檔案管理：社區實物檔案管理解決方案（供參考）

社區檔案管理工作，作為社區管理工作者，重要的一部分工作內容。由于很多社區工作者沒有接受過專業的檔案管理學習，社區檔案往往很難做到規范化管理。下面就由會博通資深檔案管理研究專家給大家分享《社區實物檔案管理辦法》供大家參考！

一、歸檔范圍

本單位的集體或個人在各類活動中，獲得國家、省、市、區等級別頒發的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎旗、獎章（杯）及紀念品、饋贈紀念品等實物，均作為實物檔案進行歸檔整理。

二、實物檔案的保管期限

（一）獲省級以上的（永久）

（二）獲市級的（長期）

（三）獲區級的（短期）

光榮冊放在文書檔案歸檔。獲省級以上的光榮冊放永久，獲市級的光榮冊放長期，獲區級的光榮冊放短期。

三、分類及代號

實物檔案分可折疊的實物，不可折疊的實物兩類整理歸檔。街道社區居委會的榮譽檔案以“K”為該類的代號。

K1——可折疊的榮譽實物包括獎狀、獎旗、證書等。

K2——不可折疊的榮譽實物包括獎杯、獎牌等。

四、實物檔案的整理

1、按年度分可折疊和不可折疊兩類歸檔，一件實物（獎狀、獎旗、證書等）為一卷。

2、案卷號的編制

一卷（件）為一個號，按時間順序編一個流水號，并將案卷號標識粘貼在每一個實物的背面。填寫實物案卷目錄（電腦打印，一式一份），裝訂成檢索目錄冊（用紅色檔案目錄夾裝訂）。案卷號編制方法如下：

K1——1

案卷順序號

屬類代號（1為可折疊類、2為不可折疊類）

3、入盒

實物檔案分為可折疊和不可折疊兩類，它的保管方法亦分兩種：

一是可折疊檔案在貼好標識后按順序放入實物檔案盒中保管；

二是不可折疊檔案在貼好標識后放在陳列柜或專用柜保管。實物標識要注明歸檔單位名稱和案卷號。

4、編目

目錄號的編制：指每本目錄的順序號。其模式為：

K——1

實物檔案第一本目錄

實物檔案代號

五、檔案盒面的編制

1、類別：蓋上“K1”的印章。

2、編號：不用印章。

3、案卷號：蓋上該盒里面的案卷起止號。

4、全宗名稱：單位的全稱。

六、實物檔案盒脊背的編制

1、實物檔案“（ ）”蓋上“K1”的印章。

2、案卷號：蓋上該盒里面檔案的起止號。

七、實物檔案案卷目錄的編制

1、類別：填寫代號。

2、檔案號：填寫該檔案的案卷號。

3、時間：填寫立卷歸檔時間。

4、榮譽稱號：填寫獲得的榮譽名稱。

5、批準單位：填寫發證單位，多單位的標注兩個主要的。

6、批準時間：填寫發證時間。

7、備注：填寫實物檔案的保管期限。