當中，擁有檔案管理專業知識的人員比較少，在檔案整理的過程中，容易出現原始文件丟失、資料不完整、甚至使用復印件（工程檔案中明確規定：竣工資料中不允許有復印件）的情況。
2）水利工程檔案編制格式有待規范：工程檔案在編寫和歸檔的過程中，有很嚴謹的管理要求，格式不規范不利于檔案的長期保存，同時也不利于檔案裝訂工作的開展。然而在這個而過程當中，人工編制格式常常出錯。
3）工程簽證不全，代簽現象嚴重：鑒于工程項目進度需要，部分工程為滿足進度要求，未能按國家行業標準進行工地驗收后書面簽字。有的材料缺少意見簽字或隨意涂改意見簽字，降低了工程材料使用價值和原始檔案的可信度。
4）參建單位眾多，難以統一管理：水利工程行業，一個項目往往設計多個部門或多個企業，對于人員協作的要求比較高。檔案如果不進行統一管控，非常容易遺失，為后續工程的維護和運營帶來不可預估的風險。
03會博通水利工程檔案管理：標準化的一體化平臺
1）符合國家檔案法，行業標準規范要求：會博通水利工程檔案管理系統，符合最新國家檔案法以及水利工程檔案管理標準規劃要求。軟件內部的操作方式和操作流程，全部按照檔案標準化管理設置，小白也能進行專業化操作。
2）多種標準化編號，編號正確率100%：會博通對于文件、檔案均提供多種自動編號/取號方式。完整的檔號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構（問題）等。編號可以使文字、字母、數字或其組合。定義檔案時輸入的檔號，應輸入類目編號的完整長度。并且，在同一個會博通數據庫中，必須是唯一編號。
3）流程化機制，檔案文件審批更嚴謹：會博通系統擁有工作流功能，檔案文件審批，均可以通過流程執行。倘若一份文件需要經過5個人審批，可直接在系統上自定義流程，提交后，流程會自動流到各個責任人處。若使用平板，會博通也同步支持手簽模式。
4）不限用戶登錄，一個平臺統籌全局檔案：貴陽筑水使用的是，不限用戶系統版本。在系統管理人員的統籌下，企業內外部人員都可以依權限，登入登出系統平臺，參與工程項目進程中的管檔與用檔工作。
“奔向新征程，筑夢新時代”，2023年貴陽筑水水利產業發展有限公司，將以高質量發展為引領，立足新起點，聚焦新項目，全面提升水利設施建設與運管能力。在這新的發展節點，期待水利工程檔案管理體系的創建，為貴陽筑水增添新動力、新勢能！
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