對合同在重大建設項目檔案中集中排序問題的研究
2020/10/19 17:27:23 來源： 作者：孫超 瀏覽量： 1
摘 要：合同是重大建設項目檔案構成的重要組成部分，其排序結果直接影響項目檔案的系統性程度和檢索利用效果。一些單位將合同集中排序的做法是否科學合理，文章從項目檔案的排序規則、集中排序的弊端、應注意的幾個問題等方面進行分析研究，以探討現有管理制度下的排序方法。
系統性是反映重大建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）質量的重要指標之一。合同作為規范參建單位權利義務的重要載體，是評判建設項目是否依規進行、合法有效的重要依據，已貫穿項目建設各個階段，成為項目檔案的重要組成部分。其合理排序是項目檔案系統性的重要體現，也是項目檔案整理質量的重要參考指標之一。然而，一些單位整理項目檔案時，為便于管理和查找利用，把合同按照文種組卷后，集中排列在一起。這種排序方法是否科學合理，大家莫衷一是，給項目檔案的整理歸檔工作帶來不少困擾，下面就此問題進行一些探討。
1合同在項目檔案中的排序規則
1.1 內容的關聯性。組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系。[1]所謂“有機聯系”就是指事物諸要素或者事物之間按照一定的秩序結合在一起，形成一個新的系統或者新的整體，在系統內部或新的體系內部要素之間和事物之間的這種相互影響相互作用的關系我們稱之為有機聯系。因此，保持文件內容之間的關聯性是項目檔案中合同組卷、排序的最基本要求。具體來講應做到以下三點：①合同排序應體現合同的來龍去脈，即合同的訂立、履行、變更、解除、合同簽訂前的招投標文件、談判文件、爭議解決的仲裁、訴訟文件等應作為一個有機聯系的整體進行分類、組卷和排序；②保持合同與其對應的建設項目中各要素的關聯性，合同排序應兼顧與其前后文件的關聯性和針對性；③合理界定有機聯系的內涵和外延，根據文件的重要程度、因果關系、結論性和過程性文件等屬性確定卷內文件的先后順序和案卷的排列位置。
1.2 形式的系統性。 “檔案的排序則是指，將大量的、無序的檔案在實體及信息層次上按照一定的規則進行排序，從而形成一個嚴格有序的有機整體”。[2]建設項目檔案是一個嚴格有序的有機整體，具有明確的系統性特點，排序結果作為客觀形成規律與主觀認識高度契合的產物，在形式上應把系統性這一特點充分體現出來。
1.2.1體現建設流程。
1.2.1.1合同按建設階段排序的依據。《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）5.5款規定：建設項目類案卷宜按項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。[3]合同作為項目檔案的重要組成部分，其排序必然遵循而不能違背這一原則，即不同建設階段形成的合同不宜跨階段按文種集中排列在一起，而是放在合同內容所針對的建設階段整理歸檔。
1.2.1.2 合同所屬建設階段的界定標準。我們如何確定一份合同所屬的建設階段呢？首先，考慮合同的形成時間，即合同簽署日期。其次，應考慮合同的實際形成時間與理論形成時間的吻合度，對于因工程進度或其他特殊情況導致的“先履行后簽署”類合同，應根據合同內容以理論形成時間為準進行排列。最后，對于合同各方簽字日期不一致、不完整，甚至缺失的情況，應及時進行考證，并結合合同內容確定合同所屬建設階段。
1.2.1.3合同與建設階段的一般對應關系。根據判斷合同所屬建設階段的依據，合同與建設階段的一般對應關系如下：項目前期產生的合同主要包括：土地征用、拆遷安置協議、建設環境影響評價、技術咨詢合同；項目設計階段產生的合同主要包括：勘察設計合同、文物鉆探合同、設計（初步設計、技術設計、施工圖設計）合同；施工階段產生的合同主要包括:承包、發包合同、施工合同、施工安全協議、配套設備采購合同；項目監理階段產生的主要合同：監理合同；項目竣工階段產生的合同包括：沉降監測技術服務合同、竣工決算外部審計合同等。由于合同簽訂各方的隸屬關系、合同性質、管理習慣的差異，合同名稱有合同、協議、備忘錄、具體執行文件等稱謂上的差異，但不影響其所屬建設階段的判定。
1.2.2區分不同專業。重大建設項目一般由很多單項工程和專業組成，涉及工藝、通信、電力、設備、附屬工程等專業，不同專業形成的文件材料具有一定的獨立性，相關合同應與該專業形成的文件材料一起組卷和排序，即使在同一建設階段內亦不應該跨專業組卷或排序。
1.2.3遵循形成規律。在項目檔案的組卷、卷內文件排序，以及案卷之間的排序方面應遵循文件材料的客觀形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于項目檔案的保管和檢索利用。切勿將全部合同類文件按照文種進行盲目組合，按照合同簽訂時間或重要程度進行簡單堆砌，人為割裂文件之間內在、客觀、必然的聯系。
1.3 分類的邏輯性。為便于保管和利用，無論實體項目檔案的整理還是信息資源的管理，都應該體現出成套性這一框架下的層次性和邏輯關系。具體到項目檔案內的合同排序，應遵循不同建設階段的合同放在不同建設階段組卷和排序，不同專業的合同放在相關專業組卷和排序，專業間形成同位平行關系，專業內形成上下位隸屬關系，而非主觀臆斷下的自由組合。
2 項目檔案中合同集中排序的弊端
2.1 合同集中排序割裂文件之間的有機聯系
由于合同本身產生的過程不同，比如公開招標、邀請招標、商務談判等，決定了合同簽署前形成不同的依據性文件；合同履行過程中有的完全依據原合同條款履行，有的需要變更、補充或廢除；一些合同還會產生爭議處理文件等，上述文件材料都是與合同文本密不可分的內容，如果將整個建設項目形成的各類合同按照文種進行集中組卷或排序，必將割裂文件之間內在的必然的聯系。
2.2 合同集中排序打破了建設流程間的邏輯關系
建設項目的醞釀、決策、立項、可研、設計、施工、竣工、驗收、后評估、反饋等工作流程是一個邏輯嚴謹、承上啟下、環環相扣的閉環管理系統，[4]各建設階段之間具有嚴密的邏輯關系，各建設階段形成的項目檔案也同樣具有明顯的流程性和邏輯性特點。因此，將不同建設階段形成的合同集中排序，違背了項目檔案按建設階段進行排序的原則，同時，也打破了建設流程間的邏輯關系，無法科學反映建設過程。
2.3 合同集中排序違背項目檔案管理同步原則
建設項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。[5]同步形成、同步收集、同步整理是項目檔案管理中的原則之一。一個建設階段結束后應及時將該階段形成的文件收集、整理，有利于項目檔案的完整、準確、系統，在提高工作效率的同時，便于及時發現問題，及時整改，避免亡羊補牢。如果將合同集中排序，只能在建設流程全部結束后方能進行，與項目檔案管理同步原則相違背。
3 合同排序應注意的幾個問題
同一建設階段形成的合同，在組卷時應遵循合同訂立、變更、履行等形成規律和特點，按照合同性質、專業、重要程度、形成日期等邏輯關系進行有序組合，并處理好以下幾種關系：
3.1 合同與招投標文件的關系。《招標法》第四十六條規定：“招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議”。由此可見，招標文件與投標文件作為要約和承諾的關系，合同則是要約和承諾的最大公約數，招投標是過程，合同簽訂是結論。根據檔案排序中結論性文件在前，過程性文件在后的通行做法，在組卷或案卷排列時應當先排合同，后排招投標文件，以保持二者之間的有機聯系和邏輯關系。
3.2 采購合同與設計文件的關系。一切投資項目都是根據特定的用途進行的，每一項工程都是為發揮其特定的用途來設計的。因此，對擬建工程事先應有明確的概念，即投資規模、技術標準、設備選型等都要預先設計，為主要設備和材料的預安排訂貨提供清單，方能進行購置和施工。由此可見，根據建設流程應先形成設計文件，后形成配套設備及服務的采購合同，設計文件應排列在前，設備、服務等采購合同應排列在后。對于非依據設計文件進行的一般采購活動，其合同排序不受此限。
3.3 合同與其履行文件的關系。合同履行過程中出現的合同條款變更、簽署補充協議形成的文件材料，應和主合同集中排列，并排在其后；合同爭議解決形成的友好協商材料、仲裁、訴訟材料等應將結論性文件排列在前，過程性、依據性文件材料排列在后進行組卷，并排列在與之關聯合同的前面；被判定為無效或雙方協商作廢的合同，可把結論排列在原合同所屬階段的對應位置，上述合同不再歸檔。
3.4 非紙質合同排序與對應紙質合同的關系
《合同法》第十一條規定合同的書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。那么上述非紙質文本類合同如果以光盤、移動硬盤等載體形式歸檔，應注明其載體類型、存放位置和檔號等信息后單獨保管，并以互見號的形式與對應的紙質合同進行關聯，而不宜與紙質項目檔案混同歸檔。
4 結論
綜上所述，合同不宜機械地按照文種組卷或集中排列在某一建設階段，而是根據合同簽署日期并結合內容確定所屬的建設階段。同時，正確認識合同的訂立、變更、履行等過程形成文件材料的有機聯系及與設計、招標等建設活動的相互關系，并在充分考慮特殊載體合同保管條件的基礎上，進行科學組卷和系統排列，以清晰體現建設流程、專業特點和組卷特征。
參考文獻：
[1] GB/T 11822-2008，科學技術檔案案卷構成的一般要求[S].[2] 魯輝東，張正強，張建松.試論檔案的排序，浙江檔案[J].1993（11）.5-7.[3]DA/T28-2002,國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].[4] 田煜.合同檔案規范化管理的探索與思考—以中國聯通河南省分公司為例，檔案管理[J].2013(5).33-34.[5] 劉忠秀，王毓慧.關于建設項目檔案驗收中的合同管理問題，檔案天地[J].2016（12）.54-56.
系統性是反映重大建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）質量的重要指標之一。合同作為規范參建單位權利義務的重要載體，是評判建設項目是否依規進行、合法有效的重要依據，已貫穿項目建設各個階段，成為項目檔案的重要組成部分。其合理排序是項目檔案系統性的重要體現，也是項目檔案整理質量的重要參考指標之一。然而，一些單位整理項目檔案時，為便于管理和查找利用，把合同按照文種組卷后，集中排列在一起。這種排序方法是否科學合理，大家莫衷一是，給項目檔案的整理歸檔工作帶來不少困擾，下面就此問題進行一些探討。
1合同在項目檔案中的排序規則
1.1 內容的關聯性。組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系。[1]所謂“有機聯系”就是指事物諸要素或者事物之間按照一定的秩序結合在一起，形成一個新的系統或者新的整體，在系統內部或新的體系內部要素之間和事物之間的這種相互影響相互作用的關系我們稱之為有機聯系。因此，保持文件內容之間的關聯性是項目檔案中合同組卷、排序的最基本要求。具體來講應做到以下三點：①合同排序應體現合同的來龍去脈，即合同的訂立、履行、變更、解除、合同簽訂前的招投標文件、談判文件、爭議解決的仲裁、訴訟文件等應作為一個有機聯系的整體進行分類、組卷和排序；②保持合同與其對應的建設項目中各要素的關聯性，合同排序應兼顧與其前后文件的關聯性和針對性；③合理界定有機聯系的內涵和外延，根據文件的重要程度、因果關系、結論性和過程性文件等屬性確定卷內文件的先后順序和案卷的排列位置。
1.2 形式的系統性。 “檔案的排序則是指，將大量的、無序的檔案在實體及信息層次上按照一定的規則進行排序，從而形成一個嚴格有序的有機整體”。[2]建設項目檔案是一個嚴格有序的有機整體，具有明確的系統性特點，排序結果作為客觀形成規律與主觀認識高度契合的產物，在形式上應把系統性這一特點充分體現出來。
1.2.1體現建設流程。
1.2.1.1合同按建設階段排序的依據。《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）5.5款規定：建設項目類案卷宜按項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。[3]合同作為項目檔案的重要組成部分，其排序必然遵循而不能違背這一原則，即不同建設階段形成的合同不宜跨階段按文種集中排列在一起，而是放在合同內容所針對的建設階段整理歸檔。
1.2.1.2 合同所屬建設階段的界定標準。我們如何確定一份合同所屬的建設階段呢？首先，考慮合同的形成時間，即合同簽署日期。其次，應考慮合同的實際形成時間與理論形成時間的吻合度，對于因工程進度或其他特殊情況導致的“先履行后簽署”類合同，應根據合同內容以理論形成時間為準進行排列。最后，對于合同各方簽字日期不一致、不完整，甚至缺失的情況，應及時進行考證，并結合合同內容確定合同所屬建設階段。
1.2.1.3合同與建設階段的一般對應關系。根據判斷合同所屬建設階段的依據，合同與建設階段的一般對應關系如下：項目前期產生的合同主要包括：土地征用、拆遷安置協議、建設環境影響評價、技術咨詢合同；項目設計階段產生的合同主要包括：勘察設計合同、文物鉆探合同、設計（初步設計、技術設計、施工圖設計）合同；施工階段產生的合同主要包括:承包、發包合同、施工合同、施工安全協議、配套設備采購合同；項目監理階段產生的主要合同：監理合同；項目竣工階段產生的合同包括：沉降監測技術服務合同、竣工決算外部審計合同等。由于合同簽訂各方的隸屬關系、合同性質、管理習慣的差異，合同名稱有合同、協議、備忘錄、具體執行文件等稱謂上的差異，但不影響其所屬建設階段的判定。
1.2.2區分不同專業。重大建設項目一般由很多單項工程和專業組成，涉及工藝、通信、電力、設備、附屬工程等專業，不同專業形成的文件材料具有一定的獨立性，相關合同應與該專業形成的文件材料一起組卷和排序，即使在同一建設階段內亦不應該跨專業組卷或排序。
1.2.3遵循形成規律。在項目檔案的組卷、卷內文件排序，以及案卷之間的排序方面應遵循文件材料的客觀形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于項目檔案的保管和檢索利用。切勿將全部合同類文件按照文種進行盲目組合，按照合同簽訂時間或重要程度進行簡單堆砌，人為割裂文件之間內在、客觀、必然的聯系。
1.3 分類的邏輯性。為便于保管和利用，無論實體項目檔案的整理還是信息資源的管理，都應該體現出成套性這一框架下的層次性和邏輯關系。具體到項目檔案內的合同排序，應遵循不同建設階段的合同放在不同建設階段組卷和排序，不同專業的合同放在相關專業組卷和排序，專業間形成同位平行關系，專業內形成上下位隸屬關系，而非主觀臆斷下的自由組合。
2 項目檔案中合同集中排序的弊端
2.1 合同集中排序割裂文件之間的有機聯系
由于合同本身產生的過程不同，比如公開招標、邀請招標、商務談判等，決定了合同簽署前形成不同的依據性文件；合同履行過程中有的完全依據原合同條款履行，有的需要變更、補充或廢除；一些合同還會產生爭議處理文件等，上述文件材料都是與合同文本密不可分的內容，如果將整個建設項目形成的各類合同按照文種進行集中組卷或排序，必將割裂文件之間內在的必然的聯系。
2.2 合同集中排序打破了建設流程間的邏輯關系
建設項目的醞釀、決策、立項、可研、設計、施工、竣工、驗收、后評估、反饋等工作流程是一個邏輯嚴謹、承上啟下、環環相扣的閉環管理系統，[4]各建設階段之間具有嚴密的邏輯關系，各建設階段形成的項目檔案也同樣具有明顯的流程性和邏輯性特點。因此，將不同建設階段形成的合同集中排序，違背了項目檔案按建設階段進行排序的原則，同時，也打破了建設流程間的邏輯關系，無法科學反映建設過程。
2.3 合同集中排序違背項目檔案管理同步原則
建設項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。[5]同步形成、同步收集、同步整理是項目檔案管理中的原則之一。一個建設階段結束后應及時將該階段形成的文件收集、整理，有利于項目檔案的完整、準確、系統，在提高工作效率的同時，便于及時發現問題，及時整改，避免亡羊補牢。如果將合同集中排序，只能在建設流程全部結束后方能進行，與項目檔案管理同步原則相違背。
3 合同排序應注意的幾個問題
同一建設階段形成的合同，在組卷時應遵循合同訂立、變更、履行等形成規律和特點，按照合同性質、專業、重要程度、形成日期等邏輯關系進行有序組合，并處理好以下幾種關系：
3.1 合同與招投標文件的關系。《招標法》第四十六條規定：“招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議”。由此可見，招標文件與投標文件作為要約和承諾的關系，合同則是要約和承諾的最大公約數，招投標是過程，合同簽訂是結論。根據檔案排序中結論性文件在前，過程性文件在后的通行做法，在組卷或案卷排列時應當先排合同，后排招投標文件，以保持二者之間的有機聯系和邏輯關系。
3.2 采購合同與設計文件的關系。一切投資項目都是根據特定的用途進行的，每一項工程都是為發揮其特定的用途來設計的。因此，對擬建工程事先應有明確的概念，即投資規模、技術標準、設備選型等都要預先設計，為主要設備和材料的預安排訂貨提供清單，方能進行購置和施工。由此可見，根據建設流程應先形成設計文件，后形成配套設備及服務的采購合同，設計文件應排列在前，設備、服務等采購合同應排列在后。對于非依據設計文件進行的一般采購活動，其合同排序不受此限。
3.3 合同與其履行文件的關系。合同履行過程中出現的合同條款變更、簽署補充協議形成的文件材料，應和主合同集中排列，并排在其后；合同爭議解決形成的友好協商材料、仲裁、訴訟材料等應將結論性文件排列在前，過程性、依據性文件材料排列在后進行組卷，并排列在與之關聯合同的前面；被判定為無效或雙方協商作廢的合同，可把結論排列在原合同所屬階段的對應位置，上述合同不再歸檔。
3.4 非紙質合同排序與對應紙質合同的關系
《合同法》第十一條規定合同的書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。那么上述非紙質文本類合同如果以光盤、移動硬盤等載體形式歸檔，應注明其載體類型、存放位置和檔號等信息后單獨保管，并以互見號的形式與對應的紙質合同進行關聯，而不宜與紙質項目檔案混同歸檔。
4 結論
綜上所述，合同不宜機械地按照文種組卷或集中排列在某一建設階段，而是根據合同簽署日期并結合內容確定所屬的建設階段。同時，正確認識合同的訂立、變更、履行等過程形成文件材料的有機聯系及與設計、招標等建設活動的相互關系，并在充分考慮特殊載體合同保管條件的基礎上，進行科學組卷和系統排列，以清晰體現建設流程、專業特點和組卷特征。
參考文獻：
[1] GB/T 11822-2008，科學技術檔案案卷構成的一般要求[S].[2] 魯輝東，張正強，張建松.試論檔案的排序，浙江檔案[J].1993（11）.5-7.[3]DA/T28-2002,國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].[4] 田煜.合同檔案規范化管理的探索與思考—以中國聯通河南省分公司為例，檔案管理[J].2013(5).33-34.[5] 劉忠秀，王毓慧.關于建設項目檔案驗收中的合同管理問題，檔案天地[J].2016（12）.54-56.
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