如何實現機動車檔案電子化管理降本增效

隨著社會經濟的快速發展，車輛保有量和駕駛人數量逐步上升，智研咨詢發布《2021-2027年中國汽車行業競爭格局分析及投資前景規劃報告》數據顯示：2020年中國汽車保有量達2.81億輛，較2019年增加了0.21億輛，同比增長8.08%。此外，公安部交通管理局在《2018年道路交通管理工作要點》明確，積極推廣社會代辦服務，擴大機動車登記服務覆蓋面。在市場和政策的雙重因素下，對機動車檔案電子化管理提出了更高的現代化、信息化要求。

近期，公安部交通管理局組織研發了公安交通管理綜合應用平臺專網服務系統，推動專網服務平臺、二手車市場、機動車安全技術檢驗機構、汽車報廢回收企業、銀行選擇汽車銷售單位、保險公司6類社會機構，開展代辦注冊登記、轉移登記、變更登記、抵押登記、注銷登記及檢驗標志核發等業務。

一、機動車檔案管理需求劇增

隨著機動車和駕駛人保有量的不斷增加，檔案數量也急劇增長。為了進一步加強車駕管檔案管理，提高檔案管理水平，近日，縣公安局交警大隊車管所結合自身實際，多措并舉，組織專人對車管所檔案進行全面整頓，整理完善和規范保存各類檔案資料，取得了顯著成效。

為確保檔案統一，車管所組織人員對機動車登記規定、駕駛證申領以及檔案管理存放等知識進行學習，制定完善了檔案管理收集、整理、立卷、移交、借（查）閱等工作規范，堅持用制度管理檔案。與此同時，按照小型汽車、三小車輛和駕駛證三大塊業務，分類整理，嚴格按照檔案管理要求對保管期限、歸檔范圍進行編碼，進一步完善紙質、電子、聲像等資料管理，確保檔案的完整性。

截止目前，車管所已完成各類檔案資料整理、歸檔8000余份，相關工作仍在有條不紊進行中。

二、機動車檔案管理案例

房芬，女，1972年出生，從軍從警26年，現任深圳市公安局交警支隊車輛管理處檔案科二級警員。從警以來，房芬獲市局個人嘉獎、深圳警務孺子牛等榮譽。

日常工作中，房芬主要負責全市機動車遷出檔案的審核歸檔。每天，房芬面臨數百份車輛遷出檔案，需要她嚴謹細致，逐一進行查閱比對、審核歸檔、裝訂封包等，每個步驟每天要重復數百次，雖然枯燥繁瑣，但又必須心細如發、火眼金睛，既要保質保量還要在規定時限內辦結完成。

遇到業務高峰時，房芬總能克服時間緊、任務重、人手不足的壓力，不等不靠，硬是憑著女性特有的細致、耐心、認真和執著精神，為全市機動車遷出業務牢牢守住質量關、安全關。

今年以來，受新冠肺炎疫情的影響，全市機動車遷出業務積壓嚴重，為妥善高效解決群眾辦理機動車業務，按時辦結各項業務，房芬主動思考，利用節假日、周末休息時間，加班加點，進一步優化機動車遷出核檔各業務環節流程，在堅持高標準、嚴要求的同時，最大限度地減少因疫情和業務量激增所造成的影響，保障了全市機動車遷出業務的高質高效完成，滿足了群眾集中辦理業務的需求。

“以往遇到歷史遺留問題的檔案需走調查流程，所需時間少則一周，多則一個月以上，車主無法按時落戶、臨牌面臨過期等一系列矛盾接踵而來?！狈糠艺f。

由上述案例中，這些對檔案管理工作人員特有的細致、耐心、認真和執著精神都代表著部門形象；然后在實際工作中，單個車管所面對每月的材料數據，檔案的歸檔質量監管環節薄弱，歸檔錯誤及遺漏歸檔時有發生，事后補救難。主要表現在：檔案治理分散，沒有集中治理，不便查找；部分檔案歸檔不及時，造成檔案遺失；檔案掃描原件查找困難，部分檔案儲存不夠安全；檔案管理工作不夠專業，工作人員沒有經過系統的培訓等。

因此，會博通在檔案管理技術和對行業多年的探索總結，針對機動車檔案歸檔壓力大的現狀，推出“檔案痕跡化智能分類歸檔管理系統”。

1、一站式解決方案，檔案管理全生命周期安排得"明明白白"

“檔案痕跡化智能分類歸檔管理系統”協助負責各環節的文檔管理人員，通過相應的系統流程，即可完成企業文檔從采集、錄入、整理、歸檔到再利用等工作，跨部門、跨地域地實現文檔的全生命周期管理。同時，系統會清晰記錄文檔流轉痕跡、流程審批結果等，文檔流轉的每一步都"安排"得明明白白。

2、一鍵搜借，讓文件檔案應用不再"卡殼兒"

該系統對接在檔案電子材料歸檔前進行智能識別比對，將比對結果直接返回至審核崗，供審核人員進行處理，檔案全部通過不缺失，可直接歸檔；檔案不通過的，人工復核后，可繼續歸檔或重新采集。通過流程借還：通過企業文檔借還功能，員工通過流程申請領導線上審批后，即可線上或線下進行取用，擺脫紙質審批的低效桎梏;同時，借用人、用途、借用時間等都會一一記錄，以便后續追蹤。更完善的是，系統還會提供歸還提醒功能、文檔利用統計功能，助力企業文檔應用更加規范。

巧用企業文檔管理軟件，能讓企業的高效文檔管理變得更簡單，管理人員不用再愁企業文檔管理怎么做的問題。而說到功能完善、好用、易部署的文檔一體化管理平臺，則少不了會博通軟件科技推出的文檔一體化管理軟件;是國內最早的文檔一體化管理軟件之一。

會博通經過30多年的不斷迭代與完善，已經由文檔一體化軟件，升級為功能強大的"會博通綜合知識文檔管理平臺"，成為了本文案例的客戶、同時也是各行業數萬用戶的選擇。通過會博通的數字化解決方案，企業文檔高效管理完全可以輕松實現。