2021人口普查檔案管理工作內容與特點分析

前言：

國務院印發《關于開展第七次全國人口普查的通知》，根據《中華人民共和國統計法》和《全國人口普查條例》規定，國務院決定于2020年開展第七次全國人口普查。第七次全國人口普查在2020年11月1日開展，徹查人口出生變動情況以及房屋情況。

2021年，第七次全國人口普查已取得成果，在普查工作過程中形成了大量有價值的文件、表冊、音像和實物等普查資料。這些資料蘊藏著極其豐富的信息，能夠全面、客觀、系統地反映人口的性別、年齡、民族、受教育程度、行業、職業、遷移流動、社會保障、婚姻、生育、死亡、住房等情況，為科學制定包頭市國民經濟和社會發展規劃，統籌安排人民的物質和文化生活，進一步實施可持續發展戰略，提供了重要依據。

一．什么是人口普查檔案

人口普查檔案指在人口普查工作中直接形成的有價值的歷史記錄。主要包括兩部分：一是人口普查工作中形成的調查統計材料、表冊；二是領導和組織人口普查工作中形成的文件材料。

（一）人口普查工作中形成的調查統計材料、表冊

如人口普查登記表、計算機編制的各種數據帶、各種手工匯總表和機器匯總表等。（全國人口普查條例規定：人口普查中獲得的原始普查資料，按照國家有關部門規定保存、銷毀。）

（二）領導和組織人口普查工作中形成的文件材料

如關于人口普查工作的指示、決定、通知、規定以及普查辦法、實施細則、會議文件、工作計劃、總結、報告、來往函電等。

人口普查登記表是直接向居民調查的原始記錄，是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據。

二、2021人口普查檔案的特點

人口普查檔案是人口普查部門在具體組織進行人口普查工作過程中直接形成的具有保存價值的有關人口普查資料的搜集，數據匯總，資料評價，分析研究，公布出版等專門的文件材料。

（一）普查檔案數據案卷多

按照2010年人口普查的工作進度圖，全部工作分為22個大項、121個小項，可形成的統計表格達35種之多，它主要包括戶口整傾、調查摸底、入戶登記、地址與行職業編碼、全部手工與機器快速匯總表等，而且表格長短不一，如此眾多的統計表格整理出來的數據案卷，可占人口普查全部檔案的三分之二以上。

（二）普查檔案形成周期長

人口普查工作是一項復雜龐大的系統工程。由于它具有涉及面廣，工作繁雜，技術性強等特點，因此，形成的檔案周期性較長。有的文件可按階段收集歸檔，有的則要在下一階段或幾個階段結束后方能補充歸檔,全面掃尾工作需較長時間。至于建立數據庫后進行資料分析研究，需要的時間則更長，決定了人口普查檔案形成周期的長期性。

（三）普查檔案涉密性強

人口普查檔案中很多資料涉及普查對象的個人的隱私，關系到全市公民的根本利益，如果泄露，將帶來不可估量和難以彌補的損失，所以加強對普查檔案的保密管理非常重要。

（四）普查檔案規范要求高

一個完整的人口普查檔案，必須全面、真實、系統地記載人口普查工作的各項活動，做到數據準確，分類科學，手續完備，材料真實，正確地反映人口普查工作的全部過程，人口普查檔案的案卷整理和排列也要符合規范要求。

三．人口普查檔案數字化管理軟件選型

（一）會博通滿足人口普查檔案全生命周期管理需求

會博通綜合檔案管理系統實現從文件的起草、形成、發布、歸檔、借還、銷毀等的全生命周期管理。同時，實體案卷的取卷、拆卷、卷內文件信息錄入等操作均可對應在系統上處理，實現實體與電子文檔的同步管理。

（二）會博通滿足人口普查檔案依權限搜索功能需求

進入會博通搜索平臺或頁面搜索框，即可依權限搜索；系統支持關鍵詞檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，方便快速查找專利、資質、榮譽等證照。

此外，系統可依權限對搜索信息進行處理，如僅展示條目或展示條目和內容，確保對應權責的人員才能查閱關鍵信息，保障檔案的規范化應用。

（三）會博通滿足人口普查檔案標準化借還功能需求

會系統支持線上、線下以及線上線下結合的借還管理。相關人員發起借用流程，即可申請線上或線下取用，免去四處奔波的煩惱。

借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息將全程電子化記錄，信息可追溯；如到期未還，員工會收到流程或短信提醒，大大提高證照借還效率。利用高拍儀，可對借用人信息進行實時驗證，借用時，亦可現場拍照記錄借用人信息。

（二）會博通滿足人口普查檔案防擴散水印功能需求

當員工在會博通系統上查閱或打印證照時，屏幕會自動生成水印；水印樣式可按需求靈活設置，并記錄下使用人信息和時間，讓信息泄露有跡可查，更好保障檔案的信息安全。