會博通：如何編制檔案案卷目錄？

檔案案卷目錄編制是每一個檔案人必須掌握的技能之一，作為檔案管理從業人員，如何科學有效的編制檔案案卷目錄呢?下面小編就通過會博通資深數字檔案管理顧問分享，整理一份檔案案卷管理方法供大家參考！

歸檔文件目錄

一、歸檔文件目錄格式

歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。

二、歸檔文件目錄的填寫方法

歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設 置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

a）序號：填寫歸檔文件順序號。

b）檔號：檔號按照歸檔文件整理規則編制。

c）文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。

d）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的， 應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。

f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如 19990909。

g）密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

h）頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

i）備注：注釋文件需說明的情況。

一、文書檔案目錄格式

二、文書檔案案卷的填寫方法

1）室編案卷號：填寫案卷封面的歸檔號。

2）館編案卷號：填寫案卷封面的案卷號，即案卷目錄中案卷的流水順序號。

3）題名：填寫案卷標題。如果原案卷標題不能揭示案卷內容或標題過于冗長時，一般應重新擬寫，將原標題修改后再填寫。

4）年度：填寫案卷內文件的主要時間。

5）頁數：填寫卷內文件的實有頁數。

6）期限：填寫檔案整理時所規劃的檔案的實際保管期限。

7）備注：填寫卷內文件的變化情況，如移出、銷毀等。

科技文書檔案案卷內目錄

1 . 案卷目錄式樣見圖A5。

2 . 序號，應填寫登錄案卷的流水順序號。

3 . 檔號，由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。

4 . 案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內科技文件的內容，主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。

5 . 保管期限，應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限。

6 . 總頁數，應填寫案卷內全部文件的頁數之和。

7 . 備注，可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。