會博通文檔管理系統：項目文檔資料管理面臨哪些問題

總所周知，建筑工程項目文檔資料包含產生、收集、整理、存儲、利用多個環節，在不同的項目管理階段，每份文檔資料服務于不同的管理過程。工程項目本身“涉及面廣、信息量大”，所以項目文檔資料的系統化管理給建筑工程帶來很大的挑戰。那么，建筑工程項目文檔資料管理過程中會面臨哪些挑戰和問題呢？下面小編就給大家簡單介紹一下，這些坑需要注意！

會博通綜合文檔系統資深產品經理指出：工程項文檔資料包含政府指令文件、項目往來文件、施工驗收單據、多媒體文件（如重大活動中的照片、視頻、錄像等）、紙質文件、項目設計文圖紙（重要）、施工組織設計、竣工驗收證明等，還不夸張的說項目工程文檔多、亂、雜，管理難，借助信息系統管理非常有必要。

目前，建筑工程項目文檔資料管理多采用傳統管理手段，信息化管理水平普遍還不高，主要存在以下問題:

項目文檔管理不系統：

面對紛繁復雜的施工項目文檔資料，企業崗位設立管質量、管安全、管進度、管材料等崗位。然而，各管理崗位人員總是結合自身所處的管工作崗位，只能從某些“點”上給出自己的想法和要求，缺乏對文檔資料管理系統的理解，比如質量驗收文檔管理人員往往過分強調項目質量文檔管理工作，忽視項目技術交底文檔、安全檢查文檔等的管理。事實上，建筑行業需要從整個工程項目文檔資料管理的“面”上闡述需求。

項目文檔分類不清晰：

依據項目管理機構及項目崗位的分工職能定義文檔所屬類別比較普遍(如設計文檔、監理文檔、施工文檔等)，但是一份具體的項目文檔很多時候會貫穿多個職能部門(或機構)，有的甚至貫穿項目的不同管理階段。所以，定義文檔所屬類別會產生“多義性”問題。若從業務流程或者項目具體管理活動來分類，仍然面臨一項管理活動對應多份文檔記錄的問題，比如有的從質量控制的角度，有的從環境控制的角度，因此項目文檔資料的分類方式，尤其是二級甚至三級分類思路，目前不是很清晰。

項目文檔收集整理不及時：

在現實工程項目管理過程中，很多時候從制度層面上已經要求某些管理活動應該形成規范記錄，但最終項目文檔資料歸檔時仍然出現文檔資料缺失的現象。問題在于項目文檔資料的收集整理不夠及時，項目各級管理人員沒有周期性地“盤點”自身所負責管理的文檔，往往寄希望于項目完工后集中整理再呈交有關工程檔案管理部門。

項目文檔信息系統不匹配：

對于存在“跨地域運營、多項目管理”的施工企業而言，不匹配性主要體現在兩個方面，一是項目文檔管理信息系統與實際業務不匹配。二是項目各類文檔管理信息系統之間不匹配。有的信息系統是企業自身定制的，有的是政府主管部門要求的，所站角度不同、需求層次不同，各類文檔記錄標準也不同。