房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化歸檔功能
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。
歸檔是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，歸檔效率直接影響了檔案管理的整體效率。房地產(chǎn)檔案管理過程中主要遇到以下問題：
·數(shù)量多：企業(yè)每天產(chǎn)生數(shù)以百計(jì)的銷售合同、技術(shù)文件、員工檔案……歸類處理耗費(fèi)大量人力；
·調(diào)動(dòng)久：檔案存儲(chǔ)位置不統(tǒng)一，調(diào)動(dòng)和移交所需時(shí)間長(zhǎng)，影響業(yè)務(wù)和管理效率；
·查找難：存檔方式不標(biāo)準(zhǔn)，幾個(gè)月、幾年后想提取檔案資料時(shí)難以查找…
繁雜的檔案管理工作，造成了極大的管理成本，甚至影響著企業(yè)的信息流動(dòng)和知識(shí)創(chuàng)新。
智能化檔案歸檔功能是會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)的特色功能。借助會(huì)博通的流程化歸檔功能，企業(yè)可分布式進(jìn)行檔案錄入，即由各職能部門發(fā)起流程，把紙質(zhì)文檔掃描錄入系統(tǒng)，形成實(shí)物檔案與電子信息一一對(duì)應(yīng)的電子檔案庫，再提交流程移交歸檔入庫；管理人員收到流程后，即可在系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
歸檔全程通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，依照統(tǒng)一既定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)流程化處理。
這其中又有幾個(gè)重點(diǎn)：
1.清晰分類
企業(yè)進(jìn)行檔案采集時(shí)，需將檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類，這是高效整理的第一步。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，可適應(yīng)各行業(yè)個(gè)性化的檔案分類需求，無論是合同類、產(chǎn)品類、人事類、經(jīng)營(yíng)管理類還是與自身業(yè)務(wù)息息相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，能夠根據(jù)企業(yè)需求個(gè)性化配置，實(shí)現(xiàn)
標(biāo)準(zhǔn)分類。
2.統(tǒng)一管理
為了提高效率和避免風(fēng)險(xiǎn)，大型企業(yè)內(nèi)往往配置專業(yè)檔案管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一管理。
在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，檔案管理人員可通過追蹤、處理檔案相關(guān)流程，如歸檔、借閱、歸還等，來完成檔案的規(guī)范管理。在卡片式的流程管理界面，即可清晰查閱檔案處理進(jìn)度等信息。
系統(tǒng)同時(shí)支持電子檔案、紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案。企業(yè)可通過電子檔案集中存儲(chǔ)、實(shí)體檔案分布式存放的模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)體檔案的集成統(tǒng)一管理。
3.便于定位
在檔案生成后，企業(yè)在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)為其生成專屬“條形碼”、電子標(biāo)簽以及二維碼，記錄檔案的基本信息，比如“存放地點(diǎn)”、“檔案編號(hào)”等，以便快速查找。
為了方便和紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)，還可以直接在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，掃一掃就能了解基本信息及定位檔案，方便快捷。
除了歸檔以外，流程化的理念貫穿于會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)各處。簡(jiǎn)而言之，會(huì)博通中的每一條信息都可提交流轉(zhuǎn)。流程不僅僅可用于各類文件的流轉(zhuǎn)，如檔案移交、歸檔、借還等，更是所有工作流的設(shè)計(jì)與運(yùn)作工具，如采購、請(qǐng)假、指派任務(wù)等。
通過流程化管理，會(huì)博通把檔案管理系統(tǒng)中的信息和流程有機(jī)地融為一體，便于企業(yè)內(nèi)部檔案的高效管理與協(xié)作。更加值得關(guān)注的是，在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上，企業(yè)知識(shí)庫的重要性越來越受到重視，而流程化管理有利于檔案的流動(dòng)和復(fù)用，將價(jià)值資源應(yīng)用到日常溝通和業(yè)務(wù)辦公中，推動(dòng)檔案管理過渡至知識(shí)管理，幫助企業(yè)沉淀知識(shí)資產(chǎn)、盤活智力資源，進(jìn)而為業(yè)務(wù)創(chuàng)新、效率提升服務(wù)。
