檔案文件借還手續繁瑣？去向難尋？會博通系統為您解憂！

檔案管理工作中,檔案文件借還管理是一大難點:借閱審批流程多,跑上跑下耗費大量時間和人力;借出后未能及時收回,影響管理進程和增值應用等等……針對這類情況,會博通專門開發了標準化的檔案文件借還管理體系,通過信息化技術管控借還全流程,推動檔案、文檔、證照、圖書等知識文件的高效流轉。

會博通檔案文件借還管理體系,讓知識成為流動資產

會博通檔案文件借還管理體系,可用于檔案、文檔、證照、圖書等文件的借還管理上,讓文件借還像在圖書館里借、還書一樣便捷。用戶通過專門的借閱與歸還模塊,或通過搜索功能查詢到所需文件后,即可發起借用或歸還申請,根據審批授權快速實現借用或歸還。這樣一來,知識的流轉與協作變得更迅速,更利于發揮其資產價值,為企事業的發展提供更大效用。

會博通檔案文件借還流程,標準化借還管理

當用戶需要借、還檔案文件時,通過會博通的借還流程發起申請,并經管理人員審批通過后,即可輕松完成借、還操作。通過標準化流程,誰借閱了什么文件、借閱用途、天數等信息都會被系統自動記錄。當借閱期限到達時,系統會自動收回電子文件的閱讀權,或自動對紙質文件發出歸還提醒,及時追溯,讓檔案文件的利用更加規范、有序。

此外,借還流程及借還表單可根據需求自定義設置,靈活適應各類管理需求。

會博通檔案文件借還管理體系,按需選擇借還方式

會博通提供了純線上、純線下以及線上線下相結合的借還模式。也就是說,用戶既可線上申請借還電子版(如電子檔案、電子文檔、電子證照等),也可線上申請、線下借還實體版(如實體檔案、證照原件、實體圖書等),并可按需選擇借閱天數。此外,通過“收納盒”功能,還可一鍵實現批量借還,操作體驗更優。

會博通檔案文件借還統計,借還情況一目了然

哪類檔案被閱讀的次數更高?哪份證照被借閱次數最多?想了解更全面的檔案文件利用情況,通過會博通系統內的借還統計模塊,即可輕松實現。統計包括登記類、統計類和排序類等,還可輸出統計表、統計圖形等,圖文并茂,滿足不同統計需要,協助管理人員更全面地把控檔案文件的利用情況。

會博通檔案文件借還體系對于檔案管理的價值

檔案文件等材料,承載了企事業單位在生產、技術、科研和經營等活動的記錄和各類信息,是組織在發展過程中至關重要的戰略資源。通過會博通的檔案文件借還管理體系,檔案文件能在保障安全性的前提下實現便捷、高效的流轉,充分發揮其利用價值;同時,在再利用過程中,組織可以對這些檔案文件再次發現、認知,并作出調整,使知識庫更趨完善,形成良性循環;此外,全程電子化管理,有助于管理人員把控檔案文件的利用全過程,更好了解利用情況,從而提升管理質量。