文檔一體化管理系統應該具備哪些基礎功能？

文檔一體化管理系統為單位增效賦能

文檔一體化管理工具、平臺或系統，通過收集、管理、共享、更新、創新等過程，快速獲取內外部的知識并加以儲備，這些知識可以高效地輸送到單位組織的每一個成員；提高工作成效，減少錯誤率和重復性工作。從系統的角度進行思考，這將成為組織的智慧資本，有助于幫助單位組織做出正確決策，適應時代的高速發展，應對市場變遷。簡而言之，單位組織的文檔一體化管理就是知識收集、存儲、管理、共享、迭代、創新、再利用的一個全生命周期過程。

文檔一體化管理系統應該涵蓋哪些基礎功能？

據會博通資深產品經理介紹好的文檔一體化管理工具可以幫助團隊和企業，做到有效的文檔一體化和應用，提高員工的工作成效，減少錯誤的重復發生。

1、多元化收集知識：

支持多種類型的知識，如圖片、視屏、各種文檔（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等。

2、方便結構化存儲：

對于企事業單位組織來說，知識的存儲量較大較雜，需要文檔一體化管理工具，結構化分類存儲，例如多級欄目、多屬性、多標簽、多條目、甚至可以自定義管理....

3、簡單、易學、易操作：

單位組織的文檔一體化管理系統在使用上越簡單越好，做到人人皆是知識創作者，人人都是知識的運用者。不方便操作，無法讓所有人的知識方便管理，那么單位的文檔一體化管理效果將大大折扣。

4、文檔一體化管理系統使用成本：

使用成本的高低關乎性價比，單位組織在文檔一體化管理平臺選擇上，建議大家選擇試錯成本低的工具，比如企業專門研發的方向是文檔、檔案管理為基礎的文檔一體化管理平臺，通常比較靠譜，多考慮的是協同、沉淀、分享、安全；若是建立在OA基礎上的文檔一體化管理系統，重視的就是流程管理，往往在沉淀和規范利用方面比較缺乏，所以建議大家多調研產品研發背景和產品的真正優勢和強項。當然，現在市場上有很多專業做文檔一體化管理系統的企業，比如會博通綜合文檔一體化管理系統專注研發已經超30年。

5、查詢與分享功能是否好用：

分享的便利性很大程度影響到知識的流通與利用，是文檔一體化管理工具必備的重中之重。分享不方便無法解決信息孤島的情況。對于內容資料很多的知識庫而言，一個好的搜索功能是剛需，全文檢索，條目檢索，關鍵詞檢索，依權限檢索等等已經成為優秀文檔一體化管理系統的高級評價范疇。

6、編輯輕松多人協作：

文檔一體化管理系統除了存儲管理外很重要的一點是編輯內容，編輯就要考慮編輯器是否好用，主流編輯方式是否都具備，團隊協同編輯功能幾乎必不可少，畢竟是和團隊使用的文檔一體化管理平臺，伴隨著協作編輯，操作記錄痕跡的永久化保存就顯得異常重要。小編目前了解到操作痕跡永久保存這部分，做的最好的文檔一體化管理系統首推“會博通”。

7、多重權限管理，數據可備份：

文檔一體化管理系統是企業單位組織資料的匯總平臺，因此需要多級權限管理功能去約束不同級別成員的操作權利，從而保護數據安全。當然說到數據安全最重要的是數據是否被自己所掌握，類似像一些云知識庫平臺就應提供此類的功能。會博通綜合文檔一體化管理系統，采用的是組織機構虛擬化方式，設置權限管理體系。