傳統檔案管理諸多不便，企事業單位如何借力會博通實現破局

檔案管理工作是記錄事實和還原歷史的重要工作，檔案的真實性成為人們日后不斷審查和研究的依據。充分利用好檔案，成為將來還原歷史、還給當事人或當事單位以公正的良好依據。企事業單位都應該高度重視檔案的管理工作。

目前一些企事業單位的檔案管理工作還是延續著傳統的管理模式，存在很大的問題。主要有以下幾方面：

一、對檔案重視度不夠

大部分單位檔案室硬件設施配置不完善，檔案室保管條件普遍較差。個別單位管理體制落實不到位，對檔案的保管不夠規范，放置無序，存在遺失隱患。檔案管理員多數為兼職，對檔案管理存在應付思想，歸檔不及時、隨意現象普遍存在。

二、檔案員業務不夠精通

檔案管理工作需要一定的專業素質，應該說技術性很強。現有的檔案管理人員基本沒有接受過系統、專業的培訓，對檔案的整理歸檔標準多數是前后人口口相傳，對檔案的分類、保管期限等標準不統一，而且各個人的理解程度不一，造成歸檔立卷、分類不準確。

三、隊伍配置不穩定

各單位人員調動頻繁，使檔案管理隊伍不穩定，對檔案管理的持續性造成了影響，檔案管理工作無法深入、有序開展。

四、檔案電子化程度低

目前，檔案保存以紙質為主，很多企事業單位還沒有電子檔案。紙質檔案在整理歸檔、調閱、查詢時有諸多不便。

五、手工管理費時費力

完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。

六、檢索查詢不方便

傳統的檢索方式是檔案人員從一本一本的目錄中，查找出所需的檔案記錄信息，然后根據上面的記錄到庫房里去找出來，過程相當費時、費力。

七、不能形成信息網絡

紙質的實體不能形成信息網絡，對于檔案管理、統計、對外交流會產生很大的不便。大大降低了企業的工作效率。

檔案管理工作的創新日顯緊迫，信息化、數字化、智能化、人性化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰。30多年來一直深耕檔案領域、緊跟時代發展步伐、不斷投入研發的會博通深知：要想在激烈的行業競爭中保持產品和技術優勢，就需要在管理手段、管理方法上區別于傳統檔案管理，突破人工檔案管理的局限，逐步實現檔案管理的信息化、現代化。

會博通軟件科技的總公司紹林科技，早在1988年已開發出我國第一套文檔一體化軟件產品，歷年來已為南方電網、中國銀行、農業銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團、珠江鋼琴等上萬企事業單位部署“綜合檔案管理系統”，提供檔案管理信息化建設方案。

會博通通過以下八個方面來助力客戶實現檔案管理信息化：

一、全面自定義功能

通過自定義分類和自定義屬性，實現對全行業和工作場景的全覆蓋。

二、組織機構虛擬化

  通過組織機構虛擬化功能，可以實現和現實一致的組織架構，可以實現對檔案的各個層級和各部門的檔案有序收錄和管理。

三、檔案全生命周期管理

提供檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研到鑒定注銷等全生命周期的管理功能。

四、強大的檔案管理系統檢索功能

  系統提供了非常方便的檔案查找（搜索）功能，只要輸入簡單的關鍵詞，即可依權限查找到自己所需要的檔案，并且可接受多關鍵詞條件，只要輸入一句中文句子，系統就會根據中文語義進行自動分詞處理。

系統還提供了更為復雜的組合條件查找功能，以及類自然語言查找功能，以滿足某些更為復雜的特定條件的查找。所有查找都可進行全文檢索。

五、權限管控的線上線下查閱借還功能

用戶可通過會博通，使用掃碼或關鍵字檢索方式定位文檔文件，對于沒有權限或需要借用原件/復印件時，可發起借用流程。

六、細粒化的權限管理，實現對檔案架構內容的安全管控

每一個分類或分揀都可以單獨設置權限，授權對象是組織架構中的組織或具體的用戶，能夠按照管理需要來定義授權對象訪問內容的密級，以及可以進行的操作行為。

七、多維度的檔案保密安全機制

提供包括SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略，多重控險關卡，為檔案信息安全保駕護航。

會博通軟件科技作為一家高新科技企業，期待攜手更多的企事業單位，助力其實現檔案管理信息化，推動組織升級發展。