電子文件在線歸檔培訓舉辦！電子檔案管理軟件歸檔該注意啥？
最近，由海南省海口市檔案館舉辦的電子文件在線歸檔培訓班，順利開展，市屬各單位檔案工作人員約200人參加培訓。進一步推進了電子文件在線歸檔工作目標的實現。
01海南省海口市電子文件歸檔培訓內容
培訓班圍繞文書檔案整理、電子文件歸檔與管理、電子文件在線歸檔實際操作等內容進行了專題講解和指導。為加速落實“三合一”檔案管理制度，海口市檔案館負責人表示將加強培訓指導力度，不斷擴大工作覆蓋面，推動電子文件歸檔與管理工作穩步開展。
02電子檔案歸檔該注意啥？
檔案管理的“三合一”制度，是我們最近經常跟大家講的。所謂“三合一”制度是規范和指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
“三合一”制度頒布之后，要求各地區各部門要結合實際，緊扣科學制定檔案分類方案、制定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、編制機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項主要任務，進一步規范機關檔案門類劃分、統一檔案分類方法、理順檔案整理要求，不斷提升機關檔案資源管理的科學化、規范化、標準化水平。
1）規范化檔案分類
做好電子文件在線歸檔，需要建立合理的文件分類和目錄結構，將相似性質的電子檔案歸類放置，便于組織和管理。會博通電子檔案管理軟件，為用戶提供了基礎的分類框架，用戶可基于業務需求，在此框架基礎上進行靈活調整。
在分類調整的過程中，會博通為用戶提供了較大的調整空間，檔案框架的層級不限，用戶可以根據業務的需求進行靈活調整。
2）理順歸檔范圍
我國《檔案法》規定，所有機關、團體、企事業單位、個人和其他組織或個人在行政、經濟、文化及社會生活中產生的各種書證、電子文件、照片、聲像資料等，都屬于檔案，均應當進行檔案管理。在歸檔的時候，大家需要根據國家和行業的要求對歸檔范圍進行梳理。
會博通電子檔案管理軟件采用非結構化的數據管理體系，與結構化數據相比，可支持大數據量、復雜的數據格式和內容多樣性的管理，為用戶提供了較大的管理空間。比如會博通支持在線閱讀的格式上就涵蓋了符合檔案管理規范的電子文件格式，包括但不限于dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。視頻與音頻文件也可以直接在線播放。
并且，會博通也支持最新的檔號編制規則（DA/T 13-2022），支持最新的類別號定義功能，可由用戶自定義檔號編制規則，并可通過編制規則定義自動組卷。
3）明確檔案保管期限
檔案的保管期限是指檔案管理機構依據國家法律、法規和規定，對檔案的保管期限進行規定，即檔案應當保存多長時間。一般來說，檔案保管期限可分為長期、中期和短期三種。組織在進行檔案管理的時候需查閱國家和行業相關資料，再結合內部業務需求，設定檔案的保管期限。
在保管期限上，會博通電子檔案管理軟件也同樣提供了靈活的設置機制。保管期限可以是幾天、幾周、幾個月、幾年、幾十年、永久等，適配各種類型的檔案管理要求。檔案保管期限到期之后，會博通電子檔案管理軟件，可提醒用戶進行檔案注銷等一系列操作，非常省心。
03寫在最后
會博通擁有很強的開放性，支持從泛微、致遠、藍凌等OA系統；SAP、金蝶、用友等ERP系統；稅務、銀行、淘寶、京東等財務系統；微信、釘釘、云之家等即時通訊工具當中導入文件、檔案、知識等相關資料。導入之后的信息，將存在預歸檔庫當中，待檔案管理人員審核后，即可正式歸檔。
會博通電子檔案管理軟件不僅在規范化檔案分類、理順歸檔范圍、明確檔案保管期限上幫助組織做好歸檔工作，也為用戶朋友們提供了便利化的應用體驗。
會博通電子檔案管理軟件，始于1990，多年來專注于文件、檔案、知識一體化管理領域，形成了融合多場景應用的非結構化數據管理體系，能夠很好地幫助組織對大數據量、復雜數據格式以及多樣性的內容資料進行合規化管控。會博通致力于讓文檔為組織創造價值，期待與更多的合作伙伴和用戶朋友們一同拓展更大的檔案價值空間，釋放組織效能。
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