佛山人大實現會議文件管理無紙化

佛山市人大常委會 會議管理的無紙化之路
                                      
全國人大張德江委員長在佛山市人大常委會考察時，非常關注地方人大在基層治理體系和治理能力建設中的重要作用，鼓勵大家與時俱進、開拓創新，切實擔負起憲法法律賦予的職責。


“常委會議事規則規定，在常委會會議舉行前，要將開會日期、地點、建議會議審議的議題以及相關文件等，通知常委會組成人員和列席會議的人員，會議通知、打印文件以及郵寄出去都需要占據工作人員大量的時間，之后，還要匯總是否參加會議的回執情況，文件的簽收情況等，這就形成了一系列勞動強度大、周期長、成本高、耗能多的工作。”


“開會前，發送會議通知和收集常委們的簽收情況、是否參加會議的回執等，簡簡單單的是否送達、是否參會，卻非常費時費力。”

“每次開會的時候，都需要印刷紙質文件，會議結束之后，保密文件還得銷毀，其實是形成了很大的浪費。有時候，也會因為來不及把文件印刷出來，造成議程的延誤，影響了會議的效率。”

“常委們工作都依賴著這些文件，經常帶著紙質文件奔波，非常的不方便。”

“領導需要召集幾位常委討論一下相關工作，執行起來，要進行多方溝通，協調時間， 還得麻煩常委專門跑一趟，成本高，效率又低。”

“大家經常感嘆，如果有辦法把會議通知和文件利用網絡發送給常委們，還能自動記錄簽收情況，收集與會回執，再加上使用手機或平板電腦就能查閱相關文件與資料，那么，常委們接收會議通知與文件就不再受時間和地點的限制了，并且，可隨時查閱所需的文件與資料，還可以隨時相互交流討論工作，那該多好啊！”

因此，
佛山市人大常委會，
全面實現了會議管理的數字化。


“會議前，可按議事規則規定的時間，通過網絡發送會議通知和文件，這些文件，可從OA系統中導入，亦可直接在會議文件管理系統中完成起草、會簽和簽發的全過程，同時，常委們使用手機或平板電腦，便可接收會議通知與文件，并且，實現了自動簽收，自動發送是否參加會議的回執等。”

“會議時，可同步閱讀文件，并可把新增加的會議文件即時上傳到系統，供常委們即時閱讀，手寫修改，并將修改意見及時發送到意見收集箱。開會再也不用紙質文件了，既節約了資源，也避免了不夠時間印刷文件造成議程延誤的尷尬。

“會議后，會議文件儲存在云端，方便常委們隨時查閱參考，不再需要攜帶沉重的紙質文件奔波。并且，系統提供的即時交流工具，常委們可充分利用碎片化時間，進行工作交流。同時，內部微博使常委們有了個人工作與形象的展示平臺。”

佛山市人大常委會使用會博通會議文件管理系統后，實現了會議文件管理的數字化，會議通知與文件傳遞的網絡化和簽收的自動化，閱讀的電子化以及常委交流的即時化。

從此，丟掉了過于沉重以及有違節能環保的紙質文件，在節約成本的同時，優化了會議工作模式，提高了會務工作效率與質量，省人大相關部門領導考察后，亦給予了好評。

全國人大常委會張德江委員長，2015年9月在佛山市人大考察期間，對佛山人大的工作給予了充分肯定。

 

張德江委員長在佛山人大常委會視察工作
                                                                    新華社記者 劉衛兵 攝